Manejando su nueva fuerza de trabajo a distancia

El trabajo a distancia es un ejemplo de una transformación empresarial que funciona a varios niveles. Sirve a las necesidades de los empleados individuales, proporciona a las empresas nuevas formas flexibles y adaptables para participar en su ecosistema y ofrecer valor económico, y en nuestro clima actual, sirve a la comunidad en general atendiendo las necesidades de salud pública.

Pero el auge del trabajo a distancia no es algo completamente nuevo. Con un acceso cada vez más fácil a Internet y con las organizaciones moviéndose a aplicaciones basadas en SaaS, nunca ha sido más fácil trabajar a distancia. De hecho, la investigación realizada por FlexJobs y Global Workplace Analytics encontró que ha habido una importante tendencia al alza en el número de personas que trabajan a distancia en los EE.UU. En el lapso de un año, de 2016 a 2017, el trabajo a distancia creció un 7,9%. En los últimos cinco años, creció un 44% y en los 10 años anteriores, un 91%.

La contratación de empleados remotos permite a los empleadores el acceso a una enorme reserva de talentos no restringida por la ubicación. También ayuda a ahorrar dinero en la infraestructura de la empresa. Adoptar la cultura del trabajo a distancia es fácil, implementarla con éxito dentro de la empresa puede ser todo un reto. 

En este artículo, describiremos cómo gestionar una fuerza de trabajo remota identificando los retos de ir a distancia y las herramientas adecuadas para ayudar a la productividad, la colaboración y la comunicación. 

¿Qué es un equipo remoto?

Un equipo remoto es un grupo de profesionales que trabajan desde diferentes lugares físicos en un proyecto unificado. De acuerdo con un encuesta reciente, El trabajo a distancia ayuda a las organizaciones a lograr un mayor compromiso y satisfacción de los empleados, lo que les ayuda a retener a los mejores talentos. La encuesta también encontró que los empleados remotos experimentan menos estrés y el 30% cree que son capaces de lograr más en menos tiempo.

Gestionar una fuerza de trabajo a distancia

Aunque es fácil ver los beneficios de trabajar a distancia, la gestión de un equipo remoto conlleva sus propios retos. A continuación se presentan los tres principales desafíos que enfrentan las organizaciones con una fuerza de trabajo remota.

1. Comunicación

La comunicación es clave en cualquier lugar de trabajo y es especialmente importante para aquellos que se comunican principalmente por correo electrónico, chat o llamadas. Asegurar un flujo libre de comunicación abierta a través de la estructura de su organización significa contratar a las personas adecuadas, cultivar una cultura comunicativa y utilizar las herramientas adecuadas para el trabajo.

La tecnología es lo que hace posible los equipos remotos. A continuación se presentan los tipos de herramientas que pueden facilitar la comunicación en equipos remotos:

Charla: Slack, Google Hangouts

Gestión de proyectos: Trello, Jira, Asana

Web y videoconferencia: Google Hangouts, Zoom, Cisco Webex

Colaboración y creación de prototipos: Invision, Marvel, Adobe XD

Programación: Calendario, Doodle, Google Calendar

Otra herramienta que a menudo se pasa por alto es automatización del flujo de trabajo. Para que un equipo remoto funcione bien, hay que crear procesos bien definidos. La racionalización del flujo de trabajo de los empleados remotos reduce las tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Un Instituto de Investigación ADP El estudio muestra que el 81% de los empleados se sienten positivos sobre el uso de la tecnología para completar tareas y conectarse con sus compañeros.

Por ejemplo, incorporar un nuevo empleado remoto puede ser fácil cuando se tiene la plataforma BPM adecuada en su lugar. Utilizando aplicaciones de terceros como DocuSign o Amazon Textract, las organizaciones pueden extraer fácilmente la información de documentos escaneados como un pasaporte o un documento de identidad estatal para verificar la elegibilidad del empleado para trabajar. Este flujo de trabajo se puede gestionar fácilmente a través del correo electrónico u otras herramientas de comunicación como Slack.

2. Confianza

La confianza es primordial en cualquier relación. Cuando los empleados confían en sus gerentes y compañeros de trabajo y creen en el trabajo que están produciendo, la colaboración se produce de forma natural. Pero la confianza no es fácil de conseguir cuando la interacción cara a cara no existe. 

Para ganar confianza, las organizaciones necesitan establecer una declaración de misión, ya que los trabajadores no tradicionales valoran organizaciones impulsadas por la misión porque quieren sentir que su tiempo está siendo usado para algo impactante. Las organizaciones pueden demostrar su dedicación a una causa haciendo donaciones a la caridad, ofreciendo incentivos a los voluntarios o asociándose con organizaciones sin fines de lucro que compartan su misión.

Las organizaciones también deben fomentar la colaboración y la creación de equipos, teniendo equipos claramente definidos. Esto establece la expectativa de que las personas deben trabajar en tándem. Al no formar equipos, los empleados suelen quedar confundidos y no se sienten impulsados a trabajar. Es importante saber a dónde pertenecer y a quién reportar.

3. Productividad

En un entorno sin supervisión diaria, la baja productividad es un riesgo evidente. Por otro lado, algunos empleados pueden correr el riesgo de quemarse mientras trabajan a distancia debido a la falta de límites. 

La mejor manera de asegurarse de que todos hacen su trabajo es establecer expectativas claras para cada papel y tener chequeos regulares para medir el progreso. Las organizaciones deben tener una idea general de cuánto tiempo toma la tarea y cuánto está logrando cada persona semana. Las empresas también pueden llevar a cabo reuniones individuales regulares con cada miembro del equipo para no sólo responsabilizarlos de su trabajo, sino también para comprobar su carga de trabajo y si se necesita algún tipo de apoyo. 

Las organizaciones también pueden establecer reuniones diarias (scrums o huddles diarios) para fomentar la productividad, la transparencia y la colaboración también. Al tener un grupo informal que se registra diariamente, se lleva al equipo a la misma página y se hace responsable de sus tareas y proyectos. 

Envolviéndolo

Como todo lo relacionado con el trabajo, hay desafíos, pero cuando las organizaciones superen estos desafíos de administrar una fuerza laboral remota, cosecharán las recompensas de una fuerza laboral remota fuerte. Desarrollar un conjunto de expectativas, mantener una comunicación estrecha y tratar a los empleados remotos son los valiosos y altamente productivos miembros del equipo que son.