La cartographie des processus n'est plus la bonne : 7 erreurs courantes de flux de travail

La cartographie des processus est une méthodologie largement utilisée par les professionnels travaillant à l'amélioration des processus analytiques. La première étape consiste à conceptualiser les intrants, les interactions, les résultats et les individus impliqués dans les opérations et la prise de décision d'une organisation, ainsi qu'à identifier les goulets d'étranglement des processus, les ruptures de tendance et les options de progrès en enregistrant et en observant des procédures réalistes.

Néanmoins, l'utilité de la cartographie des processus repose sur la compréhension personnelle de l'utilisateur. Par exemple, dans un projet, la cartographie des processus peut être utilisée pour détailler les processus de base et définir les opérations sans valeur ajoutée afin d'accélérer les progrès. Dans un autre scénario, les professionnels pourraient ne pas comprendre les problèmes sous-jacents qu'ils tentent de résoudre.

Vous devez d'abord apprendre pourquoi les cartes de processus sont utiles pour reconnaître ce qui pourrait mal tourner.

En fait, une carte des processus peut montrer comment une tâche particulière est exécutée. Semblable à un diagramme de processus, sauf qu'il permet de mettre en évidence plusieurs incertitudes. Un membre du personnel peut, par exemple, atteindre l'étape 5 et devoir faire un choix entre les étapes 5.1 ou 5.2, en fonction des résultats de l'étape. C'est l'un des principaux avantages de cette méthode de cartographie.

Comme vous savez maintenant pourquoi les cartes de processus peuvent être si pertinentes pour votre entreprise, vous êtes prêt à plonger plus profondément dans cette méthode populaire de cartographie des erreurs que les individus font généralement lorsqu'ils les génèrent.

La cartographie des processus n'est plus la bonne : 7 erreurs courantes de flux de travail

1. Mauvaise information

Lorsque les flux de travail sont négligés, on utilise du matériel obsolète et les normes deviennent vagues. Il ne fait aucun doute qu'un processus mal communiqué implosera. Avec des pratiques non durables, aucune entreprise ne peut survivre et un manque de communication est tout simplement cela : Dysfonctionnement.

Il est possible de redresser la situation grâce à la génération de documents précis et à l'automatisation des flux de travail. Les membres de l'équipe peuvent alors obtenir des mises à jour et des alertes privilégiées en temps réel. Parmi les nombreux avantages de l'automatisation, on peut citer le fait que les personnes ne sont informées que de leurs propres missions et qu'elles ne sont pas submergées d'informations non pertinentes - ce qui permet de maintenir les canaux de communication ouverts et concentrés.

La génération de documents ne fait qu'améliorer la procédure en récupérant les données les plus récentes pour un usage associé. Les deux programmes fonctionnent conjointement pour aider à mettre fin à un manque de communication et pour encourager les procédures réalisables.

2. Faire trop attention à ce qu'il ne faut pas faire

Ne vous concentrez pas trop sur le fait de dire aux employés ce qu'ils ne doivent pas faire. Les instructions qui sont axées sur les choses à ne pas faire et à ne pas faire finissent généralement par être très confuses pour les gens. Pour le destinataire final, un langage constructif est beaucoup plus simple et moins susceptible d'être mal interprété. Bien que des alertes puissent être nécessaires pour un travail, en particulier si un travail mal géré est dangereux, le langage et les instructions doivent être généralement positifs.

Beaucoup d'entre nous ont déjà vu ce scénario se produire : Une entreprise achète une nouvelle solution technologique fantastique et met ensuite en œuvre le nouveau logiciel avant même d'examiner les principaux processus de l'organisation et les personnes qui y sont associées. Le résultat ? La plupart du temps, le projet ne peut pas tenir ses promesses : il dépasse la limite des dépenses, sa gestion prend beaucoup plus de temps que prévu ou ne répond pas aux objectifs initiaux de l'entreprise.

Même lorsque les choses se passent bien, la nouvelle solution commence tout juste à ressembler à la technologie qu'elle était censée remplacer. Le personnel commence à se demander pourquoi tout le monde a dû passer par des processus aussi époustouflants qui ne semblent pas aussi efficaces que l'ancien système. Mais que s'est-il réellement passé ? Dans la plupart des cas, l'entreprise n'a pas réussi à revoir et à améliorer ses processus sous-jacents.

3. Se concentrer sur chaque petit détail avant d'examiner le contexte

Les gens sont généralement impatients de se lancer dans un nouveau projet - surtout s'il s'agit d'un projet dont les objectifs portent sur l'amélioration globale des processus. Les PME sont

schéma de processus

prêts à transmettre leurs processus et la façon dont ils sont exécutés. Votre entreprise peut même disposer d'un ensemble de processus cartographiés provenant d'une initiative précédente.

Dans cette optique, la planification peut rapidement revenir à ce type de détails sans qu'aucune attention ne soit accordée à la manière dont les processus sont liés les uns aux autres et au contexte de chacun. Ainsi, en termes de contexte, tous les membres associés de l'équipe doivent avoir la même compréhension du contexte global. Sinon, le projet peut facilement s'arrêter.

4. Des cartes de processus dépassées

En ce qui concerne les systèmes de cartes de processus, ils doivent toujours être mis à jour avec la version la plus récente. Ce qui fonctionne aujourd'hui peut ne pas être aussi efficace à l'avenir. Les structures juridiques et les réglementations actuelles sont susceptibles de changer à l'avenir. De plus, la manière dont un travail est traité peut varier en fonction de l'outil utilisé.

Pourquoi les cartes de processus ne sont-elles pas mises à jour plus souvent ? Probablement parce qu'il n'y a pas de personne désignée pour les tenir à jour. Ou encore, les ressources n'ont pas été correctement allouées pour garantir que les cartes de processus soient aussi récentes que possible.

5. Les cartes de processus deviennent trop compliquées pour être comprises

Personne ne sait qui devrait être chargé de tenir les cartes à jour. Quelle est la réponse ? Assurez-vous que les cartes de processus sont un outil vivant qui est mis à jour. Désignez une personne responsable de la gestion des cartes de processus. En outre, envoyez des rappels pour revoir les cartes périodiquement. Faites en sorte que les cartes soient aussi claires que possible.

6. Personne ne sait quel rôle jouer

En termes de processus et de membres de l'équipe, quelqu'un doit jouer un rôle de leader. Même s'il y a des responsabilités inter-équipes, quelqu'un doit prendre les choses en main et mener les autres aux résultats souhaités. Sans expérience, même les analystes peuvent ne pas considérer l'importance d'un rôle de leader dans la conduite des tâches à accomplir.

En conclusion

Les flux de travail sont courants dans les entreprises, mais nous continuons à rencontrer les mêmes incohérences. Si ces erreurs fréquentes ne sont pas résolues, l'organisation peut perdre beaucoup de temps, de qualité de travail et de productivité.

Le temps est également gaspillé en raison d'un mauvais partage de l'information et d'une préparation insuffisante. Si de nouvelles données ne peuvent pas être ajoutées, la qualité globale du flux de travail commence à en souffrir. Et si la fin n'est pas en vue, le moral commence à baisser.

Ce type d'erreurs demande du temps, de l'argent et de la concentration pour les traiter efficacement. Néanmoins, les organisations qui comprennent comment traiter les erreurs courantes de flux de travail bénéficieront de meilleurs processus et de meilleurs résultats. Même si certaines de ces erreurs peuvent être difficiles à résoudre, la capacité à les corriger offre des récompenses constantes.

 


 

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