Workflow-Software ist derzeit eines der sich am schnellsten entwickelnden Produktsegmente der Welt. Unternehmen aller Branchen suchen nach Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung, und Workflow-Lösungen können ihnen dabei helfen.
Vielleicht sind Sie gerade auf der Suche nach einer Workflow-Software und sind bereits mit den Standardfunktionen vertraut, wie z. B. der einfachen grafischen Modellierung, der Möglichkeit, Formulare vorab auszufüllen und Leistungsberichte auf Dashboards anzuzeigen. Sie wissen aber auch, dass Ihr Unternehmen einzigartig ist und Sie eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, die nicht einfach für irgendjemanden gemacht ist.
Wir haben die Checkliste für Workflow-Softwarekäufer 2019 erstellt, um Ihnen zu zeigen, welche Funktionen in Workflow-Software absolut wichtig sind und wie sie Ihrem Unternehmen helfen können. In diesem Artikel werden wir jede Funktion kurz erläutern, damit Sie die beste Wahl für Ihr Unternehmen treffen können.
2019 Workflow-Funktionen
Benutzerdefiniertes Scripting
Sie brauchen eine Software, die benutzerdefinierte Skripte zulässt, auch wenn viele der verfügbaren Dienste nur wenig Code enthalten (mehr dazu in Kürze). "Standard-Software kann an und für sich schon sehr leistungsfähig sein, aber mit benutzerdefinierten Skripten können Sie ein Workflow-System aufbauen, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, und das System so anpassen, wie Sie es nutzen wollen. Das ist es, was kundenspezifische Skripte zu einem so wertvollen Teil des Implementierungsprozesses macht: Sie nehmen ein System "out of the box" und verwandeln es in etwas, das speziell für den Erfolg Ihres Unternehmens entwickelt wurde.
Die gute Nachricht ist, dass jeder BPM-Anbieter kundenspezifische Skripte in unterschiedlichem Umfang anbietet. Sie sollten mindestens einen Entwickler in Ihrem Team haben, der Erfahrung im Schreiben von Skripten hat. Sobald Sie ein wiederverwendbares Skript fertiggestellt haben, können Sie damit Prozesse erstellen, ohne selbst neuen Code schreiben zu müssen.
Niedriger Code
Wir haben einen Begriff erwähnt, mit dem Sie vielleicht vertraut sind oder auch nicht: "Low-Code". Was bedeutet das genau, und wie kann es für Sie hilfreich sein?
Low-Code-Software ermöglicht es Ihnen, Lösungen mit weniger Programmieraufwand als bei herkömmlicher Software zu erstellen und zu pflegen. Dies kann Drop-and-Drag-Funktionen, Bilder, Vorlagen und vieles mehr umfassen. Low-Code-Software erleichtert Ihnen die Änderung von Prozessen, ohne dass Sie das Programm neu programmieren müssen.
So können Sie die Zahl der Nutzer Ihrer Software erhöhen und Automatisierungsanwendungen schneller erstellen, da Sie nicht so viel Code benötigen, um den gewünschten Prozess abzuschließen. Sie müssen keine teuren Entwickler einstellen, die für Sie Code schreiben, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Low-Code-Software macht es auch einfacher, das System zu standardisieren, das alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen verwenden, da Sie stark angepasste Code-Optionen zugunsten von etwas vermeiden, das jeder erstellen kann.
Optionen für den Einsatz
Bei der Suche nach Workflow-Software stoßen Sie möglicherweise auf Anwendungen, die eine eigene Infrastruktur oder die eines Cloud-Anbieters erfordern. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, welche Optionen Ihnen für das primäre Projekt, das den Kauf der Software auslöst, zur Verfügung stehen, und was für künftige Projekte erforderlich sein könnte.
Cloud-basierte Implementierungen werden auf der Website des Anbieters gehostet und können online genutzt werden. Die Implementierung ist weniger zeitaufwändig als bei einer Vor-Ort-Software, aber dafür müssen Sie möglicherweise auf einige Anpassungen verzichten. Vor-Ort-Software hingegen wird auf den Servern Ihres Unternehmens installiert und bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten als eine Cloud-basierte Lösung.
Für Cloud-basierte Software ist in der Regel ein monatliches Abonnement erforderlich, während für On-Premise-Software eine Anfangsinvestition getätigt werden muss. Die Kosten für beide Arten von Softwareplattformen gleichen sich jedoch über einen Zeitraum von 10 Jahren aus.
Benutzerfreundlichkeit und Anpassung
Workflow-Software bietet verschiedene Stufen der Anpassung, und wir empfehlen, die Anbieter zu fragen, wie einfach es für die Endbenutzer ist, individuelle Optionen zu implementieren. Sie möchten beispielsweise, dass Ihre Mitarbeiter wählen können, wie sie benachrichtigt werden, wenn eine bestimmte Aktivität ihre Aufmerksamkeit erfordert - per E-Mail, SMS oder über ein anderes Medium. Ihre BPM-Software könnte es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre persönlichen Anmeldeseiten und Dashboards so anzupassen, dass sie die wichtigsten Informationen für ihre Arbeit leichter finden. Diese einfache Art der Anpassung kann es den Mitarbeitern erleichtern, den Überblick über wichtige Aufgaben zu behalten und einen Prozess rechtzeitig zu beenden.
