Das Aushandeln von Verträgen ist für den geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung, da die Vertragsbedingungen die Einzelheiten von Geschäften mit hohem Wert festlegen. Ein einziger Fehltritt kann zu ernsthaften finanziellen Verlusten führen. In der Vergangenheit war das Vertragsmanagement ein Ad-hoc-Prozess, bei dem verschiedene Bereiche des Unternehmens unterschiedliche Richtlinien befolgten. Die meisten Abschlussdokumente wurden in Papierform erstellt und Kopien in verstaubten Aktenschränken aufbewahrt.
Durch die veralteten Methoden des Vertragsmanagement-Workflows konnten wichtige Details übersehen werden. Glücklicherweise haben die Fortschritte bei der Software für das Vertragsmanagement die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, verändert. Die neue Technologie automatisiert die Prozesse im gesamten Unternehmen und standardisiert die besten Praktiken unternehmensweit.
Überblick über den Vertragsmanagementprozess
Eine gemeinsame Basis zwischen zwei oder mehreren Parteien zu finden, ist das Wesen von Vertragsverhandlungen. In der Regel sind an diesem Prozess sowohl interne als auch externe Interessengruppen beteiligt:
- Interne Parteien, die das Unternehmen vertreten, z. B. Experten aus den Abteilungen Recht, Vertragswesen, Vertrieb und Finanzen
- Externe Parteien, mit denen das Unternehmen Geschäfte machen möchte, z. B. Verkäufer, Lieferanten, Vertriebshändler, Kunden, Angestellte und Freiberufler
Verhandlungen erfordern ein Geben und Nehmen, was bedeutet, dass sich die vorgeschlagenen Vertragsbedingungen im Laufe der Gespräche wahrscheinlich mehrmals ändern werden. Effektive Vertragsmanagementprozesse stützen sich auf Vertragsvorlagen und Prozessmanagement-Software, um die Anforderungen interner und externer Parteien während der Verhandlungen nahtlos zu integrieren. Sobald eine Einigung erzielt ist, wird das fertige Dokument automatisch erstellt.
Die Automatisierung des Vertragsmanagement-Workflows beruht auf der Integration von vier Faktoren: den Anforderungen interner und externer Parteien, der Prozessmanagement-Software, den Vertragsvorlagen und den eigentlichen Verträgen. Der Aufbau eines effizienten Vertragsmanagementprozesses erfordert die Planung, Gestaltung und Implementierung standardisierter Verfahren, die sowohl erwartete als auch unerwartete Ereignisse berücksichtigen, die bei der Erstellung und Ausstellung von Verträgen auftreten.
Wie Sie mit dem Aufbau Ihres Prozesses beginnen
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihres Prozesses, indem Sie die internen und externen Parteien ermitteln, die bei der Erstellung und Aushandlung von Verträgen eine Rolle spielen, ganz gleich wie unbedeutend. Berücksichtigen Sie auch Abteilungen, die nicht direkt am Prozess beteiligt sind, selbst wenn sie nur zuschauen und nicht mitmachen. Die Finanzabteilung beispielsweise möchte in der Regel Einblick in alle von Ihnen getätigten Einkäufe haben.
Kategorisieren Sie externe Parteien, damit wiederkehrende Unterschiede bei Vertragsverhandlungen mit jeder Kategorie in Ihrem Prozess berücksichtigt werden können. Dies wird in der Regel durch die Verwendung von maßgeschneiderten Vertragsvorlagen erreicht.
Nachdem Sie alle Parteien identifiziert haben, definieren Sie sorgfältig die einzelnen Rollen der Parteien im Prozess. Notieren Sie, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Auf diese Weise ist es möglich, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren. Denken Sie daran, dass einige Abteilungen, wie z. B. die Rechtsabteilung, mehr als einmal in den Prozess involviert sein können. So kann die Rechtsabteilung beispielsweise in der Anfangsphase der Verhandlungen beratend tätig sein und dann die Verantwortung für die Genehmigung des endgültigen Vertrags übernehmen.
