Comment les universités peuvent gagner du temps sur la déclaration manuelle des dépenses

Les universités partagent de nombreux points communs avec les grandes entreprises, notamment en ce qui concerne la taille des départements, la diversité et les budgets étroitement contrôlés. À mesure que les universités se développent et que les dépenses augmentent, il peut être difficile de maintenir le contrôle des notes de frais. Il est aujourd'hui essentiel pour les écoles d'articuler et d'appliquer des politiques visant à contrôler les coûts tout en restant conformes. L'un des moyens de satisfaire à ces exigences est la gestion automatisée des dépenses.

Aujourd'hui, nous verrons comment les écoles peuvent réduire les coûts, gagner du temps et améliorer l'efficacité en éliminant la déclaration manuelle des dépenses.

Les pièges de la déclaration manuelle des dépenses

Les universités se heurtent à plusieurs obstacles en ce qui concerne la présentation, le traitement et le paiement des frais. Voici quelques exemples qui illustrent les tracas que la déclaration manuelle crée souvent dans l'enseignement supérieur

  • Processus à forte intensité de papier. Normalement, un processus de rapport manuel se déroule comme suit : conserver le reçu, créer une feuille de calcul Excel, saisir les données correctes du code du grand livre budgétaire, agrafer le reçu à une version imprimée de la feuille de calcul, puis l'envoyer par fax ou par courrier à un autre service pour approbation. Ce processus demande beaucoup de travail, est banal et représente un énorme gaspillage de temps et de ressources.
  • Migration et intégration difficiles. Tous les logiciels de dépenses automatisés ne sont pas créés de la même façon. Il est difficile de trouver une solution qui se connecte à des systèmes tiers, en particulier ceux qui sont adaptés au secteur de l'enseignement supérieur. L'adoption d'un une solution robuste pour les universités est la clé.
  • Erreurs de saisie des données. Les erreurs sont faciles à commettre, surtout en cas de saisie manuelle. Le fait d'entrer un mauvais numéro peut avoir d'énormes conséquences sur le bon grand livre général Code (GL) (codes financiers utilisés par l'Office de gestion financière à des fins réglementaires).
  • Remboursement différé des frais de voyage. L'impossibilité de créer facilement des postes de dépenses pendant les voyages retarde souvent la présentation et le remboursement des frais de voyage. Cela peut être particulièrement frustrant lorsque les chefs de département, le personnel ou les professeurs se déplacent pour des conférences, des travaux ou d'autres exigences professionnelles en dehors de leur campus d'origine.
  • Fraude. Ellucian Selon les rapports, la fraude est estimée à 2,8 milliards de dollars de pertes chaque année aux États-Unis. Les rapports manuels laissent des trous béants dans la sécurité, car le suivi des entrées manuelles est presque impossible.

Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi la déclaration manuelle est longue et coûteuse. Heureusement, il existe des solutions à ce problème.

Les avantages de l'automatisation

L'automatisation de toute tâche subalterne va être un grand soulagement pour toute organisation. Pour les écoles - qui s'appuient généralement sur de nombreuses solutions papier et patrimoniales qui ne se parlent pas - cela ne pourrait être plus éloigné de la vérité. Qui ne souhaite pas une efficacité accrue ?

Si vous voulez être plus convaincant, voici quatre grands avantages à l'automatisation de votre système de gestion des dépenses :

1. 1. Réduction des coûts. Les notes de frais manuelles nécessitent beaucoup de mains, d'yeux et de temps. Tous ces éléments s'additionnent en termes de coûts. Grâce à l'automatisation des notes de frais, les coûts et le temps consacrés par le personnel à la saisie et à l'envoi des rapports sont considérablement réduits.
2. Gain de temps. Il faut du temps pour suivre et organiser les reçus, établir la note de frais, l'envoyer à un responsable, la faire approuver, attendre les remboursements, puis tout recommencer. Grâce à l'automatisation des notes de frais, tout est mis à jour et envoyé en temps réel, ce qui accélère considérablement le processus d'approbation
.
3. Une accessibilité plus facile. Le monde est numérique et les solutions d'entreprise modernes le sont aussi. Pour votre école, le passage au numérique signifie que tout est rapidement et facilement accessible au bout des doigts. L'automatisation des notes de frais permet à votre personnel d'accéder aux reçus et de suivre les dépenses partout et à tout moment.
4. Des rapports sans erreur. Essayer de ne pas faire d'erreurs lors de la saisie des données est un véritable casse-tête. Lorsque des erreurs sont commises, un processus manuel vous oblige généralement à attendre le mois suivant pour soumettre votre note de frais corrigée. Avec l'automatisation, ce processus est réduit à quelques minutes.

Risquer la crédibilité, le statut juridique ou la sécurité de votre école n'en vaut tout simplement pas la peine. En intégrant une suite logicielle qui comprend un système moderne de gestion des dépenses, vous pouvez récolter les fruits de l'automatisation.

Bonnes pratiques pour la gestion des dépenses

Les établissements d'enseignement supérieur doivent également tenir compte de leur situation particulière en ce qui concerne le financement et la conformité. Une meilleure compréhension des dates de début et de fin des projets peut aider à préparer les budgets en conséquence, en fonction du temps et de la nécessité de lancer des transitions ou de nouveaux projets. Il est également essentiel d'améliorer le processus d'approbation de la gestion des dépenses. Cela peut être facilement réalisé avec Logiciel d'automatisation des flux de travail pour maîtriser la gestion des processus de votre université.

Pour l'enseignement supérieur, les retards ou les erreurs au cours des processus peuvent être coûteux et désastreux pour le personnel et le corps enseignant. Lorsqu'il s'agit d'argent, il est essentiel d'adopter une plate-forme d'automatisation pour faciliter le processus de déclaration. La gestion automatisée des dépenses ne peut qu'améliorer la coordination entre les personnes et les départements d'une université.

Lorsque vous choisissez un système de rapport automatisé à intégrer dans votre suite logicielle, il est important de garder à l'esprit les considérations suivantes. Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous choisissez un mobile Cette plateforme vous aide à soumettre vos dépenses en cours de route. Vous voulez aussi une interface utilisateur conviviale, comme une glisser-déposer vous permet de traiter les informations sans codage. Il va sans dire que cette interface et les tableaux de bord associés à vos données doivent être intuitifs et faciles à lire. Enfin, un outil qui vous aide à orchestrer des workflows est un énorme avantage. Vous commencerez vraiment à faire passer l'organisation à la vitesse supérieure en choisissant une plateforme de gestion des processus d'entreprise (BPM).

Une fois que votre établissement a une meilleure compréhension des indemnités journalières et des besoins des employés, des dates de voyage et de la manière dont les processus fonctionnent ensemble, vous pouvez reprendre le contrôle de votre budget. En étant proactif dans la gestion financière et en utilisant la technologie à votre avantage, la gestion des dépenses devient assez simple. Comme on dit : "Travaillez plus intelligemment, pas plus dur".

Prêt à transformer votre université en numérique ? Notre solution logicielle d'entreprise est spécialisée dans la fourniture de solutions qui favorisent l'efficacité opérationnelle, en connectant vos systèmes actuels sur une seule plate-forme. Pour en savoir plus sur notre solution robuste de gestion des flux de travail à faible code, consultez le site www.processmaker.com.

À propos de ProcessMaker

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.

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