El mapeo de procesos se ha equivocado: 7 errores comunes en el flujo de trabajo
El mapeo de procesos es una metodología ampliamente utilizada por los profesionales que trabajan en la mejora de los procesos analíticos. El primer paso consiste en conceptualizar los insumos, las interacciones, los resultados y los individuos que participan en las operaciones y la toma de decisiones de una organización, así como en identificar los cuellos de botella del proceso, las rupturas de patrones y las opciones de progreso mediante el registro y la observación de procedimientos realistas.
No obstante, la utilidad de la cartografía de procesos depende de la comprensión personal del usuario. Por ejemplo, en un proyecto, el mapeo de procesos puede utilizarse para detallar los procesos básicos y definir operaciones sin valor añadido para acelerar el progreso. Sin embargo, en otro caso, los profesionales podrían no comprender los problemas subyacentes que están tratando de abordar.
Primero hay que aprender por qué los mapas de proceso son útiles para reconocer lo que podría ir mal.
De hecho, un mapa de procesos puede mostrar cómo se realiza una tarea particular. Es similar a un diagrama de flujo, excepto que permite que se produzcan varias incertidumbres. Por ejemplo, un funcionario puede llegar al paso 5 y puede tener que elegir entre los pasos 5.1 o 5.2, en función de los resultados del paso. Esta es una de las principales ventajas de este método de cartografía.
Como ahora sabe por qué los mapas de proceso pueden ser tan relevantes para su empresa, está listo para sumergirse más profundamente en este popular método de mapear los errores que los individuos generalmente cometen cuando los generan.
El mapeo de procesos se ha equivocado: 7 errores comunes en el flujo de trabajo
1. Mala información
Cuando se descuidan los flujos de trabajo, se utiliza material anticuado y las normas se vuelven vagas. No hay duda de que un proceso mal comunicado implosionará. Con prácticas insostenibles, ninguna empresa puede sobrevivir y la falta de comunicación es simplemente esto: Disfuncional.
Las cosas se pueden cambiar adecuadamente mediante la generación precisa de documentos y la automatización del flujo de trabajo. Los miembros del equipo pueden entonces obtener actualizaciones y alertas preferidas en tiempo real. Entre las muchas ventajas de la automatización es que los individuos sólo están informados de sus propias tareas, y no se les inunda con información irrelevante - manteniendo los canales de comunicación abiertos y concentrados.
La generación de documentos sólo mejora el procedimiento al recuperar los datos más recientes para su uso asociado. Ambos programas trabajan en conjunto para ayudar a detener la falta de comunicación y fomentar procedimientos factibles.
2. Prestar demasiada atención a lo que no se debe hacer
No te concentres demasiado en decirle a los empleados lo que no deben hacer. Las instrucciones que se centran en lo que no se debe hacer y lo que no se debe hacer suelen terminar siendo muy confusas para la gente. Para el destinatario final, el lenguaje constructivo es mucho más simple y menos probable que sea mal interpretado. Aunque pueden ser necesarias las alertas para un trabajo, específicamente si un trabajo mal gestionado es peligroso, el lenguaje y las instrucciones deben ser generalmente positivas.
Muchos de nosotros ya hemos visto ocurrir este escenario: Una empresa compra una nueva y fantástica solución tecnológica y luego promulga el nuevo software antes incluso de examinar los procesos clave de la organización y los individuos que están asociados con ella. ¿El resultado? La mayoría de las veces, el proyecto no puede cumplir sus promesas: eclipsa el límite de gastos, tarda mucho más de lo que se espera en gestionarse o no cumple los objetivos iniciales de la empresa.
Incluso cuando las cosas resultan positivas, la nueva solución empieza a parecerse a la tecnología que se pretendía sustituir. El personal comienza a preguntarse por qué todos tuvieron que pasar por procesos tan alucinantes que no parecen tan eficientes como el viejo sistema. Sin embargo, ¿qué pasó realmente? En la mayoría de los casos, la empresa no revisó ni mejoró sus procesos subyacentes.
3. Centrarse en cada pequeño detalle antes de mirar el contexto
La gente suele estar ansiosa por comenzar un nuevo proyecto, especialmente uno con objetivos en torno a la mejora general del proceso. Las PYMES están
listos para transmitir sus procesos y cómo se realizan. Su empresa puede incluso tener un conjunto de procesos mapeados de una iniciativa anterior.
Teniendo esto en cuenta, la planificación puede volver rápidamente a este tipo de detalles sin prestar atención a la forma en que los procesos se relacionan entre sí y al contexto de cada uno. Así pues, en términos de contexto, todos los miembros asociados del equipo deben tener la misma comprensión del contexto general. De lo contrario, el proyecto puede detenerse fácilmente.
4. Mapas de proceso obsoletos
En lo que respecta a los sistemas de mapas de procesos, siempre deben actualizarse a la versión más reciente. Lo que funciona para hoy puede no ser tan eficiente en el futuro. Las estructuras legales y las regulaciones de hoy son aptas para cambiar en el futuro. Además, la forma en que se maneja un trabajo puede variar dependiendo de la herramienta utilizada.
¿Por qué no se actualizan los mapas de proceso más a menudo? Probablemente porque no hay un individuo designado con la tarea de mantenerlos actualizados. O porque los recursos no fueron asignados adecuadamente para asegurar que los mapas de proceso sean lo más recientes posible.
5. Los mapas de proceso se vuelven demasiado complicados para que alguien los comprenda
Nadie sabe quién debe encargarse de mantener los mapas actualizados. ¿Cuál es la respuesta? Asegurarse de que los mapas de proceso son una herramienta viva que se actualiza. Designe a una persona que sea responsable de la gestión de los mapas de proceso. Además, envíe recordatorios para revisar los mapas periódicamente. Haga los mapas tan claros como sea posible.
6. Nadie sabe qué papel jugar
En términos de mapas de procesos, y miembros del equipo, alguien tiene que tomar un papel de liderazgo. Incluso si hay responsabilidades cruzadas entre los equipos, alguien tiene que hacerse cargo y conducir a todos los demás a los resultados deseados. Sin experiencia, incluso los analistas pueden dejar de considerar la importancia de un papel de liderazgo para dirigir las tareas en cuestión.
En conclusión
Los flujos de trabajo son frecuentes en los negocios, pero seguimos experimentando las mismas inconsistencias. Si estos frecuentes errores no se resuelven, la organización puede perder mucho tiempo, calidad de trabajo y productividad.
También se pierde tiempo debido a la falta de intercambio de información y a la insuficiente preparación. Si no se pueden añadir nuevos datos, la calidad del flujo de trabajo general comienza a sufrir. Y si el final no está a la vista, la moral empieza a bajar.
Este tipo de errores requieren tiempo, dinero y concentración para abordarlos de manera eficiente. No obstante, las organizaciones que entienden cómo abordar los errores comunes del flujo de trabajo disfrutarán de mejores procesos y mejores resultados. Incluso si algunos de estos errores pueden ser difíciles de resolver, la capacidad de corregir los errores ofrece recompensas consistentes.
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