La procédure de demande de modification est-elle aussi simple qu'elle devrait l'être ?

Rare est le projet qui va de l'idée à la mise en œuvre sans changements. La portée d'un projet peut augmenter ou diminuer, le budget peut changer, ou le calendrier peut être modifié, et tous ces éléments peuvent être perturbateurs s'ils ne sont pas traités de manière logique et méticuleuse. La soumission d'une demande de modification sera toujours perturbatrice dans une certaine mesure, mais la manière dont votre organisation gère le processus de demande de modification peut minimiser les perturbations et la bureaucratie. Comme le changement est inévitable dans toute organisation prospère, il est essentiel que le processus soit défini, rationalisé et gérable. Voici quelques réflexions sur la rationalisation du processus de demande de modification.

Demandes de modification standard et d'urgence
De nombreuses organisations choisissent de diviser les ordres de modification en deux catégories : standard et urgence. Une demande d'ordre de modification standard s'applique aux modifications de routine, à faible risque, qui ne nécessitent pas beaucoup de surveillance. Les ordres de modification d'urgence sont réservés aux modifications non courantes qui comportent un certain risque et nécessitent une surveillance afin de ne pas faire dérailler l'ensemble du projet.
Bien que vous espériez ne jamais avoir à utiliser le processus de demande d'ordre de modification d'urgence, il est sage que ce processus soit développé et que le personnel clé l'apprenne. Un ordre de modification d'urgence peut suivre une procédure accélérée tout en nécessitant d'autres étapes d'approbation en cours de route. Bien qu'il puisse sembler plus compliqué au départ d'avoir deux types de demandes d'ordre de modification, à long terme, il peut être plus efficace et efficient. Lorsqu'un ordre de modification d'urgence est lancé, les acteurs clés savent que les enjeux sont plus importants et peuvent réagir en conséquence.

L'électronique est la seule voie à suivre
Les demandes d'ordres de modification sur papier ont eu leur heure de gloire et ont donné des résultats admirables, mais tout s'accélère maintenant, et les demandes d'ordres de modification sur papier sont dépassées et insuffisantes pour les besoins actuels. Lorsqu'un processus de demande d'ordre de modification sur papier est rendu électronique, de nombreux soucis disparaissent, tels que les soucis liés aux formulaires perdus, illisibles ou mal acheminés. Un processus électronique de demande d'ordre de modification achemine automatiquement les formulaires remplis aux autorités compétentes et réduit les erreurs. Les formulaires électroniques peuvent être conçus de manière à n'accepter que certains types d'informations dans les champs du formulaire. Par exemple, si quelqu'un essayait de soumettre un formulaire avec du texte dans un champ qui nécessite des chiffres, le système pourrait exiger des corrections avant d'autoriser la soumission.

Les alertes automatisées permettent de suivre les demandes de modification
Pour les demandes d'ordre de modification sur papier, vous pouvez laisser un formulaire rempli sur le bureau de votre supérieur et espérer qu'il le verra bientôt. Vous pouvez même laisser un message vocal indiquant que le formulaire est là et qu'il faut agir. Mais avec les demandes d'ordre de modification électroniques, le processus peut être configuré de manière à informer automatiquement les personnes dont la saisie est requise. Une notification peut être envoyée par courrier électronique ou par texte, de sorte que les autorités d'approbation et les autres personnes dont la contribution est nécessaire sauront le moment où leur attention est requise. Les formulaires ne seront pas enfouis sous une pile de papier, et l'ensemble du processus d'ordre de modification reste sur la bonne voie et efficace.

Les processus de demande de modification doivent être personnalisés
Aucune autre organisation n'est comme la vôtre. Votre organisation a ses propres méthodes de travail, c'est pourquoi vos demandes de modification doivent être adaptées à vos flux de travail et non pas à vos méthodes de travail. Tenter d'intégrer un processus générique d'ordre de modification dans vos flux de travail organisationnels particuliers peut s'avérer très difficile et vous laisser avec un processus que personne n'aime beaucoup. Si vous envisagez d'améliorer votre processus d'ordre de modification pour le dématérialiser, vous devez le décomposer en étapes distinctes et déterminer lesquelles peuvent être automatisées. À partir de là, vous pouvez concevoir le flux de travail personnalisé que vous souhaitez rendre électronique.

Quand l'embauche d'un programmeur n'est pas prévue dans le budget
Vous souhaitez peut-être mettre en place une procédure de demande de modification électronique personnalisée, mais il n'est tout simplement pas pratique d'engager un programmeur (ou de retirer un de vos propres programmeurs d'un autre projet). Heureusement, les logiciels de flux de travail ont considérablement évolué et il existe des solutions qui permettent à des personnes non spécialisées de créer des formulaires personnalisés et de développer des flux de travail logiques sans avoir de connaissances en programmation. La technologie est disponible, avec des interfaces utilisateur remarquablement simples et intuitives, et vous pourriez bénéficier d'un retour sur investissement rapide et positif en l'utilisant pour rationaliser des choses comme votre processus de demande de modification.

Avec ProcessMaker, vous pouvez développer un processus de demande de changement rapide et logique, même si vous ne savez pas comment programmer. ProcessMaker est livré avec de nombreux outils et modèles personnalisables et est open source pour permettre une plus grande personnalisation. Mieux encore, vous pouvez tester gratuitement l'édition Enterprise de ProcessMaker ou télécharger l'édition Community de ProcessMaker. Il n'y a aucune raison que votre organisation ne puisse pas profiter des nombreux avantages des demandes de modification automatisées.