Cómo las universidades pueden ahorrar tiempo en el informe de gastos manuales

Las universidades comparten muchos de los mismos atributos que las empresas más grandes, especialmente en el tamaño de los departamentos, la diversidad y los presupuestos estrechamente controlados. A medida que las universidades crecen y los gastos aumentan, mantener el control de los informes de gastos puede ser un desafío. Articular y hacer cumplir las políticas para controlar los costos mientras se mantiene el cumplimiento es crítico para las escuelas hoy en día. Una forma de cumplir estos requisitos es la administración automatizada de los gastos.

Hoy cubriremos cómo las escuelas pueden reducir los costos, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia eliminando el reporte manual de gastos.

Los peligros de la declaración manual de gastos

Las universidades tienen varios obstáculos en lo que respecta a la presentación, tramitación y pago de los gastos. Hay algunos ejemplos que ilustran la molestia que la presentación manual de informes suele crear en la enseñanza superior, entre ellos los siguientes:

• Procesos intensivos en papel. Normalmente, un proceso manual de información va algo así: mantener el recibo, crear una hoja de cálculo de Excel, introducir los datos correctos del código del libro mayor del presupuesto, grapar el recibo a una versión impresa de la hoja de cálculo, y luego enviarla por fax o por correo a otro departamento para su aprobación. Este proceso es laborioso, mundano y una enorme pérdida de tiempo y recursos.
• Migración e integración difíciles. No todos los programas de gastos automatizados son creados de la misma manera. Es difícil encontrar una solución que se conecte a través de sistemas de terceros, especialmente los adaptados al sector de la educación superior. La adopción de un solución robusta para las universidades es la clave.
• Errores de entrada de datos. Los errores son fáciles de cometer, especialmente con la entrada manual. Introducir un número erróneo puede tener enormes implicaciones contra el correcto libro mayor general (GL) (códigos financieros utilizados por la Oficina de Gestión Financiera con fines de regulación).
• Retraso en el reembolso de los gastos de viaje. La imposibilidad de crear fácilmente artículos de gastos durante los viajes suele retrasar la presentación y el reembolso de los gastos de viaje. Esto puede ser especialmente frustrante cuando los jefes de departamento, el personal o los profesores viajan para dar conferencias, trabajar o cumplir otros requisitos en el trabajo fuera de sus campus de origen.
• Fraude. Ellucian informa que se estima que el fraude crea 2.800 millones de dólares en pérdidas cada año en los EE.UU. Los informes manuales dejan vacíos en la seguridad, ya que el seguimiento de la entrada manual es casi imposible.

No es difícil ver por qué los informes manuales son largos y costosos. Por suerte, hay soluciones para eso.

Los beneficios de la automatización

La automatización de cualquier tarea menor va a ser un gran alivio para cualquier organización. Para las escuelas, que normalmente dependen de un montón de papel y soluciones de legado que no se comunican entre sí, esto no podría estar más lejos de la verdad. ¿Quién no quiere una mayor eficiencia?

Si necesitas más convicción, aquí tienes cuatro grandes ventajas para automatizar tu sistema de gestión de gastos:

1. Bajar los costos. Los informes de gastos manuales requieren muchas manos, ojos y mucho tiempo. Todas estas cosas se suman en términos de costo. Con la automatización de los informes de gastos, el costo y el tiempo se reducen significativamente para el personal que introduce y envía los informes.
2. Ahorro de tiempo. Lleva tiempo rastrear y organizar los recibos, hacer el informe de gastos, enviar el informe de gastos a un gerente, conseguir que el informe sea aprobado, esperar los reembolsos, y luego hacerlo todo de nuevo. Con el informe de gastos automatizado, todo se actualiza y se envía en tiempo real, lo que hace que el proceso de aprobación sea mucho más rápido
. 3. Accesibilidad más fácil. El mundo es digital y también lo son las soluciones empresariales modernas. Para tu escuela, pasar a digital significa que todo está rápida y fácilmente disponible al alcance de tu mano. El informe de gastos automatizado permite a su personal acceder a los recibos y realizar un seguimiento de los gastos en cualquier lugar y en cualquier momento.
4. Informes sin errores. Intentar no cometer ningún error al introducir los datos es un dolor. Cuando se cometen errores, un proceso manual suele requerir que se espere hasta el mes siguiente para presentar el informe de gastos corregido. Con la automatización, ese proceso se reduce a minutos.

Arriesgar la credibilidad, el estatus legal o la seguridad de tu escuela simplemente no vale la pena. Al integrar un paquete de software que incluye un moderno sistema de administración de gastos, puede cosechar las recompensas asociadas con la automatización.

Mejores prácticas para la gestión de los gastos

Las instituciones de educación superior también deben abordar sus circunstancias únicas en cuanto a la financiación y el cumplimiento. Una mayor comprensión de las fechas de inicio y finalización de los proyectos puede ayudar a preparar presupuestos en consecuencia basados en el tiempo y deben ser exigidos para iniciar transiciones o nuevos proyectos. También es fundamental mejorar el proceso de aprobación de la gestión de los gastos. Esto puede lograrse fácilmente con software de automatización del flujo de trabajo para tener la gestión de procesos de su universidad bajo control.

Para la educación superior, los retrasos o errores durante los procesos pueden ser costosos y desastrosos para el personal y la facultad. Cuando hay dinero de por medio, es fundamental adoptar una plataforma de automatización para facilitar el proceso de presentación de informes. La gestión automatizada de los gastos sólo puede mejorar la coordinación entre las personas y los departamentos de una universidad.

Al elegir un sistema de informes automatizados para integrarlo en su paquete de software, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones. En primer lugar, debes asegurarte de que estás eligiendo un móvil plataforma; esto te ayuda a presentar los gastos sobre la marcha. También quieres uno con una interfaz de usuario visualmente amigable, como una arrastrar y soltar permite procesar la información sin codificar. No hace falta decir que esta interfaz y los cuadros de mando asociados a sus datos deben ser intuitivos y fáciles de leer. Finalmente, una herramienta que te ayuda a orquestar la dinámica flujos de trabajo es una gran ventaja. Realmente comenzarás a poner a la organización en marcha al elegir una plataforma de gestión de procesos de negocios (BPM).

Una vez que su escuela tenga un mejor entendimiento de los requerimientos de viáticos y empleados, las fechas de viaje y cómo los procesos funcionan juntos, podrá recuperar el control de su presupuesto. Siendo proactivo en la gestión financiera y usando la tecnología a su favor, la gestión de los gastos se vuelve bastante simple. Como dicen, "Trabaje más inteligentemente, no más duro".

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Acerca de ProcessMaker

ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.