Una licencia es típicamente un permiso que dura más de dos semanas. Puede incluir tanto tiempo libre remunerado como no remunerado. A menudo, la solicitud de licencia es hecha por alguien cuyo tiempo libre pagado se ha agotado, y que necesita tomar una licencia por razones militares, médicas, personales o educativas.
La solicitud de licencia realizada en virtud de la Ley de licencias médicas y familiares (FMLA) puede requerir documentación más allá de la típica solicitud de licencia. Estos requisitos adicionales pueden girar en un proceso de rama, o la solicitud de licencia FMLA completa puede hacerse en un proceso separado, dependiendo de las necesidades de la organización.
El proceso de solicitud de licencia debe diseñarse de manera que las solicitudes puedan hacerse rápidamente, los permisos remunerados disponibles puedan evaluarse y cotejarse con el número de días de la solicitud de licencia, y las aprobaciones puedan concederse de manera expeditiva. El hecho de que el proceso de solicitud de licencia se interconecte con otros sistemas de recursos humanos facilita el seguimiento del tiempo libre remunerado y no remunerado en toda la organización. Hay muchas maneras de simplificar el proceso de solicitud de licencia.
Simplifique eliminando el papel del proceso
La medida más importante que la mayoría de las organizaciones pueden adoptar para mejorar la eficiencia de las solicitudes de licencia es hacer que el proceso sea sin papel. Esto no sólo ahorra en costos de impresión, archivo y almacenamiento, sino que elimina el problema de los formularios perdidos o dañados. Además, las solicitudes electrónicas evitan problemas como la escritura ilegible, y los formularios pueden diseñarse de manera que sólo acepten información en el formato adecuado. Esto evitaría, por ejemplo, el error de que alguien intente introducir texto en un espacio en blanco donde va un número de teléfono. Por último, un proceso de solicitud de licencia electrónica puede presentar automáticamente los formularios completos a los destinatarios adecuados.
Las notificaciones por correo electrónico permiten la aprobación de los supervisores que trabajan a distancia
Las solicitudes de licencia pueden diseñarse de manera que cuando se requiera la acción de un funcionario aprobatorio, se le notifique automáticamente por correo electrónico. También pueden diseñarse de manera que el funcionario aprobador pueda aprobar o denegar una solicitud respondiendo a ese correo electrónico, lo que ahorra una enorme cantidad de tiempo cuando un funcionario aprobador está viajando, trabajando a distancia o trabajando a distancia. Ya no hay que esperar a que un supervisor regrese de una conferencia para aprobar manualmente un papel que espera en su escritorio. Las notificaciones por correo electrónico también pueden enviarse automáticamente a quienquiera que solicite una licencia una vez que ésta haya sido aprobada o denegada.
Cuándo finaliza una excedencia
El proceso de solicitud de excedencia no termina cuando el empleado se va de excedencia. También es importante lo que ocurre cuando finaliza la excedencia. Si un empleado decide no volver al trabajo una vez finalizada la excedencia, el proceso puede desencadenar un proceso alternativo, como la tramitación de la baja. Cuando un empleado se reincorpora tras una excedencia, debe documentarse el regreso y conciliarse el número de días libres retribuidos utilizados con el número solicitado. Una vez confirmados estos datos, el empleado puede reincorporarse, y cualquier otro proceso de vuelta al trabajo (como la reemisión de carnés o llaves) puede activarse automáticamente.
Los procesos electrónicos reducen el riesgo de error
Hacer que el proceso de solicitud de excedencia sea electrónico puede reducir significativamente los errores relativos al uso del tiempo libre retribuido y garantizar que se completen todos los pasos necesarios. Cuando, por ejemplo, un profesional de RR.HH. debe buscar cuánto tiempo libre retribuido tiene un solicitante de permisos y luego escribirlo en un formulario, aumenta el riesgo de que se produzcan errores. Estos errores, si no se detectan, pueden propagarse por todo el proceso, lo que dificulta su detección y corrección posterior. Sin embargo, cuando el propio proceso recoge la información sobre el tiempo libre retribuido, se puede hacer que se agote todo el tiempo libre retribuido antes de tomar el permiso no retribuido, lo que reduce enormemente las posibilidades de error.
El uso electrónico es fácil, incluso para las organizaciones más pequeñas
Un proceso electrónico y personalizado de solicitud de permisos no es sólo para grandes empresas con grandes presupuestos. Un software de flujo de trabajo flexible permite a su equipo de RR.HH. diseñar su proceso de aprobación de excedencias de forma que se adapte perfectamente a sus necesidades. Mejor aún, con el software de flujo de trabajo adecuado, el diseño e implementación de un proceso no requiere conocimientos de programación.
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