Comment simplifier le processus de gestion des contrats

Matt McClintock 20 juillet 2017 Flux de travail Logiciels de gestion des flux de travail

Processus de gestion des contrats

La négociation des contrats est essentielle à la réussite des entreprises, car les termes de l'accord précisent les détails des transactions de grande valeur. Un seul faux pas peut entraîner de graves pertes financières. Historiquement, le processus de gestion des contrats a été ad hoc, les différents secteurs de l'organisation suivant des directives différentes. La plupart des documents finaux étaient sur support papier et les copies étaient stockées dans des classeurs poussiéreux.
Les méthodes dépassées de gestion des contrats permettent de négliger des détails importants. Heureusement, les progrès des logiciels de gestion du cycle de vie des contrats ont changé la façon de faire des affaires. La nouvelle technologie automatise les processus dans toute l'organisation, ce qui permet de normaliser les meilleures pratiques dans toute l'entreprise.

Aperçu du processus de gestion des contrats

Trouver un terrain d'entente entre deux ou plusieurs parties est l'essence même de la négociation d'un contrat. En général, le processus inclut des parties prenantes internes et externes :

  • Les parties internes représentant l'entreprise, par exemple, les experts des services juridique, contractuel, commercial et financier
  • Les parties externes avec lesquelles l'organisation veut faire des affaires, par exemple, les vendeurs, les fournisseurs, les distributeurs, les clients, les employés et les indépendants

La négociation exige de faire des concessions, ce qui signifie qu'au cours des conversations, les termes du contrat proposé sont susceptibles de changer plusieurs fois. Les processus efficaces de gestion des contrats s'appuient sur des modèles de contrat et des logiciels de gestion des processus pour intégrer de manière transparente les demandes des parties internes et externes pendant les négociations. Une fois qu'un accord est conclu, le document fini est automatiquement généré.
L'automatisation de la gestion des contrats repose sur l'intégration de quatre facteurs : les besoins des parties internes et externes, le logiciel de gestion des processus, les modèles de contrat et les contrats proprement dits. La mise en place d'un processus efficace de gestion des contrats nécessite la planification, la conception et la mise en œuvre de procédures normalisées qui tiennent compte des événements prévus et imprévus qui surviennent lors de la création et de l'émission des contrats.

Comment commencer à construire votre processus

Commencez à construire votre processus en identifiant les parties internes et externes qui jouent un rôle dans la création et la négociation des contrats, aussi mineur soit-il. Tenez compte des services qui ne sont pas directement impliqués dans le processus, même s'ils ne sont présents que pour voir et non pour participer. Par exemple, le département des finances souhaite généralement avoir une visibilité sur les achats que vous effectuez.
Catégorisez les parties externes, afin que les différences récurrentes dans les négociations de contrat avec chaque catégorie puissent être prises en compte dans votre processus. Pour ce faire, on utilise généralement des modèles de contrat personnalisés.
Une fois que vous avez identifié toutes les parties, définissez soigneusement les rôles individuels des parties dans le processus. Notez qui est responsable de chaque tâche et quand les tâches doivent être effectuées. De cette façon, il est possible de rationaliser l'ensemble du processus du début à la fin. N'oubliez pas que certains services, comme le service juridique, peuvent être impliqués dans le processus plus d'une fois. Par exemple, le service juridique peut fournir des conseils au début des négociations, puis se charger d'approuver le contrat final.

Création et utilisation de modèles dans le processus de gestion des contrats

L'identification des parties impliquées et la documentation des tâches requises dans les négociations contractuelles vous donnent une base pour le processus de gestion des contrats. L'étape suivante consiste à élaborer des modèles afin que le processus puisse être automatisé.
Commencez par évaluer tous les processus de passation de marchés existants, puis classez chacun d'entre eux selon les critères suivants :

  • Niveau de risque
  • Valeur pour l'organisation
  • Procédures courantes vs. procédures nouvelles/peu fréquentes

Vos modèles seront basés sur la façon dont chaque processus est mesuré par rapport à ces facteurs. Par exemple, les contrats qui impliquent des processus à haut risque, de grande valeur ou nouveaux/peu fréquents sont susceptibles d'être renégociés plusieurs fois. Par conséquent, votre modèle comprendra très peu de détails, ressemblant davantage à un schéma qu'à un document fini. À l'autre extrémité du spectre, les processus à faible risque, de faible valeur ou de routine peuvent souvent être enregistrés dans un modèle plus complet. Dans de nombreux cas, il est possible de générer automatiquement un contrat pour ces situations, ce qui permet de gagner du temps.
Les modèles peuvent être affinés en fonction de la catégorie en tenant compte de ce qui suit :

  • Quelles sont les clauses du contrat les plus susceptibles d'être renégociées et celles qui sont susceptibles de rester inchangées ? Élargissez le modèle dans les domaines qui sont susceptibles de rester inchangés.
  • Où peut-on remplacer le langage juridique par un anglais simple ? Le texte simplifié rend les contrats plus accessibles, minimise le besoin d'explications et réduit le risque de malentendus.
  • Quels sont les contrats de routine ? Ils ne nécessitent généralement pas de négociation et peuvent être automatiquement complétés par un logiciel de gestion des contrats.

Utilisation d'un logiciel de gestion des processus pour automatiser les processus de passation de marchés

Une fois que vous avez terminé la conception du processus et créé des modèles de contrat, votre logiciel de gestion des processus peut être utilisé pour automatiser partiellement ou complètement le processus de passation de marché. Plus précisément, les documents d'entrée peuvent être téléchargés dans le processus, de sorte que toutes les informations relatives au contrat sont stockées en un seul endroit. Ainsi, les négociations et les contrats qui en résultent sont transparents et facilement accessibles à toute personne autorisée à consulter les informations dans le système.
Le logiciel de gestion des contrats produira également des documents, générant automatiquement des contrats à partir d'informations fournies plus tôt dans le processus. Les capacités du système comprennent la possibilité d'envoyer automatiquement des documents à des parties extérieures par courrier électronique.
L'automatisation du processus contractuel au moyen d'un logiciel de gestion des processus présente d'autres avantages :

  • Versionnement des contrats - Les utilisateurs peuvent suivre leurs modifications, ce qui facilite la rédaction de modèles et améliore la précision des pistes d'audit.
  • Accessibilité - Tout le personnel autorisé peut accéder immédiatement aux documents de processus, ce qui facilite la communication entre les services et permet des ajustements en temps réel.
  • Sécurité - Le logiciel de gestion des processus assure la sécurité du stockage de toutes les données, protégeant ainsi les données des entreprises et des clients. La consultation du processus/contrat est limitée au personnel disposant des autorisations appropriées.
  • Exportation - Les données de processus peuvent être extraites des processus vers des outils de reporting comme Excel, permettant aux utilisateurs de visualiser les tendances en matière de prix, de dépenses, etc.

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