Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einer Bildungs- oder K-12-Einrichtung ist alles andere als einfach. Die meisten Schulsysteme müssen Stundenzettel für freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeiter, Zeitarbeitskräfte und eine Reihe verschiedener Arten von Hilfskräften bearbeiten, und zwar häufig nach einem Zeitplan, der sich aufgrund des Schuljahres, der Fortbildungstage und der Schulferien vom typischen Geschäftsplan unterscheidet.
Als es noch keine Alternative gab, waren Zeiterfassungsbögen in Papierform vielleicht ausreichend, aber sie waren mit Ungenauigkeiten, Korrekturen und Engpässen behaftet. Dank erschwinglicher Workflow-Softwarelösungen, die es Schulsystemen ermöglichen, Zeiterfassungsbögen und Prozesse zu erstellen, die schnell, genau und für Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung einfach zu handhaben sind, muss das nicht mehr so sein.
Die Gehaltsregeln eines Schulsystems können erstaunlich kompliziert sein
Ein typischer Schulbezirk kann zahlreiche Gehaltsregeln haben, die genau und einheitlich angewendet werden müssen. Einige Vollzeitbeschäftigte arbeiten vielleicht 300 Tage im Jahr, während Teilzeitbeschäftigte 180 Tage im Jahr für eine unterschiedliche Anzahl von Stunden arbeiten können. Lehrer, die vielleicht 200 Tage im Jahr arbeiten, können über 12 Monate hinweg bezahlt werden. Die manuelle Bearbeitung von Stundenzetteln in einem derart komplexen Umfeld kann sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Fehler manuell erkannt und korrigiert werden müssen. Automatisierte Zeiterfassungsbögen können hier einen großen Unterschied machen.
Mit automatisierten Zeiterfassungsbögen sind Fehler leichter zu erkennen
Automatisierte Zeiterfassungsbögen sparen nicht nur Zeit für alle Mitarbeiter, sie gehen auch nicht verloren, werden nicht unleserlich, wenn etwas verschüttet wird, oder führen zu Flüchtigkeitsfehlern. Mit anpassbarer Workflow-Software können Schulsysteme Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter einrichten, in die sie ihre Stundenzetteldaten eingeben können, wobei sie sich darauf verlassen können, dass alle Gehaltsregeln (einschließlich der Überstundenregeln) ordnungsgemäß umgesetzt werden und die Daten korrekt in das System eingegeben werden. Und wenn ein Fehler vermutet wird, kann der automatisierte Workflow für Stundenzettel zurückverfolgt werden, um genau festzustellen, was wann falsch gelaufen ist, so dass Fehler viel einfacher und schneller korrigiert werden können.
Mehr Mobilität für eine noch bequemere Zeiterfassung
Mit automatisierten Workflows für Zeiterfassungsbögen können sich Ihre Lehrer von ihren Computern in den Klassenzimmern aus anmelden, aber was ist mit Busfahrern, Cafeteria-Mitarbeitern und anderen? Wenn Sie sich für eine Workflow-Software entscheiden, die Mobilität bietet, können diese Mitarbeiter ihre Zeiten ganz einfach über eine mobile App erfassen und sicher sein, dass ihre Gehaltsabrechnung korrekt und pünktlich berechnet wird. Mobilität kann auch die Arbeit von Lehrkräften erleichtern, die ihre Zeit erfassen müssen, während sie arbeiten, aber nicht in ihrem Klassenzimmer sind (z. B. wenn sie eine Veranstaltung außerhalb der Schulzeit betreuen). Mit einer mobilfreundlichen Lösung für das Ausfüllen, Eingeben und Verarbeiten von Stundenzetteln wird es für die Mitarbeiter wesentlich einfacher, den Überblick über ihre Stunden zu behalten.
Befreien Sie Lohnbuchhalter von der manuellen Dateneingabe
Bei den Stundenzetteln auf Papier mussten die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung die Zeit- und Anwesenheitsdaten manuell eingeben, und selbst den engagiertesten und gewissenhaftesten Mitarbeitern unterliefen gelegentlich Fehler. Hinzu kam die Ungewissheit, die mit handschriftlichen Zeitangaben verbunden war, die durch verschiedene Lohnregeln erschwert wurden. Mit einer automatisierten Workflow-Software, die die Zeiterfassungsbögen in Papierform überflüssig macht, können die von den Mitarbeitern eingegebenen Informationen direkt in die Gehaltsabrechnungssoftware übernommen werden, so dass Übertragungsfehler kein Thema mehr sind. Die Mitarbeiter können ihre Zeiterfassungsbögen jederzeit einsehen und ihren Lohn überprüfen, und aufgrund der geringeren Fehlerquote können die Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung Fragen zur Zeiterfassung schneller nachgehen.
Lassen Sie die Gelder des Schulbezirks so hart wie möglich arbeiten
Schulsysteme stehen unter dem ständigen Druck, ihre Ressourcen sinnvoll einzusetzen, und Fehler bei der Gehaltsabrechnung aufgrund umständlicher, langsamer, papierbasierter Zeiterfassungsbögen verschwenden wertvolle Zeit und Ressourcen. Automatisierte Zeiterfassungssysteme sind nicht mehr nur Schulbezirken mit großen Budgets vorbehalten, denn Workflow-Software ist heute verfügbarer und erschwinglicher denn je. Noch wichtiger ist, dass die heutige Workflow-Software es den Endbenutzern ermöglicht, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, ohne dass sie über Programmierkenntnisse verfügen müssen, so dass der Entwurf des perfekten Workflows für die Bearbeitung von Stundenzetteln - selbst wenn eine Reihe von Gehaltsregeln gelten - auch für den technisch nicht versierten Benutzer möglich ist.
ProcessMaker ist eine Open-Source-Software für die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die den Benutzern die Möglichkeit gibt, eigene Arbeitsabläufe zu erstellen. Man muss keine Programmierkenntnisse haben, und die Software wird mit einer Reihe von vorgefertigten Vorlagen geliefert, die verwendet und angepasst werden können, wenn man nicht bei Null anfangen möchte. Außerdem gibt es eine aktive Benutzergemeinschaft, die Lösungen und Tipps für jeden erdenklichen automatisierten Arbeitsablauf austauscht. Noch besser: Sie können die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos ausprobieren oder die ProcessMaker Community Edition kostenlos herunterladen. Lassen Sie Ihr Geld für das Schulsystem genauso hart arbeiten wie Ihr Personal. Eine gute Möglichkeit, damit anzufangen, ist die Revolutionierung von Stundenzetteln durch automatisierte Arbeitsabläufe.
