Comment obtenir de l'aide pour vos demandes de réquisition

Matt McClintock 29 octobre 2015 Flux de travail

Réquisition

Une réquisition est simplement une demande pour quelque chose dans un contexte commercial. En général, il s'agit d'une demande formelle qui doit être acheminée par une certaine hiérarchie pour être approuvée. En fin de compte, si une demande est approuvée, une personne ayant le pouvoir d'effectuer des achats créera un bon de commande sur la base de la demande.
Les demandes doivent être spécifiques, précises et fournir suffisamment de détails pour que les personnes habilitées à effectuer des achats n'aient pas de difficultés à trouver l'article en question. Une demande d'achat suit la piste de l'acquisition depuis l'initiateur jusqu'à la personne qui effectue l'achat. Ensuite, le bon de commande fait partie du document d'enregistrement, au même titre que les factures payées, les reçus et autres documents connexes.

Demandes d'achat
Les demandes d'achat sont les types de demandes les plus courants. Pour les articles autres que les fournitures de bureau courantes, une personne doit généralement faire une demande d'achat et la faire approuver. Par exemple, si le nouveau projet d'une personne nécessite de nombreux déplacements, elle peut demander un ordinateur portable pour être plus productive sur la route. La demande doit être approuvée, un responsable décide du projet ou du service qui la financera, puis un responsable des achats passe une commande sur la base de la demande. Les réquisitions font partie du système utilisé par les entreprises pour assurer le suivi des achats et des actifs eux-mêmes une fois qu'ils sont livrés.

Demandes d'embauche
Un autre type de demande est la demande d'embauche. Si un service a un besoin urgent d'un employé supplémentaire pour effectuer des tâches administratives, le chef de service peut introduire une demande d'embauche. Une fois que l'on a déterminé comment le nouveau poste d'employé sera payé, les ressources humaines peuvent créer une annonce d'emploi conformément aux politiques de l'entreprise. Les réglementations industrielles ou gouvernementales peuvent exiger que certains postes soient annoncés de certaines manières, et la demande doit indiquer si c'est le cas. Les demandes d'embauche permettent de suivre des informations telles que les niveaux de dotation et les tendances en matière d'embauche, de sorte qu'elles peuvent être utiles même après l'arrivée d'un nouveau collaborateur.

Autres types de réquisitions
Il existe de nombreux autres types de réquisitions, qui dépendent fortement de votre secteur d'activité, des réglementations auxquelles votre entreprise est soumise et des types de flux de travail que votre entreprise a mis en place. Quelqu'un peut, par exemple, demander des services plutôt que des produits. Supposons qu'un bureau ait un problème de fourmis. Quelqu'un du service concerné peut demander qu'un exterminateur vienne s'en occuper. Le processus serait similaire à celui utilisé pour réquisitionner du matériel, des outils ou de nouveaux employés.

Les flux de travail manuels ne sont tout simplement plus adéquats
Lorsque les entreprises étaient plus simples et que le rythme des affaires était plus lent, il suffisait de remplir à la main des formulaires en trois exemplaires, puis de les acheminer manuellement dans la chaîne d'approbation. Mais aujourd'hui, ce type de processus est terriblement inefficace. Les demandes électroniques sont la norme pour la plupart des entreprises car elles sont plus rapides, moins sujettes aux erreurs, difficiles à perdre et créent automatiquement une piste d'audit au fur et à mesure qu'elles progressent dans le flux de travail électronique. Si votre entreprise utilise encore des flux de demandes manuels, vous pourriez les accélérer considérablement si vous les convertissiez en processus électroniques.

Il n'est pas nécessaire d'être programmeur pour créer des flux de demandes électroniques
La grande nouvelle est qu'il n'est pas nécessaire d'être programmeur ou d'engager un programmeur pour créer des formulaires de demande et des flux de travail personnalisés qui utilisent le réseau de votre entreprise plutôt que d'être traités manuellement. ProcessMaker est un logiciel de flux de travail électronique à code source ouvert qui est fourni avec une gamme de modèles préfabriqués que vous pouvez utiliser et personnaliser selon vos spécifications exactes. Vous pouvez également créer vos propres demandes, formulaires et flux de travail à partir de zéro si vous le souhaitez.

Si vous êtes sceptique, il n'y a aucune raison de l'être, car vous pouvez soit essayer gratuitement l'édition Entreprise de ProcessMaker, soit télécharger l'édition Communauté de ProcessMaker et commencer tout de suite. ProcessMaker est un logiciel open source avec une communauté d'utilisateurs très active qui peut vous aider à transformer des processus inefficaces comme les demandes papier en des flux de travail électroniques élégants qui permettent de gagner du temps et de l'argent et de réduire considérablement les taux d'erreur.

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