Cómo obtener ayuda con sus solicitudes de solicitud

Matt McClintock 29 de octubre de 2015 Flujo de trabajo

Requisición

Una solicitud es simplemente un pedido de algo dentro de un contexto comercial. Por lo general, es una solicitud formal que tiene que ser encaminada a través de una cierta jerarquía para su aprobación. En última instancia, si se aprueba una solicitud, alguien con la autoridad para hacer compras creará un pedido de compra basado en la solicitud.
Las solicitudes tienen que ser específicas, precisas y proporcionar suficientes detalles para que quienes tengan autoridad para hacer compras no tengan problemas para conseguir el artículo. Una solicitud sigue el rastro de la adquisición desde el iniciador hasta la persona que hace la compra. Después de eso, la orden de compra pasa a formar parte del documento de registro, junto con las facturas pagadas, los recibos y otros documentos relacionados.

Requisiciones de compra
Los pedidos de compra son los tipos de pedidos más comunes. Para otras cosas que no sean suministros de oficina cotidianos, generalmente, una persona tiene que hacer una solicitud y conseguir que se apruebe. Por ejemplo, si el nuevo proyecto de una persona requiere un viaje extenso, puede solicitar una computadora portátil para ser más productiva en la carretera. La solicitud tendría que ser aprobada, alguien con autoridad decidiría qué proyecto o departamento la paga, y luego alguien de compras haría un pedido basado en la solicitud. Los pedidos forman parte del sistema que las empresas utilizan para hacer un seguimiento de las compras y de los propios bienes una vez que se entregan.

Contratación de Requisiciones
Otro tipo de solicitud es la solicitud de contratación. Si un departamento necesita urgentemente un empleado extra para realizar tareas administrativas, el jefe del departamento puede hacer una solicitud de contratación. Una vez que se determina cómo se pagará el nuevo puesto de empleado, Recursos Humanos puede crear un anuncio de empleo de acuerdo con las políticas de la empresa. Las regulaciones de la industria o del gobierno pueden requerir que ciertos puestos se anuncien de ciertas maneras, y la solicitud debe indicar si este es el caso. Las solicitudes de contratación rastrean información como los niveles de personal y las tendencias de contratación, por lo que pueden ser útiles incluso después de que alguien nuevo se incorpore.

Otros tipos de solicitudes
Hay muchos otros tipos de requisiciones, y dependen en gran medida de su industria, de las regulaciones a las que esté sujeta su empresa y de los tipos de flujos de trabajo que su empresa haya desarrollado. Alguien puede, por ejemplo, solicitar servicios en lugar de productos. Supongamos que en una zona de oficinas se encuentra un problema de hormigas. Alguien en el departamento afectado puede hacer una solicitud para que un exterminador venga y se encargue de ello. El proceso sería similar al utilizado para requisar equipo, herramientas o nuevos empleados.

Los flujos de trabajo manuales simplemente ya no son adecuados
Cuando los negocios eran más sencillos y el ritmo de los mismos era más lento, bastaba con rellenar a mano los formularios por triplicado y luego pasarlos manualmente por la cadena de aprobación. Sin embargo, hoy en día, ese tipo de proceso es lamentablemente ineficiente. Las solicitudes electrónicas son estándar para la mayoría de las empresas porque son más rápidas, menos propensas a errores, difíciles de perder y crean automáticamente una pista de auditoría a medida que se abren camino en el flujo de trabajo electrónico. Si su organización sigue utilizando flujos de trabajo de requisición manual, podría acelerarlos enormemente si los convirtiera en procesos electrónicos.

No hay que ser un programador para crear flujos de trabajo de solicitud electrónica
La gran noticia es que no es necesario ser un programador o contratar a un programador para crear formularios de solicitud y flujos de trabajo personalizados que utilicen la red de su empresa en lugar de ser manejados manualmente. ProcessMaker es un software de flujo de trabajo electrónico de código abierto que viene con una gama de plantillas prefabricadas que puede utilizar y personalizar según sus especificaciones exactas. O puede crear sus propias requisiciones, formularios y flujos de trabajo desde cero si lo desea.

Si usted es escéptico, no hay motivo para serlo, porque puede probar gratis el ProcessMaker Enterprise Edition o descargar el ProcessMaker Community Edition y comenzar de inmediato. ProcessMaker es un software de código abierto con una animada comunidad de usuarios que puede ayudarle a convertir procesos ineficientes como las solicitudes en papel en elegantes flujos de trabajo electrónicos que ahorran tiempo y dinero y reducen drásticamente los índices de error.

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