Integrationen
Wir empfehlen Ihnen auch, nach Workflow-Systemen Ausschau zu halten, die sich in Ihre bestehende Software und in neue Programme, die Sie in Zukunft anschaffen wollen, integrieren lassen. Die Integration erspart Ihnen die Kosten und das Kopfzerbrechen, das die Verwendung mehrerer Programme mit sich bringt, und verringert den Zeit- und Ressourcenaufwand der Mitarbeiter für die Erledigung von Aufgaben.
Anbieter können ihre Software entweder als Zentrum Ihrer Unternehmensarchitektur mit begrenzten Integrationsmöglichkeiten oder als offene Architektur mit mehreren Methoden zur Interaktion mit externen Anwendungen einsetzen. Dies kann die Unterstützung für das Sammeln von Daten aus anderen Anwendungen in Echtzeit während eines Geschäftsprozesses oder das Pushen von Daten, die während eines Workflows entdeckt wurden, in eine andere Anwendung, die als Aufzeichnungssystem dient, beinhalten.
Offene Quelle
Vielleicht haben Sie den Begriff "Open Source" schon einmal gehört. Sie müssen wissen, was er bedeutet, damit Sie verstehen, warum er für die Workflow-Software, die Sie kaufen wollen, so wichtig ist.
Open-Source-Technologie bezieht sich einfach auf einen Quellcode, den jeder ändern kann. Normalerweise stellen die Hersteller proprietärer Software den Quellcode, der die Funktionsweise der Software bestimmt, nur einigen wenigen Personen zur Verfügung. Bei Open-Source-Software hingegen wird der Quellcode der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Sie müssen jedoch die Bedingungen der Software akzeptieren, bevor Sie Zugang zu ihr erhalten.
Was bedeutet das für Sie? Die Befürworter von Open-Source-Software argumentieren, dass ihre Software in Bezug auf Flexibilität, Geschwindigkeit und Sicherheit gegenüber proprietären Plattformen im Vorteil ist. Mit Open-Source-Software kann man auch klein anfangen und sie später erweitern, und sie ist billiger zu implementieren als ein proprietäres System.
Unterstützung
Sie brauchen ein starkes Support-Team, das Ihnen hilft, wenn Ihre Workflow-Software Probleme macht. Sie sollten das Unternehmen fragen, wie es Hilfeanfragen bearbeitet und wie lange es dauert, bis der Service abgeschlossen ist. Erkundigen Sie sich auch, ob die Benutzer Tickets einzeln einreichen können oder ob sie diese Anfragen über einen Vorgesetzten laufen lassen müssen. Ein Anruf bei einem Helpdesk ist zwar eine Option, aber Sie sollten auch die Einfachheit des Online-Chat-Supports für Benutzer in Betracht ziehen, die weiterarbeiten können, während ein Servicemitarbeiter auf ihre Anfrage antwortet.
Geschäftsregeln
Es gibt zwei Arten von Geschäftsregeln. Produktions-/Inferenzregeln stellen eine Wenn-Dann-Bedingung dar, die ausgeführt wird, wenn der Benutzer die Regel ausfüllt. Reaktions-/Ereignisregeln reagieren automatisch, wenn ein Prozess eintritt, z. B. indem sie den richtigen Mitarbeiter benachrichtigen, wenn Sie einen Artikel nicht mehr auf Lager haben. Wenn Sie sich nach Softwareoptionen umsehen, sollten Sie wissen, welche Arten von Regeln in der jeweiligen Plattform verwendet werden und welche Kontrolle Sie darüber haben.
Die Anbieter von Workflow-Software bieten unterschiedliche Kontrollmöglichkeiten für die einzelnen Schritte der Geschäftslogik. Einige Anbieter bieten nur die Kontrolle über bestimmte Schritte, während andere sowohl mehreren Workflows als auch externen Anwendungen den Vorteil bieten, eine gemeinsame Logik zu verwenden, die zentral und ohne Code geändert werden kann.
Nach Hause bringen
Sie kennen Ihre spezifischen Anforderungen und haben inzwischen vielleicht eine bessere Vorstellung davon, wie Workflow-Software Ihnen helfen kann. Unabhängig von Ihren Bedürfnissen können die Funktionen, die wir in diesem Artikel vorgestellt haben, Ihnen in jeder Branche und bei jeder Herausforderung helfen.
Ihr Unternehmen ist einzigartig und steht daher vor besonderen Herausforderungen. Low-Code-Software mit fortschrittlichen Funktionen wie der benutzerdefinierten Skripterstellung bietet Ihrem Unternehmen die nötige Flexibilität, um diese Herausforderungen zu meistern. Durch die Anpassung an die Bedürfnisse der Endbenutzer können Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und so Ihre Produktivität und Ihr Geschäftsergebnis verbessern.
