Comment sortir du pétrin des feuilles de temps pour la maternelle à la 12e année

Le processus de paie dans un établissement d'enseignement ou de la maternelle à la 12e année est tout sauf simple. La plupart des systèmes scolaires doivent traiter les feuilles de temps du personnel exonéré et non exonéré, du personnel temporaire et de différents types de personnel de soutien, souvent selon un calendrier différent du calendrier habituel de l'entreprise en raison de l'année scolaire, des jours de service et des vacances scolaires.

Les feuilles de présence sur papier ont peut-être servi correctement lorsqu'il n'y avait pas d'alternative, mais elles étaient pleines d'inexactitudes, de corrections et de goulots d'étranglement. Il n'est plus nécessaire qu'il en soit ainsi grâce à des solutions logicielles de gestion des flux de travail abordables qui permettent aux systèmes scolaires de créer des feuilles de présence et des processus rapides, précis et faciles à utiliser pour le personnel et la paie.
Les règles de rémunération des systèmes scolaires peuvent être remarquablement compliquées
Un district scolaire typique peut avoir de nombreuses règles de rémunération qui doivent être appliquées avec précision et cohérence. Certains employés à temps plein peuvent travailler 300 jours par an, tandis que les travailleurs à temps partiel peuvent travailler 180 jours par an pour un nombre d'heures variable. Les enseignants, qui peuvent travailler 200 jours par an, peuvent être rémunérés sur une période de 12 mois. Essayer de s'occuper manuellement des feuilles de temps dans un environnement aussi complexe peut prendre énormément de temps, en particulier lorsque l'identification et la correction des erreurs doivent être faites manuellement. Les feuilles de temps automatisées peuvent faire toute la différence.
Avec les feuilles de temps automatisées, les erreurs sont plus faciles à repérer
Non seulement les feuilles de temps automatisées font gagner du temps à l'ensemble du personnel, mais elles ne se perdent pas, ne deviennent pas illisibles lorsque quelque chose est renversé ou n'entraînent pas d'erreurs d'inattention. Les logiciels de gestion des flux de travail personnalisables permettent aux établissements scolaires de créer des portails en libre-service pour les employés, qui leur permettent de saisir les données de leurs feuilles de temps en étant assurés que toutes les règles de rémunération (y compris les règles relatives aux heures supplémentaires) sont correctement appliquées et que les données sont entrées dans le système avec précision. De plus, si une erreur est suspectée, le flux de travail automatisé pour les feuilles de temps peut être retracé pour déterminer exactement ce qui s'est mal passé et quand, de sorte que les erreurs sont beaucoup plus faciles et plus rapides à corriger.

Ajouter la mobilité pour rendre le chronométrage encore plus pratique
Grâce aux flux de travail automatisés pour les feuilles de temps, vos enseignants peuvent se connecter à partir des ordinateurs de leur classe, mais qu'en est-il des chauffeurs de bus, des employés de la cafétéria et autres ? Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des flux de travail qui intègre la mobilité, ces travailleurs peuvent facilement enregistrer leur temps à l'aide d'une application mobile, et être sûrs que leur paie est calculée correctement et à temps. La mobilité peut également faciliter la tâche des enseignants qui doivent enregistrer leur temps pendant qu'ils travaillent, mais pas dans leur classe (comme lorsqu'ils chaperonnent un événement en dehors des heures de cours). Grâce à une solution mobile conviviale pour remplir, saisir et traiter les feuilles de présence, les employés bénéficient d'un confort nettement accru pour le suivi de leurs heures.
Libérez les employés de la saisie manuelle des données

Les feuilles de temps sur papier exigeaient que le personnel chargé de la paie saisisse manuellement les informations relatives aux heures et aux présences, et même le personnel le plus dévoué et le plus consciencieux faisait parfois des erreurs. De plus, il y avait l'incertitude associée aux informations de temps manuscrites, compliquée par les multiples règles de paie. Un logiciel de gestion automatisée des flux de travail qui supprime les feuilles de temps sur papier peut extraire les informations saisies par les employés directement dans le logiciel de paie, de sorte que les erreurs de transcription ne posent plus de problème. Les employés peuvent vérifier leurs feuilles de temps et leur paie à tout moment, et grâce à un taux d'erreur plus faible, les employés chargés de la paie peuvent répondre plus rapidement aux questions relatives au pointage.
Faire travailler l'argent du district scolaire aussi dur que possible
Les systèmes scolaires subissent une pression constante pour dépenser leurs ressources de manière judicieuse, et les erreurs de paie dues à des feuilles de temps lourdes, lentes et imprimées sur papier font perdre un temps et des ressources précieux. Les feuilles de temps automatisées ne sont plus réservées aux districts scolaires disposant de gros budgets, car les logiciels de gestion des flux de travail sont plus disponibles et plus abordables que jamais. Plus important encore, les logiciels de gestion des flux de travail actuels permettent aux utilisateurs finaux de créer des flux de travail personnalisés sans avoir à savoir comment les programmer, de sorte que la conception du flux de travail parfait pour traiter les feuilles de temps - même lorsqu'un certain nombre de règles de rémunération s'appliquent - est à la portée de l'utilisateur non technique.
ProcessMaker est un logiciel d'automatisation des flux de travail à code source ouvert qui met la puissance des flux de travail personnalisés entre les mains des utilisateurs. Il n'est pas nécessaire de savoir programmer, et le logiciel est fourni avec une gamme de modèles pré-établis qui peuvent être utilisés et personnalisés pour les utilisateurs qui ne veulent pas repartir de zéro. Il existe également une communauté d'utilisateurs actifs qui partagent des solutions et des conseils pour tous les flux de travail automatisés imaginables. Mieux encore, vous pouvez essayer gratuitement la ProcessMaker Enterprise Edition, ou télécharger gratuitement la ProcessMaker Community Edition. Faites travailler l'argent de votre système scolaire aussi dur que votre personnel. Une excellente façon de commencer est de révolutionner les feuilles de temps grâce à des flux de travail automatisés.