Comment créer des flux d'approbation

Les flux d'approbation peuvent être intégrés dans tout type d'entreprise, car toutes les entreprises ont des flux, qu'elles le réalisent ou non. Les approbations sont utilisées pour garantir que les procédures appropriées sont suivies lors de la demande de remboursement, du renouvellement d'un contrat ou de l'achat d'outils ou d'équipements, par exemple.

Lorsque vous automatisez les flux d'approbation, en remplaçant les formulaires papier et les processus manuels par des formulaires électroniques et des processus en ligne automatisés, vous pouvez vous attendre à trois avantages principaux. Tout d'abord, la productivité augmente, car les tâches de routine peuvent être effectuées beaucoup plus rapidement. D'autre part, les coûts diminuent grâce à une productivité accrue. Enfin, lorsque les processus d'approbation sont automatisés, les erreurs sont moins probables, de sorte qu'il faut moins retravailler ou examiner les processus pour repérer les erreurs.

Exemples de flux d'approbation pouvant être automatisés
Il n'y a pas vraiment de limite aux types de flux de travail d'approbation qui peuvent être automatisés. Voici quelques-uns des flux d'approbation les plus populaires à automatiser :
- les notes de frais
- Demandes de congés payés
- Embarquement d'un nouvel employé
- Renouvellement des contrats
- Approbation des rabais
- Publication de documents
La seule véritable limite est l'imagination de votre équipe et la puissance et la flexibilité de votre logiciel de gestion des flux de travail. Les innovations en matière d'automatisation des flux de travail se produisent tous les jours, dans des entreprises de toutes tailles. Vous pouvez trouver une manière totalement nouvelle et innovante d'automatiser le flux de travail et en récolter les bénéfices en termes d'efficacité accrue, de réduction des coûts et d'augmentation des revenus.

Désignation des actions d'approbation et des options d'approbation
Lorsque vous créez un flux d'approbation automatisé, vous pouvez souhaiter que plusieurs actions possibles soient effectuées. Vous pouvez souhaiter qu'un courriel de notification automatique soit déclenché à certains moments du processus. Vous pouvez avoir besoin que des tâches soient assignées ou que des champs d'une base de données soient mis à jour. Vous pouvez avoir besoin qu'un champ d'un formulaire soit verrouillé (comme lorsque vous verrouillez un tarif spécial pour un client).
En outre, vous pouvez personnaliser les processus d'approbation pour qu'ils soient conformes à votre façon particulière de mener à bien les processus. Par exemple, certains processus peuvent nécessiter plusieurs approbateurs. Une demande peut être approuvée, rejetée ou rappelée pour plus d'informations. Une fois que l'approbation ou le rejet a été émis, vous pouvez souhaiter que cette approbation ou ce rejet soit automatiquement transmis par courrier électronique à toutes les parties concernées.
Un exemple de processus d'approbation : Approbation des documents
Supposons que votre groupe de travail soit responsable de la création d'un rapport annuel. Les flux de travail d'approbation sont parfaits pour ce genre de processus, car ils permettent de maintenir le processus en mouvement, de responsabiliser toutes les personnes impliquées (grâce à une visibilité accrue à chaque étape du processus) et de garantir qu'aucune étape n'est sautée et que les erreurs sont identifiées et corrigées rapidement.
Vous pourriez créer un workflow d'approbation des documents qui commence par une liste de tâches assignées à un personnel désigné. Une personne peut être chargée de travailler avec les graphiques pour la couverture, une autre peut être chargée de créer un plan du document, et une autre peut être chargée de rédiger le résumé du document.
Grâce à un processus d'approbation automatisé des flux de travail, vous pouvez créer des délais pour que les personnes accomplissent les tâches qui leur sont assignées (avec des notifications automatisées lorsque les délais approchent rapidement), ajouter ou supprimer des tâches si nécessaire, et distribuer des notifications automatiques aux parties concernées lorsque certaines étapes du processus ont été franchies. Vous n'avez plus besoin de vous assurer manuellement que tout le monde termine ses tâches et vous pouvez suivre les progrès à tout moment.
Les non-programmeurs peuvent créer des flux d'approbation personnalisés
Pendant longtemps, les flux d'approbation et autres types d'automatisation des processus ont été réservés aux grandes entreprises qui pouvaient se permettre les ressources informatiques et la programmation personnalisée nécessaires pour créer des flux de travail automatisés et personnalisés. Tout cela a cependant changé, car les nouvelles solutions peuvent être exécutées dans le nuage (pour éliminer le besoin de serveurs sur place et leur maintenance associée) avec des interfaces qui permettent la création de flux de travail sans avoir à écrire de code de programmation.

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