¿Es su proceso de solicitud de cambio tan simple como debería ser?

Raro es el proyecto que procede de la idea a la ejecución sin cambios. El alcance de un proyecto puede aumentar o disminuir, el presupuesto puede cambiar, o el calendario puede cambiar, y cualquiera de estos puede ser perjudicial si no se maneja de manera lógica y meticulosa. Presentar una solicitud de orden de cambio siempre será perturbador hasta cierto punto, pero la forma en que su organización maneje el proceso de solicitud de orden de cambio puede reducir al mínimo las perturbaciones y los trámites burocráticos. Dado que el cambio es inevitable en cualquier organización próspera, es esencial que el proceso sea definido, racionalizado y manejable. Aquí hay algunas ideas para racionalizar el proceso de solicitud de órdenes de cambio.

Solicitudes de cambio estándar y de emergencia
Muchas organizaciones optan por dividir las órdenes de cambio en dos categorías: estándar y de emergencia. Una orden de cambio estándar se aplica a cambios rutinarios y de bajo riesgo que no requieren mucha supervisión. Las órdenes de cambio de emergencia se reservan para los cambios no rutinarios que entrañan cierto riesgo y requieren supervisión para no descarrilar todo el proyecto.
Aunque se espera no tener que utilizar nunca el proceso de solicitud de cambio de emergencia, es conveniente que se desarrolle este proceso y que el personal clave lo aprenda. Una orden de cambio de emergencia puede seguir un procedimiento acelerado y requerir más pasos de aprobación a lo largo del camino. Aunque al principio pueda parecer más complicado tener dos tipos de solicitudes de órdenes de cambio, a largo plazo puede ser más eficiente y eficaz. Cuando se inicia una orden de cambio de emergencia, los actores clave saben que lo que está en juego es mayor y pueden responder en consecuencia.

La electrónica es la única forma de hacerlo
Los pedidos de cambio en papel tuvieron su día y se realizaron de manera admirable, pero ahora todo va más rápido, y los pedidos de cambio en papel son anticuados e insuficientes para las necesidades de hoy. Cuando un proceso de solicitud de cambio en papel se hace electrónico, desaparecen muchas preocupaciones, como la de los formularios perdidos, ilegibles o desviados. Un proceso de solicitud de orden de cambio electrónico dirige automáticamente los formularios completados a las autoridades de aprobación adecuadas y reduce los errores. Los formularios electrónicos pueden diseñarse para que sólo acepten ciertos tipos de información en los campos del formulario. Por ejemplo, si alguien tratara de presentar un formulario con texto en un campo que requiere números, el sistema podría exigir correcciones antes de permitir la presentación.

Las alertas automatizadas mantienen en orden las solicitudes de cambio de pedido
Con las solicitudes de cambio de papel, puede dejar un formulario completo en el escritorio de su supervisor y esperar que él o ella lo vea pronto. Incluso puede dejar un mensaje en el buzón de voz diciendo que el formulario está ahí y requiere una acción. Pero con las solicitudes de órdenes de cambio electrónicas, el proceso puede ser configurado para notificar automáticamente a las personas cuya entrada es requerida. Se puede enviar una notificación por correo electrónico o por texto, de manera que las autoridades de aprobación y otras personas cuya aportación es necesaria sabrán en qué momento es necesaria su atención. Los formularios no quedarán enterrados bajo una pila de papel, y todo el proceso de orden de cambio se mantiene en marcha y es eficiente.

Los procesos de solicitud de cambio de orden deben ser personalizados
Ninguna otra organización es como la suya. Su organización tiene sus propias formas de hacer negocios, y por lo tanto sus solicitudes de órdenes de cambio deben ser un trabajo personalizado con, y no en contra de sus flujos de trabajo. Tratar de introducir un proceso de orden de cambio genérico en los flujos de trabajo particulares de su organización puede estar lleno de desafíos y dejarle con un proceso que no le gusta mucho a nadie. Si está considerando la posibilidad de actualizar su proceso de órdenes de cambio para sacarlo del papel, debe dividirlo en pasos discretos y determinar cuáles pueden automatizarse. A partir de ahí puedes diseñar el flujo de trabajo personalizado que quieres hacer electrónico.

Cuando la contratación de un programador no está en el presupuesto
Tal vez te gustaría un proceso de solicitud de cambio electrónico elegante y personalizado, pero contratar a un programador (o sacar a uno de tus propios programadores de otro proyecto) simplemente no es práctico. Afortunadamente, el software de flujo de trabajo ha evolucionado considerablemente, y existen soluciones que permiten a personas no técnicas crear formularios personalizados y desarrollar flujos de trabajo lógicos sin tener conocimientos de programación. La tecnología está disponible, con interfaces de usuario que son notablemente sencillas e intuitivas, y usted podría experimentar un rápido y positivo retorno de la inversión utilizándola para agilizar cosas como su proceso de solicitud de cambio.

Con ProcessMaker puede desarrollar un proceso rápido y lógico de solicitud de cambio de orden, incluso si no sabe cómo programar. ProcessMaker viene con muchas herramientas y plantillas personalizables y es de código abierto para permitir una mayor personalización. Lo mejor de todo es que usted puede tomar el ProcessMaker Enterprise Edition para una prueba gratuita, o descargar la Community Edition de ProcessMaker. No hay razón para que su organización no pueda disfrutar de los muchos beneficios de las solicitudes de cambio automatizadas.