Ist Ihr Prozess für die Beantragung von Änderungsaufträgen so einfach, wie er sein sollte?

Änderungsauftragsanfrage

Nur selten kommt es vor, dass ein Projekt von der Idee bis zur Durchführung ohne Änderungen verläuft. Der Umfang eines Projekts kann sich vergrößern oder verkleinern, das Budget kann sich ändern, oder der Zeitplan kann sich ändern, und jede dieser Änderungen kann störend sein, wenn sie nicht logisch und sorgfältig gehandhabt wird. Die Einreichung eines Änderungsantrags wird immer zu einem gewissen Grad störend sein, aber die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen den Prozess der Änderungsanträge handhabt, kann Störungen und bürokratischen Aufwand minimieren. Da Änderungen in jedem florierenden Unternehmen unvermeidlich sind, ist es wichtig, dass der Prozess definiert, rationalisiert und verwaltbar ist. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen zur Rationalisierung des Antragsverfahrens für Änderungsaufträge.

Standard- und Notfall-Änderungsanträge
Viele Unternehmen unterteilen Änderungsaufträge in zwei Kategorien: Standard- und Notfallaufträge. Ein Standard-Änderungsauftrag gilt für routinemäßige Änderungen mit geringem Risiko, die nicht viel Aufsicht erfordern. Notfall-Änderungsaufträge sind für nicht routinemäßige Änderungen reserviert, die ein gewisses Risiko mit sich bringen und überwacht werden müssen, damit das gesamte Projekt nicht entgleist.
Auch wenn Sie hoffen, dass Sie das Verfahren zur Beantragung einer dringenden Änderung nie anwenden müssen, ist es ratsam, dieses Verfahren zu entwickeln und es den Mitarbeitern in Schlüsselpositionen zu vermitteln. Eine dringende Änderungsanforderung kann ein beschleunigtes Verfahren durchlaufen, das jedoch mehr Genehmigungsschritte auf dem Weg dorthin erfordert. Auch wenn es zunächst komplizierter erscheinen mag, zwei Arten von Änderungsaufträgen zu haben, kann es langfristig effizienter und effektiver sein. Wenn ein dringender Änderungsauftrag erteilt wird, wissen die Beteiligten, dass mehr auf dem Spiel steht, und können entsprechend reagieren.

Elektronisch ist der einzig richtige Weg
Änderungsanträge auf Papier hatten ihre besten Zeiten und haben sich bewährt, aber heute ist alles viel schneller geworden, und Änderungsanträge auf Papier sind veraltet und für die heutigen Anforderungen unzureichend. Wenn ein papiergestützter Änderungsauftragsprozess elektronisch abgewickelt wird, entfallen viele Sorgen, z. B. über verlorene, unleserliche oder falsch weitergeleitete Formulare. Ein elektronischer Prozess zur Beantragung von Änderungsaufträgen leitet die ausgefüllten Formulare automatisch an die zuständigen Genehmigungsbehörden weiter und reduziert die Fehlerquote. Elektronische Formulare können so gestaltet werden, dass nur bestimmte Arten von Informationen in Formularfeldern akzeptiert werden. Wenn zum Beispiel jemand versucht, ein Formular mit Text in einem Feld einzureichen, das Zahlen erfordert, kann das System Korrekturen verlangen, bevor es die Einreichung zulässt.

Automatisierte Warnmeldungen halten Änderungsaufträge auf Kurs
Bei Änderungsaufträgen auf Papier können Sie das ausgefüllte Formular auf dem Schreibtisch Ihres Vorgesetzten ablegen und hoffen, dass er es bald sieht. Vielleicht hinterlassen Sie sogar eine Sprachnachricht, dass das Formular da ist und bearbeitet werden muss. Bei elektronischen Änderungsanträgen kann der Prozess jedoch so eingerichtet werden, dass die Personen, deren Beiträge erforderlich sind, automatisch benachrichtigt werden. Eine Benachrichtigung kann per E-Mail oder SMS verschickt werden, so dass die Genehmigungsbehörden und andere Personen, deren Eingaben erforderlich sind, sofort wissen, dass ihre Aufmerksamkeit erforderlich ist. Die Formulare werden nicht unter einem Papierstapel begraben, und der gesamte Änderungsauftragsprozess bleibt auf Kurs und effizient.

Prozesse für Änderungsaufträge müssen individuell angepasst werden
Keine andere Organisation ist wie die Ihre. Ihr Unternehmen hat seine eigene Art, Geschäfte zu machen, und deshalb sollten Ihre Änderungsaufträge an Ihre Arbeitsabläufe angepasst werden und nicht gegen sie arbeiten. Der Versuch, einen allgemeinen Änderungsauftragsprozess in Ihre speziellen organisatorischen Arbeitsabläufe zu pressen, kann sich als schwierig erweisen und dazu führen, dass Sie einen Prozess haben, der niemandem besonders gefällt. Wenn Sie erwägen, Ihren Änderungsauftragsprozess zu aktualisieren, um ihn vom Papier zu lösen, müssen Sie ihn in einzelne Schritte aufteilen und bestimmen, welche davon automatisiert werden können. Von dort aus können Sie den individuellen Arbeitsablauf entwerfen, den Sie elektronisch gestalten möchten.

Wenn die Einstellung eines Programmierers nicht im Budget enthalten ist
Vielleicht hätten Sie gerne ein elegantes, individuelles elektronisches Verfahren für Änderungsaufträge, aber einen Programmierer einzustellen (oder einen Ihrer eigenen Programmierer von einem anderen Projekt abzuziehen) ist einfach nicht praktikabel. Glücklicherweise hat sich die Workflow-Software erheblich weiterentwickelt, und es gibt Lösungen, die es auch technisch nicht versierten Personen ermöglichen, individuelle Formulare zu erstellen und logische Arbeitsabläufe zu entwickeln, ohne über Programmierkenntnisse zu verfügen. Die Technologie ist verfügbar, die Benutzeroberflächen sind bemerkenswert einfach und intuitiv, und Sie könnten eine schnelle, positive Kapitalrendite erzielen, wenn Sie sie nutzen, um z. B. Ihren Prozess für Änderungsaufträge zu rationalisieren.

Mit ProcessMaker können Sie einen schnellen, logischen Prozess für Änderungsanträge entwickeln, auch wenn Sie keine Programmierkenntnisse haben. ProcessMaker wird mit vielen anpassbaren Tools und Vorlagen geliefert und ist Open Source, um weitere Anpassungen zu ermöglichen. Das Beste von allem ist, dass Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die Community Edition von ProcessMaker herunterladen können. Es gibt keinen Grund, warum Ihr Unternehmen nicht von den vielen Vorteilen automatisierter Änderungsanträge profitieren sollte.

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