Cómo simplificar el proceso de solicitud de permiso de ausencia de su compañía

Una licencia es típicamente un permiso que dura más de dos semanas. Puede incluir tanto tiempo libre remunerado como no remunerado. A menudo, la solicitud de licencia es hecha por alguien cuyo tiempo libre pagado se ha agotado, y que necesita tomar una licencia por razones militares, médicas, personales o educativas.

La solicitud de licencia realizada en virtud de la Ley de licencias médicas y familiares (FMLA) puede requerir documentación más allá de la típica solicitud de licencia. Estos requisitos adicionales pueden girar en un proceso de rama, o la solicitud de licencia FMLA completa puede hacerse en un proceso separado, dependiendo de las necesidades de la organización.
El proceso de solicitud de licencia debe diseñarse de manera que las solicitudes puedan hacerse rápidamente, los permisos remunerados disponibles puedan evaluarse y cotejarse con el número de días de la solicitud de licencia, y las aprobaciones puedan concederse de manera expeditiva. El hecho de que el proceso de solicitud de licencia se interconecte con otros sistemas de recursos humanos facilita el seguimiento del tiempo libre remunerado y no remunerado en toda la organización. Hay muchas maneras de simplificar el proceso de solicitud de licencia.
Simplifique eliminando el papel del proceso
La medida más importante que la mayoría de las organizaciones pueden adoptar para mejorar la eficiencia de las solicitudes de licencia es hacer que el proceso sea sin papel. Esto no sólo ahorra en costos de impresión, archivo y almacenamiento, sino que elimina el problema de los formularios perdidos o dañados. Además, las solicitudes electrónicas evitan problemas como la escritura ilegible, y los formularios pueden diseñarse de manera que sólo acepten información en el formato adecuado. Esto evitaría, por ejemplo, el error de que alguien intente introducir texto en un espacio en blanco donde va un número de teléfono. Por último, un proceso de solicitud de licencia electrónica puede presentar automáticamente los formularios completos a los destinatarios adecuados.
Las notificaciones por correo electrónico permiten la aprobación de los supervisores que trabajan a distancia
Las solicitudes de licencia pueden diseñarse de manera que cuando se requiera la acción de un funcionario aprobatorio, se le notifique automáticamente por correo electrónico. También pueden diseñarse de manera que el funcionario aprobador pueda aprobar o denegar una solicitud respondiendo a ese correo electrónico, lo que ahorra una enorme cantidad de tiempo cuando un funcionario aprobador está viajando, trabajando a distancia o trabajando a distancia. Ya no hay que esperar a que un supervisor regrese de una conferencia para aprobar manualmente un papel que espera en su escritorio. Las notificaciones por correo electrónico también pueden enviarse automáticamente a quienquiera que solicite una licencia una vez que ésta haya sido aprobada o denegada.

Cuando un permiso de ausencia termina
El proceso de solicitud de licencia no termina cuando el empleado se va de licencia. Lo que sucede cuando la licencia termina también es importante. Si un empleado decide no volver al trabajo después de la licencia, el proceso puede desencadenar un proceso alternativo, como el out-processing. Cuando un empleado regresa después de una licencia, la devolución debe ser documentada y se debe conciliar el número de días libres pagados utilizados con el número solicitado. Una vez confirmados estos detalles, el empleado puede ser reincorporado, y cualquier otro proceso de reincorporación al trabajo (como la reexpedición del documento de identidad o de las llaves) puede desencadenarse automáticamente.
Los procesos electrónicos reducen el riesgo de error
Hacer que el proceso de solicitud de licencia sea electrónico puede reducir considerablemente los errores relativos al uso del tiempo libre remunerado y asegurar que se completen todos los pasos necesarios. Cuando, por ejemplo, un profesional de los recursos humanos debe consultar cuánto tiempo libre remunerado tiene un solicitante de licencia y luego escribirlo en un formulario, aumenta el riesgo de errores. Esos errores, cuando no se reconocen, pueden propagarse a lo largo del proceso, lo que hace más difícil encontrarlos y corregirlos más adelante. Pero cuando el propio proceso obtiene información sobre el tiempo libre remunerado, se puede hacer que se agoten todas las horas de tiempo libre remunerado antes de tomar la licencia no remunerada, lo que reduce en gran medida las posibilidades de cometer errores.
Pasar a la electrónica es fácil, incluso para las organizaciones más pequeñas
Un proceso personalizado de solicitud de licencia electrónica no es sólo para grandes empresas con grandes presupuestos. El software de flujo de trabajo flexible permite a su equipo de recursos humanos diseñar su proceso de aprobación de licencia para que se adapte perfectamente a sus necesidades. Mejor aún, con el software de flujo de trabajo adecuado, diseñar e implementar un proceso no requiere conocimientos de programación.
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