Eine Beurlaubung ist in der Regel ein Urlaub, der länger als zwei Wochen dauert. Er kann sowohl bezahlte als auch unbezahlte Freistellungen umfassen. Häufig wird eine Beurlaubung von einer Person beantragt, deren bezahlte Freizeit ausgeschöpft ist und die aus militärischen, medizinischen, persönlichen oder bildungsbezogenen Gründen Urlaub nehmen muss.
Der Antrag auf Beurlaubung nach dem Family and Medical Leave Act (FMLA) kann eine Dokumentation erfordern, die über die eines typischen Urlaubsantrags hinausgeht. Diese zusätzlichen Anforderungen können in einen Zweigprozess ausgegliedert werden, oder der gesamte FMLA-Urlaubsantrag kann in einen separaten Prozess eingegliedert werden, je nach den organisatorischen Anforderungen.
Der Prozess zur Beantragung von Abwesenheit sollte so gestaltet sein, dass Anträge schnell gestellt werden können, der verfügbare bezahlte Urlaub geprüft und mit der Anzahl der Tage im Urlaubsantrag abgeglichen werden kann und Genehmigungen zügig erteilt werden können. Eine Schnittstelle zwischen dem Antrag auf Urlaub und anderen Personalsystemen erleichtert die Nachverfolgung von bezahlten und unbezahlten Urlaubstagen im gesamten Unternehmen. Es gibt viele Möglichkeiten, den Prozess der Abwesenheitsbeantragung zu vereinfachen.
Vereinfachung durch Eliminierung von Papier aus dem Prozess
Der wichtigste Schritt, den die meisten Unternehmen unternehmen können, um die Effizienz von Abwesenheitsanträgen zu verbessern, besteht darin, den Prozess papierlos zu gestalten. Dies spart nicht nur Druck-, Ablage- und Lagerkosten, sondern beseitigt auch das Problem verlorener oder beschädigter Formulare. Außerdem lassen sich bei elektronischen Anträgen Probleme wie unleserliche Handschrift vermeiden, und die Formulare können so gestaltet werden, dass sie nur Informationen im richtigen Format akzeptieren. Dadurch wird beispielsweise der Fehler vermieden, dass jemand versucht, Text in ein leeres Feld einzugeben, in dem eine Telefonnummer steht. Schließlich kann ein elektronisches Verfahren zur Beantragung von Abwesenheit die ausgefüllten Formulare automatisch an die richtigen Empfänger weiterleiten.
E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen die Genehmigung durch aus der Ferne arbeitende Vorgesetzte
Abwesenheitsanträge können so gestaltet werden, dass ein genehmigender Beamter automatisch per E-Mail benachrichtigt wird, wenn seine Zustimmung erforderlich ist. Sie können auch so gestaltet werden , dass der genehmigende Beamte einen Antrag genehmigen oder ablehnen kann, indem er auf diese E-Mail antwortet, was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt, wenn der genehmigende Beamte auf Reisen ist, aus der Ferne arbeitet oder einen Telearbeitsplatz hat. Der Vorgesetzte muss nicht mehr warten, bis er von einer Konferenz zurückkehrt, um ein auf seinem Schreibtisch liegendes Papier manuell zu genehmigen. E-Mail-Benachrichtigungen können auch automatisch an alle Personen gesendet werden, die einen Antrag auf Abwesenheit stellen, sobald der Urlaub genehmigt oder abgelehnt wurde.
Wann endet eine Beurlaubung?
Das Verfahren zur Beantragung von Urlaub endet nicht, wenn der Mitarbeiter in Urlaub geht. Wichtig ist auch, was passiert, wenn der Urlaub zu Ende ist. Wenn ein Mitarbeiter nach Ablauf der Beurlaubung nicht an seinen Arbeitsplatz zurückkehren möchte, kann der Prozess einen alternativen Prozess auslösen, z. B. die Abfertigung. Wenn ein Mitarbeiter nach einer Beurlaubung zurückkehrt, sollte die Rückkehr dokumentiert und die Zahl der in Anspruch genommenen bezahlten Urlaubstage mit der Zahl der beantragten Tage abgeglichen werden. Sobald diese Angaben bestätigt sind, kann der Mitarbeiter wieder eingestellt werden, und alle anderen Prozesse zur Wiederaufnahme der Arbeit (wie die Neuausstellung von Ausweisen oder Schlüsseln) können automatisch ausgelöst werden.
Elektronische Prozesse verringern das Fehlerrisiko
Die elektronische Abwicklung von Urlaubsanträgen kann die Fehlerquote bei der Inanspruchnahme von bezahlter Freistellung erheblich senken und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte durchgeführt werden. Wenn ein Mitarbeiter der Personalabteilung beispielsweise nachsehen muss, wie viel bezahlte Freistellung ein Antragsteller hat, und dies dann in ein Formular eintragen muss, steigt das Risiko von Fehlern. Solche Fehler können sich, wenn sie nicht erkannt werden, im gesamten Prozess ausbreiten, was es später schwieriger macht, sie zu finden und zu korrigieren. Wenn jedoch der Prozess selbst Informationen über bezahlte Freistellungen einholt, kann dafür gesorgt werden, dass alle bezahlten Freistellungen ausgeschöpft werden, bevor unbezahlter Urlaub genommen wird, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich verringert.
Elektronische Abwesenheitsanträge sind auch für kleinere Organisationen einfach zu erstellen
Ein individuelles, elektronisches Verfahren zur Beantragung von Urlaub ist nicht nur etwas für große Unternehmen mit hohen Budgets. Mit flexibler Workflow-Software kann Ihr HR-Team den Genehmigungsprozess für Abwesenheiten so gestalten, dass er perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Noch besser: Mit der richtigen Workflow-Software sind für die Gestaltung und Implementierung eines Prozesses keine Programmierkenntnisse erforderlich.
ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die es auch Nicht-Programmierern ermöglicht, individuelle Prozesse von beliebiger Einfachheit und Komplexität zu erstellen. Wir laden Sie ein, die ProcessMaker Enterprise Edition zu testen oder die ProcessMaker Community Edition kostenlos herunterzuladen und damit zu beginnen, Ihre Arbeitsabläufe schneller, schlanker und kostengünstiger zu gestalten.
