Die Telearbeit ist ein Beispiel für eine geschäftliche Veränderung, die auf verschiedenen Ebenen funktioniert. Sie dient den Bedürfnissen des einzelnen Mitarbeiters, sie bietet Unternehmen neue flexible und anpassungsfähige Möglichkeiten, sich in ihrem Ökosystem zu engagieren und wirtschaftlichen Wert zu schaffen, und in unserem aktuellen Klima dient sie der Allgemeinheit, indem sie die Bedürfnisse der öffentlichen Gesundheit erfüllt.
Aber die Zunahme der Fernarbeit ist nicht etwas völlig Neues. Dank des immer leichteren Zugangs zum Internet und der Umstellung von Unternehmen auf SaaS-basierte Anwendungen war es noch nie so einfach, aus der Ferne zu arbeiten. In der Tat haben Untersuchungen von FlexJobs und Global Workplace Analytics ergab, dass die Zahl der Menschen, die in den USA aus der Ferne arbeiten, stark gestiegen ist. Innerhalb eines Jahres, von 2016 bis 2017, stieg die Zahl der Fernarbeit um 7,9 %. In den letzten fünf Jahren wuchs sie um 44 % und in den letzten 10 Jahren um 91 %.
Die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne ermöglicht Arbeitgebern den Zugang zu einem riesigen Talentpool, der nicht an den Standort gebunden ist. Außerdem lassen sich so Kosten für die Unternehmensinfrastruktur sparen. Die Einführung einer Kultur der Telearbeit ist einfach, ihre erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen kann eine ziemliche Herausforderung sein.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Herausforderungen der Telearbeit meistern können und welche Tools für Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation geeignet sind.
Was ist ein Remote-Team?
Ein Remote-Team ist eine Gruppe von Fachleuten, die von verschiedenen physischen Standorten aus an einem einheitlichen Projekt arbeiten. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage, hilft die Telearbeit den Unternehmen, das Engagement und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu steigern, was wiederum dazu beiträgt, Spitzenkräfte zu halten. Die Umfrage ergab auch, dass Remote-Mitarbeiter weniger Stress empfinden und 30 % glauben, dass sie in kürzerer Zeit mehr erreichen können.
Verwaltung von Fernarbeitskräften
Die Vorteile der Telearbeit liegen auf der Hand, aber die Verwaltung eines Teleteams bringt auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Nachfolgend finden Sie die drei größten Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Arbeit im Außendienst konfrontiert sind.
1. Kommunikation
Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem Arbeitsplatz und besonders wichtig für diejenigen, die hauptsächlich per E-Mail, Chat oder Anruf kommunizieren. Um einen ungehinderten Fluss offener Kommunikation in der gesamten Struktur Ihres Unternehmens zu gewährleisten, müssen Sie die richtigen Mitarbeiter einstellen, eine kommunikative Kultur pflegen und die richtigen Werkzeuge für diese Aufgabe einsetzen.
Die Technologie macht Remote-Teams erst möglich. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Tools, die die Kommunikation in Remote-Teams erleichtern können:
Chatten: Slack, Google Hangouts
Projektverwaltung: Trello, Jira, Asana
Web- und Videokonferenzen: Google Hangouts, Zoom, Cisco Webex
Kollaboration und Prototyping: Invision, Marvel, Adobe XD
Terminplanung: Calendly, Doodle, Google Kalender
Ein weiteres Werkzeug, das oft übersehen wird, ist Automatisierung von Arbeitsabläufen. Um ein Remote-Team gut zu führen, müssen Sie gut definierte Prozesse schaffen. Durch die Straffung der Arbeitsabläufe von Remote-Mitarbeitern werden lästige und zeitraubende Aufgaben reduziert. Eine ADP-Forschungsinstitut zeigt, dass 81 Prozent der Mitarbeiter den Einsatz von Technologie zur Erledigung von Aufgaben und zur Kontaktaufnahme mit Kollegen als positiv empfinden.
So kann beispielsweise das Onboarding eines neuen Remote-Mitarbeiters einfach sein, wenn Sie die richtige BPM-Plattform im Einsatz haben. Mit Anwendungen von Drittanbietern wie DocuSign oder Amazon Textract können Unternehmen ganz einfach Informationen aus gescannten Dokumenten wie einem Reisepass oder einem Personalausweis extrahieren, um die Arbeitsberechtigung der Mitarbeiter zu überprüfen. Dieser Workflow kann einfach per E-Mail oder über andere Kommunikationstools wie Slack verwaltet werden.
2. Vertrauen
Vertrauen ist das A und O einer jeden Beziehung. Wenn die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten und Kollegen vertrauen und an die Arbeit glauben, die sie leisten, ist die Zusammenarbeit selbstverständlich. Aber Vertrauen ist nicht leicht zu gewinnen, wenn es keine persönliche Interaktion gibt.
Um Vertrauen zu gewinnen, müssen Organisationen ein Leitbild erstellen, da nicht-traditionelle Arbeitnehmer Folgendes schätzen aufgabenorientierte Organisationen weil sie das Gefühl haben wollen, dass ihre Zeit für etwas Sinnvolles verwendet wird. Unternehmen können ihr Engagement für eine Sache demonstrieren, indem sie für wohltätige Zwecke spenden, Anreize für Freiwillige schaffen oder Partnerschaften mit gemeinnützigen Organisationen eingehen, die ihren Auftrag teilen.
Organisationen müssen auch die Zusammenarbeit und Teambildung fördern, indem sie klar definierte Teams bilden. Dadurch wird die Erwartung geweckt, dass die Mitarbeiter miteinander zusammenarbeiten sollten. Wenn keine Teams gebildet werden, sind die Mitarbeiter oft verwirrt und nicht motiviert zu arbeiten. Es ist wichtig zu wissen, wo man hingehört und wem man unterstellt ist.
3. Produktivität
In einem Umfeld, in dem es keine alltägliche Aufsicht gibt, ist eine geringe Produktivität ein offensichtliches Risiko. Auf der anderen Seite besteht für einige Mitarbeiter bei der Fernarbeit aufgrund fehlender Grenzen die Gefahr eines Burnouts.
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass jeder seine Aufgabe erfüllt, besteht darin, klare Erwartungen für jede Rolle festzulegen und regelmäßige Kontrollen durchzuführen, um den Fortschritt zu messen. Unternehmen sollten eine allgemeine Vorstellung davon haben, wie lange Aufgaben dauern und wie viel jeder Einzelne Woche für Woche leistet. Unternehmen können auch regelmäßige Einzelgespräche mit jedem Teammitglied führen, um sie nicht nur für ihre Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen, sondern auch, um sich über ihre Arbeitsbelastung zu informieren und festzustellen, ob Unterstützung benötigt wird.
Unternehmen können auch tägliche Stand-ups (Daily Scrums oder Huddles) einrichten, um die Produktivität, Transparenz und Zusammenarbeit zu fördern. Durch ein tägliches informelles Gruppen-Check-in wird das Team auf die gleiche Seite gebracht und jeder ist für seine Aufgaben und Projekte verantwortlich.
Einpacken
Wie bei allem, was mit der Arbeit zu tun hat, gibt es Herausforderungen, aber wenn Unternehmen diese Herausforderungen bei der Verwaltung von Fernarbeitskräften meistern, werden sie die Früchte einer starken Fernarbeitskraft ernten. Entwickeln Sie eine Reihe von Erwartungen, halten Sie eine enge Kommunikation aufrecht und behandeln Sie Remote-Mitarbeiter als die wertvollen und äußerst produktiven Teammitglieder, die sie sind.
