Cómo quitarle el fastidio a las hojas de tiempo para K-12
El proceso de pago de la nómina en una institución educativa o K-12 es cualquier cosa menos simple. La mayoría de los sistemas escolares deben procesar hojas de horarios para el personal exento y no exento, el personal temporal y varios tipos diferentes de personal de apoyo, a menudo en un horario que es diferente del horario comercial típico debido al año escolar, los días de servicio y los recesos escolares.
Las hojas de asistencia en papel pueden haber servido adecuadamente cuando no había otra alternativa, pero estaban plagadas de inexactitudes, correcciones y atascos. Ya no tiene por qué ser así debido a las soluciones de software de flujo de trabajo asequibles que permiten a los sistemas escolares crear hojas de asistencia y procesos que son rápidos, precisos y fáciles de utilizar para los miembros del personal y la nómina.
Las reglas de pago del sistema escolar pueden ser notablemente complicadas
Un típico distrito escolar puede tener numerosas reglas de pago que deben ser aplicadas de manera precisa y consistente. Algunos empleados a tiempo completo pueden trabajar 300 días al año, mientras que los trabajadores a tiempo parcial pueden trabajar 180 días al año por un número variable de horas. Los maestros, que pueden trabajar 200 días al año, pueden ser pagados en el transcurso de 12 meses. Tratar de ocuparse manualmente de las hojas de asistencia en un entorno tan complejo puede llevar muchísimo tiempo, sobre todo cuando la identificación y corrección de los errores debe hacerse manualmente. Las hojas de asistencia automatizadas pueden marcar una diferencia muy positiva.
Con las hojas de asistencia automatizadas, es más fácil detectar los errores
Las hojas de asistencia automatizadas no sólo ahorran tiempo a todo el personal, sino que además no se perderán, no se harán ilegibles cuando se derrame algo, ni darán lugar a errores por descuido. El software de flujo de trabajo personalizable permite a los sistemas escolares crear portales de autoservicio para los empleados que les permiten introducir los datos de sus hojas de asistencia con la seguridad de que todas las reglas de pago (incluidas las de las horas extraordinarias) se están aplicando correctamente y que los datos se introducen en el sistema con precisión. Es más, si se sospecha un error, el flujo de trabajo automatizado de las hojas de asistencia puede rastrearse hacia atrás para determinar exactamente qué fue lo que falló y cuándo, de modo que los errores son mucho más fáciles y rápidos de corregir.
Añadir la movilidad para hacer el cronometraje aún más conveniente
Con los flujos de trabajo automatizados para las hojas de asistencia, sus profesores pueden iniciar sesión desde los ordenadores de sus clases, pero ¿qué pasa con los conductores de autobuses, los trabajadores de la cafetería y otros? Cuando se selecciona un software de flujo de trabajo que incorpora la movilidad, estos trabajadores pueden registrar fácilmente su tiempo utilizando una aplicación móvil, y estar seguros de que su nómina se calcula correctamente y a tiempo. La movilidad también puede facilitar las cosas a los profesores que deben registrar el tiempo mientras están trabajando, pero no en su aula (por ejemplo, mientras acompañan un evento fuera del horario escolar). Con una solución fácil de usar para completar, introducir y procesar las hojas de asistencia, los empleados experimentan una comodidad significativamente mayor para llevar un registro de sus horas.
Libere a los empleados de nómina de la entrada manual de datos
Las hojas de asistencia en papel requerían que el personal de la nómina introdujera manualmente la información de tiempo y asistencia, e incluso el personal más dedicado y concienzudo cometía el error ocasional. Además, existía la incertidumbre asociada a la información de tiempo escrita a mano, complicada por las múltiples reglas de pago. El software de flujo de trabajo automatizado que elimina las hojas de asistencia en papel puede extraer la información introducida por los empleados directamente en el software de nómina, por lo que los errores de transcripción ya no son un problema. Los empleados pueden revisar sus hojas de tiempo y verificar su pago en cualquier momento, y debido a las menores tasas de error, los empleados de nómina pueden hacer un seguimiento de las preguntas sobre el control del tiempo con mayor rapidez.
Hacer que los dólares del distrito escolar trabajen lo más duro posible
Los sistemas escolares se enfrentan a una presión constante para que gasten sus recursos de manera prudente, y los errores en la nómina de sueldos debidos a las hojas de presencia engorrosas, lentas y en papel, hacen que se pierda un tiempo y unos recursos preciosos. Las hojas de asistencia automatizadas ya no están reservadas a los distritos escolares con grandes presupuestos porque el software de flujo de trabajo está más disponible y asequible que nunca. Lo que es más importante, el software de flujo de trabajo actual permite a los usuarios finales crear flujos de trabajo personalizados sin tener que saber programar, por lo que el diseño del flujo de trabajo perfecto para manejar las hojas de asistencia -incluso cuando se aplican varias reglas de pago- está dentro de las capacidades del usuario no técnico.
ProcessMaker es un software de código abierto para la automatización de flujos de trabajo que pone el poder de los flujos de trabajo personalizados en manos de los usuarios. No es necesario saber programar, y el software viene con una gama de plantillas pre-construidas que pueden ser utilizadas y personalizadas para los usuarios que no quieren empezar de cero. También hay una activa comunidad de usuarios para compartir soluciones y consejos para cada flujo de trabajo automatizado imaginable. Mejor aún, puede probar gratuitamente el ProcessMaker Enterprise Edition, o descargar gratuitamente el ProcessMaker Community Edition. Haga que los dólares del sistema escolar trabajen tan duro como lo hace su personal. Una gran manera de empezar es revolucionando las hojas de tiempo a través de los flujos de trabajo automatizados.