Erstellung und Verwendung von Vorlagen im Vertragsmanagementprozess
Die Identifizierung der beteiligten Parteien und die Dokumentation der Aufgaben, die bei Vertragsverhandlungen anfallen, bilden die Grundlage für den Vertragsmanagementprozess. Der nächste Schritt ist die Entwicklung von Vorlagen, damit der Prozess automatisiert werden kann.
Beginnen Sie mit der Bewertung aller bestehenden Vertragsprozesse und kategorisieren Sie sie nach den folgenden Kriterien:
- Höhe des Risikos
- Wert für die Organisation
- Routineprozesse vs. neue/häufige Prozesse
Ihre Vorlagen werden sich danach richten, wie jeder Prozess an diesen Faktoren gemessen wird. Zum Beispiel werden Verträge, die ein hohes Risiko, einen hohen Wert oder neue/häufige Prozesse beinhalten, wahrscheinlich mehrmals neu verhandelt. Daher wird Ihre Vorlage nur sehr wenige Details enthalten und eher einer Skizze als einem fertigen Dokument ähneln. Am anderen Ende des Spektrums können Prozesse mit geringem Risiko, geringem Wert oder Routineprozesse oft in einer vollständigeren Vorlage erfasst werden. In vielen Fällen ist es möglich, automatisch einen Vertrag für diese Situationen zu erstellen, was Zeit spart.
Vorlagen können je nach Kategorie weiter verfeinert werden, indem man Folgendes berücksichtigt:
- Welche Vertragsklauseln werden höchstwahrscheinlich neu verhandelt, und welche werden wahrscheinlich unverändert bleiben? Erweitern Sie die Vorlage in den Bereichen, die wahrscheinlich unverändert bleiben werden.
- Wo kann die Rechtssprache durch einfaches Englisch ersetzt werden? Durch die Vereinfachung des Textes werden Verträge leichter zugänglich, der Erklärungsbedarf wird minimiert und das Risiko von Missverständnissen verringert.
- Welche Verträge sind Routine? Diese müssen in der Regel nicht verhandelt werden und können von der Vertragsverwaltungssoftware automatisch abgeschlossen werden.
Einsatz von Prozessmanagement-Software zur Automatisierung der Vertragsprozesse
Sobald Sie die Prozessgestaltung abgeschlossen und Vertragsvorlagen erstellt haben, kann Ihre Prozessmanagementsoftware zur teilweisen oder vollständigen Automatisierung des Vertragsprozesses eingesetzt werden. Insbesondere können Eingabedokumente in den Prozess hochgeladen werden, so dass alle vertragsrelevanten Informationen an einem Ort gespeichert sind. Dadurch sind die Verhandlungen und die daraus resultierenden Verträge transparent und für alle Personen, die berechtigt sind, die Informationen im System einzusehen, leicht zugänglich.
Die Software für das Vertragsmanagement gibt auch Dokumente aus und erstellt automatisch Verträge auf der Grundlage von Informationen, die zu einem früheren Zeitpunkt des Prozesses bereitgestellt wurden. Zu den Systemfunktionen gehört auch die Möglichkeit, Dokumente automatisch per E-Mail an externe Parteien zu versenden.
Zu den weiteren Vorteilen der Automatisierung des Vertragsprozesses durch Prozessmanagement-Software gehören:
- Versionierung von Verträgen - Benutzer können ihre Änderungen nachverfolgen, was die Erstellung von Vorlagen erleichtert und die Genauigkeit von Prüfpfaden verbessert.
- Zugänglichkeit - Alle autorisierten Mitarbeiter können sofort auf Prozessdokumente zugreifen, was die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtert und Anpassungen in Echtzeit ermöglicht.
- Sicherheit - Die Prozessmanagement-Software speichert alle Daten sicher und schützt so Geschäfts- und Kundendaten. Die Einsicht in den Prozess/Vertrag ist auf Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen beschränkt.
- Exportieren - Prozessdaten können aus den Prozessen in Berichtstools wie Excel extrahiert werden, so dass die Benutzer Trends bei der Preisgestaltung, den Ausgaben usw. erkennen können.
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