Cómo crear flujos de trabajo de aprobación
Los flujos de trabajo de aprobación pueden incorporarse a cualquier tipo de negocio porque todo negocio tiene flujos de trabajo, se den cuenta o no. Las aprobaciones se utilizan para garantizar que se sigan los procedimientos adecuados al solicitar un reembolso, renovar un contrato o comprar herramientas o equipo, por ejemplo.
Cuando se automatizan los flujos de trabajo de aprobación, sustituyendo los formularios en papel y los procesos manuales por formularios electrónicos y procesos automatizados en línea, se pueden esperar tres beneficios principales. Por un lado, la productividad aumenta, ya que las tareas rutinarias se pueden realizar mucho más rápido. Por otro lado, los costos disminuyen debido a la mayor productividad. Por último, cuando se automatizan los flujos de trabajo de aprobación, es menos probable que se produzcan errores, por lo que hay que volver a trabajar o analizar menos procesos para localizar los errores.
Ejemplos de flujos de trabajo de aprobación que pueden ser automatizados
Realmente no hay límite para los tipos de flujos de trabajo de aprobación que pueden ser automatizados. Algunos de los flujos de trabajo de aprobación más populares para automatizar incluyen:
- Informes de gastos
- Solicitudes de tiempo libre pagadas
- Nuevo empleado a bordo
- Renovación del contrato
- Aprobación de los descuentos
- Publicación de documentos
El único límite real es la imaginación de su equipo y el poder y la flexibilidad de su software de flujo de trabajo. Las innovaciones en la automatización del flujo de trabajo ocurren todos los días, en empresas de todos los tamaños. Es posible que encuentre una forma completamente nueva e innovadora de automatizar el flujo de trabajo y cosechar los beneficios en términos de mayor eficiencia, menores costos y mayores ingresos.
Designación de acciones de aprobación y opciones de aprobación
Cuando se crea un flujo de trabajo de aprobación automatizado, es posible que desee que se tomen todas las medidas posibles. Es posible que desee que se active un correo electrónico de notificación automática en determinados momentos del proceso. Puede que necesite que se asignen tareas o que se actualicen los campos de una base de datos. Puede que necesite que se bloquee un campo de un formulario (como cuando se bloquea una tarifa especial para un cliente).
Además, puede personalizar los flujos de trabajo de aprobación para que se ajusten a su forma particular de completar los procesos. Por ejemplo, algunos procesos pueden requerir múltiples aprobadores. Una solicitud puede ser aprobada, rechazada o retirada para obtener más información. Una vez que se ha emitido la aprobación o el rechazo, es posible que desee que dicha aprobación o rechazo se transmita automáticamente por correo electrónico a todas las partes afectadas.
Un ejemplo de los flujos de trabajo de aprobación: Aprobación de documentos
Supongamos que su grupo de trabajo es responsable de crear un informe anual. Los flujos de trabajo de aprobación son perfectos para procesos como este porque mantienen el proceso en movimiento, ayudan a mantener a todos los involucrados responsables (debido a la mayor visibilidad en cada paso del proceso), y pueden asegurar que no se salte ningún paso y que los errores se identifiquen y se corrijan rápidamente.
Podría crear un flujo de trabajo de aprobación de documentos que comience con una lista de tareas asignadas al personal designado. Se puede asignar a una persona para que trabaje con los gráficos para la portada, a otra se le puede asignar la tarea de crear un esquema del documento, y otra puede ser responsable de escribir el resumen ejecutivo del documento.
Con un proceso automatizado de aprobación del flujo de trabajo, se pueden crear plazos para que las personas completen sus tareas asignadas (con notificaciones automatizadas cuando los plazos se aproximan rápidamente), añadir o eliminar tareas según sea necesario, y distribuir notificaciones automáticas a las partes afectadas cuando se hayan completado ciertos pasos del proceso. Ya no es necesario asegurarse manualmente de que todos completen sus tareas y se puede supervisar el progreso en cualquier momento.
Los no-programadores pueden crear flujos de trabajo de aprobación personalizados
Durante mucho tiempo, los flujos de trabajo de aprobación y otros tipos de automatización de procesos se reservaron para las grandes empresas que podían permitirse los recursos informáticos y la programación personalizada necesarios para crear flujos de trabajo personalizados y automatizados. Sin embargo, todo esto ha cambiado, ya que las nuevas soluciones pueden ejecutarse en la nube (para eliminar la necesidad de servidores in situ y su mantenimiento asociado) con interfaces que permiten crear flujos de trabajo sin tener que escribir código de programación.
ProcessMaker es un software de código abierto para la automatización de flujos de trabajo que permite a las empresas de todo tipo y tamaño automatizar los procesos exactamente de la manera que necesitan. Con una activa comunidad de usuarios y una impresionante gama de plantillas incorporadas para facilitar la creación de flujos de trabajo, ProcessMaker pone en sus manos el poder de la automatización de procesos. Compruébelo usted mismo. Puede descargar la Community Edition de ProcessMaker de forma gratuita, o registrarse para una prueba gratuita de ProcessMaker Enterprise Edition. Aprenda lo fácil que puede ser automatizar los flujos de trabajo de aprobación y disfrute de los muchos beneficios que resultan.
