Gérer votre nouvelle main-d'œuvre à distance

Le travail à distance est un exemple de transformation d'entreprise qui fonctionne à différents niveaux. Il répond aux besoins de chaque employé, il offre aux entreprises de nouveaux moyens flexibles et adaptables de s'engager au sein de leur écosystème et d'apporter une valeur économique, et dans notre climat actuel, il sert la communauté au sens large en répondant aux besoins de santé publique.

Mais l'essor du travail à distance n'est pas quelque chose d'entièrement nouveau. Avec l'accès de plus en plus facile à l'internet et le passage des organisations aux applications SaaS, il n'a jamais été aussi facile de travailler à distance. En fait, les recherches effectuées par FlexJobs et analyse globale du lieu de travail a constaté qu'il y a eu une tendance majeure à la hausse du nombre de personnes travaillant à distance aux États-Unis. En un an, de 2016 à 2017, le travail à distance a augmenté de 7,9 %. Au cours des cinq dernières années, il a augmenté de 44 % et au cours des dix années précédentes, il a augmenté de 91 %.

L'embauche d'employés à distance permet aux employeurs d'avoir accès à un immense réservoir de talents qui n'est pas limité par le lieu. Elle permet également de réaliser des économies sur les infrastructures de l'entreprise. Il est facile d'adopter la culture du travail à distance, mais sa mise en œuvre réussie au sein de l'entreprise peut représenter un véritable défi. 

Dans cet article, nous décrirons comment gérer une main-d'œuvre éloignée en identifiant les défis que représente le fait de se déplacer à distance et les bons outils pour favoriser la productivité, la collaboration et la communication. 

Qu'est-ce qu'une équipe à distance ?

Une équipe à distance est un groupe de professionnels travaillant à partir de différents lieux physiques sur un projet unifié. Selon une enquête récente, Le travail à distance aide les organisations à obtenir un engagement et une satisfaction plus élevés des employés, ce qui leur permet de retenir les meilleurs talents. L'enquête a également révélé que les employés à distance subissent moins de stress et que 30 % d'entre eux estiment pouvoir accomplir davantage en moins de temps.

Gérer une main-d'œuvre à distance

Bien qu'il soit facile de voir les avantages du travail à distance, la gestion d'une équipe à distance comporte ses propres défis. Vous trouverez ci-dessous les trois principaux défis que les organisations doivent relever avec une main-d'œuvre à distance.

1. Communication

La communication est essentielle sur le lieu de travail et elle est particulièrement importante pour ceux qui communiquent principalement par courrier électronique, chat ou appels. Pour assurer une communication ouverte et fluide dans toute la structure de votre organisation, il faut embaucher les bonnes personnes, cultiver une culture de communication et utiliser les bons outils pour le travail.

C'est la technologie qui rend possible les équipes à distance. Vous trouverez ci-dessous les types d'outils qui peuvent faciliter la communication au sein des équipes à distance :

Chat : Slack, Google Hangouts

Gestion de projets : Trello, Jira, Asana

Web et vidéoconférence : Google Hangouts, Zoom, Cisco Webex

Collaboration et prototypage : Invision, Marvel, Adobe XD

Planification : Calendrier, Doodle, Google Calendar

Un autre outil souvent négligé est l'automatisation des flux de travail. Pour bien gérer une équipe à distance, vous devez créer des processus bien définis. La rationalisation du flux de travail des employés distants réduit les tâches fastidieuses et chronophages. Un Institut de recherche ADP L'étude montre que 81 % des employés ont une attitude positive à l'égard de l'utilisation de la technologie pour accomplir des tâches et communiquer avec leurs pairs.

Par exemple, l'intégration d'un nouvel employé à distance peut être facile lorsque vous avez la bonne plateforme BPM en place. En utilisant des applications tierces comme DocuSign ou Amazon Textract, les entreprises peuvent facilement extraire des informations de documents scannés comme un passeport ou une carte d'identité nationale pour vérifier l'éligibilité des employés au travail. Ce flux de travail peut être facilement géré par courrier électronique ou par d'autres outils de communication comme Slack.

2. Faites confiance à

La confiance est primordiale dans toute relation. Lorsque les employés font confiance à leurs supérieurs et à leurs collègues et croient au travail qu'ils produisent, la collaboration se fait naturellement. Mais la confiance n'est pas facile à obtenir lorsque l'interaction face à face est inexistante. 

Pour gagner la confiance, les organisations doivent établir une déclaration de mission, car les travailleurs non traditionnels valorisent organisations axées sur la mission parce qu'ils veulent avoir le sentiment que leur temps est utilisé pour quelque chose d'important. Les organisations peuvent démontrer leur dévouement à une cause en faisant un don à une œuvre de bienfaisance, en organisant des incitations au bénévolat ou en s'associant à des organisations à but non lucratif qui partagent leur mission.

Les organisations doivent également encourager la collaboration et la constitution d'équipes en ayant des équipes clairement définies. On s'attend donc à ce que les gens travaillent en tandem les uns avec les autres. En ne formant pas d'équipes, les employés sont souvent désorientés et ne sont pas poussés à travailler. Il est important de savoir à qui appartenir et à qui rendre des comptes.

3. Productivité

Dans un environnement sans surveillance quotidienne, la faible productivité est un risque évident. D'autre part, certains employés peuvent être exposés à un risque d'épuisement professionnel lorsqu'ils travaillent à distance en raison de l'absence de limites. 

La meilleure façon de s'assurer que chacun fait son travail est de fixer des attentes claires pour chaque rôle et de procéder à des contrôles réguliers pour évaluer les progrès. Les organisations doivent avoir une idée générale de la durée des tâches et de ce que chaque personne accomplit semaine après semaine. Les entreprises peuvent également organiser régulièrement des entretiens individuels avec chaque membre de l'équipe, non seulement pour les tenir responsables de leur travail, mais aussi pour vérifier leur charge de travail et si un soutien est nécessaire. 

Les organisations peuvent également mettre en place des réunions quotidiennes (mêlées ou rassemblements quotidiens) pour favoriser la productivité, la transparence et la collaboration. En organisant un contrôle informel quotidien du groupe, on met l'équipe sur la même longueur d'onde et on la rend responsable de ses tâches et de ses projets. 

L'emballer

Comme pour tout ce qui concerne le travail, il y a des défis à relever, mais lorsque les organisations parviennent à surmonter les difficultés liées à la gestion d'une main-d'œuvre éloignée, elles récoltent les fruits d'une solide main-d'œuvre éloignée. Développer un ensemble d'attentes, maintenir une communication étroite et traiter les employés éloignés sont les membres d'une équipe précieuse et très productive qu'ils sont.