Un congé est généralement un congé qui dure plus de deux semaines. Il peut comprendre des congés payés et non payés. Souvent, une demande de congé est faite par une personne dont le temps de congé payé a été épuisé et qui a besoin de prendre un congé pour des raisons militaires, médicales, personnelles ou éducatives.
La demande d'autorisation d'absence faite en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA) peut nécessiter des documents autres que ceux d'une demande d'autorisation d'absence typique. Ces exigences supplémentaires peuvent être intégrées dans un processus de branche, ou la demande de congé FMLA entière peut être faite dans un processus séparé, en fonction des besoins de l'organisation.
Un processus de demande de congé doit être conçu de manière à ce que les demandes puissent être faites rapidement, que les congés payés disponibles puissent être évalués et comparés au nombre de jours de la demande de congé, et que les approbations puissent être accordées rapidement. L'interface du processus de demande de congé avec d'autres systèmes de ressources humaines facilite le suivi des congés payés et non payés dans toute l'organisation. Il existe de nombreuses façons de simplifier le processus de demande de congé.
Simplifier en éliminant le papier du processus
La mesure la plus importante que la plupart des organisations peuvent prendre pour améliorer l'efficacité des demandes de congé est de rendre le processus sans papier. Non seulement cela permet d'économiser sur les coûts d'impression, de classement et de stockage, mais cela élimine le problème des formulaires perdus ou endommagés. En outre, les demandes électroniques évitent des problèmes tels que l'écriture illisible, et les formulaires peuvent être conçus de manière à n'accepter que les informations dans le format approprié. Cela permettrait, par exemple, d'éviter l'erreur de quelqu'un qui tenterait de saisir un texte dans un espace vide où se trouve un numéro de téléphone. Enfin, un processus électronique de demande de congé peut automatiquement soumettre les formulaires remplis aux destinataires appropriés.
Les notifications par courrier électronique permettent l'approbation des superviseurs travaillant à distance
Les demandes d'autorisation d'absence peuvent être conçues de manière à ce que, lorsqu'une action d'un agent ordonnateur est requise, celui-ci en soit automatiquement informé par courrier électronique. Elles peuvent également être conçues de manière à ce que le fonctionnaire responsable puisse approuver ou refuser une demande en répondant à ce courrier électronique, ce qui permet de gagner un temps considérable lorsqu'un fonctionnaire responsable voyage, travaille à distance ou télétravaille. Il n'est plus nécessaire d'attendre qu'un superviseur revienne d'une conférence pour approuver manuellement un document qui attend sur son bureau. Des notifications par courrier électronique peuvent également être envoyées automatiquement à quiconque fait une demande de congé une fois que le congé a été approuvé ou refusé.
Fin du congé
La procédure de demande de congé ne prend pas fin lorsque l'employé part en congé. Ce qui se passe à la fin du congé est également important. Si un employé décide de ne pas reprendre le travail à l'issue du congé, le processus peut déclencher une autre procédure, comme le traitement des départs. Lorsqu'un salarié revient après un congé, son retour doit être documenté et le nombre de jours de congés payés utilisés par rapport au nombre de jours demandés doit être rapproché. Une fois ces détails confirmés, l'employé peut être réintégré et tout autre processus de retour au travail (comme la réémission d'une pièce d'identité ou de clés) peut être automatiquement déclenché.
Les processus électroniques réduisent le risque d'erreur
L'informatisation du processus de demande de congé peut réduire de manière significative les erreurs concernant l'utilisation des congés payés et la garantie que toutes les étapes nécessaires ont été accomplies. Lorsque, par exemple, un professionnel des ressources humaines doit rechercher le nombre de jours de congés payés dont dispose un demandeur de congé, puis l'inscrire sur un formulaire, le risque d'erreur augmente. Ces erreurs, lorsqu'elles ne sont pas reconnues, peuvent se propager tout au long du processus, ce qui les rend plus difficiles à trouver et à corriger par la suite. En revanche, lorsque le processus lui-même intègre les informations relatives aux congés payés, il est possible de faire en sorte que tous les congés payés soient épuisés avant que les congés non payés ne soient pris, ce qui réduit considérablement les risques d'erreur.
Le passage à l'électronique est facile, même pour les petites organisations
Un processus électronique personnalisé de demande de congé n'est pas réservé aux grandes entreprises disposant d'un budget important. Un logiciel de workflow flexible permet à votre équipe RH de concevoir votre processus d'approbation des congés de manière à ce qu'il soit parfaitement adapté à vos besoins. Mieux encore, avec le bon logiciel de workflow, la conception et la mise en œuvre d'un processus ne nécessitent pas de compétences en programmation.
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