Genehmigungs-Workflows können in jede Art von Unternehmen integriert werden, denn jedes Unternehmen hat Workflows, ob es sich dessen bewusst ist oder nicht. Genehmigungen werden verwendet, um sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Verfahren eingehalten werden, z. B. bei der Beantragung von Erstattungen, der Verlängerung eines Vertrags oder dem Kauf von Werkzeugen oder Ausrüstung.
Wenn Sie Genehmigungsabläufe automatisieren und Papierformulare und manuelle Prozesse durch elektronische Formulare und automatisierte Online-Prozesse ersetzen, können Sie drei wesentliche Vorteile erwarten. Zum einen steigt die Produktivität, da Routineaufgaben deutlich schneller erledigt werden können. Zum anderen sinken die Kosten durch die höhere Produktivität. Und schließlich sind bei automatisierten Genehmigungsabläufen Fehler unwahrscheinlicher, so dass weniger Vorgänge nachbearbeitet oder nach Fehlern durchsucht werden müssen.
Beispiele für automatisierbare Genehmigungsabläufe
Die Arten von Genehmigungs-Workflows, die automatisiert werden können, sind nahezu unbegrenzt. Einige der beliebtesten Genehmigungs-Workflows, die automatisiert werden können, sind:
- Spesenabrechnungen
- Anträge auf bezahlte Freistellung
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Vertragserneuerung
- Genehmigung von Rabatten
- Veröffentlichung von Dokumenten
Die einzige wirkliche Grenze ist die Vorstellungskraft Ihres Teams und die Leistungsfähigkeit und Flexibilität Ihrer Workflow-Software. Innovationen in der Workflow-Automatisierung finden täglich in Unternehmen aller Größenordnungen statt. Vielleicht finden Sie einen völlig neuen und innovativen Weg, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren, und Sie profitieren davon in Form von höherer Effizienz, niedrigeren Kosten und höheren Einnahmen.
Festlegung von Genehmigungsmaßnahmen und Genehmigungsoptionen
Wenn Sie einen automatisierten Genehmigungs-Workflow erstellen, können Sie eine beliebige Anzahl von möglichen Aktionen durchführen lassen. Vielleicht möchten Sie, dass an bestimmten Punkten des Prozesses eine automatische Benachrichtigung per E-Mail ausgelöst wird. Sie möchten vielleicht, dass Aufgaben zugewiesen oder Felder in einer Datenbank aktualisiert werden. Sie möchten vielleicht, dass ein Feld in einem Formular gesperrt wird (z. B. wenn Sie einen Sonderpreis für einen Kunden festlegen).
Darüber hinaus können Sie die Genehmigungs-Workflows so anpassen, dass sie Ihrer speziellen Art der Prozessabwicklung entsprechen. Einige Prozesse können zum Beispiel mehrere Genehmiger erfordern. Ein Antrag kann genehmigt, abgelehnt oder für weitere Informationen zurückgerufen werden. Sobald die Genehmigung oder Ablehnung erteilt wurde, möchten Sie vielleicht, dass diese Genehmigung oder Ablehnung automatisch per E-Mail an alle betroffenen Parteien übermittelt wird.
Ein Beispiel für Genehmigungs-Workflows: Genehmigung von Dokumenten
Angenommen, Ihre Arbeitsgruppe ist für die Erstellung eines Jahresberichts verantwortlich. Genehmigungs-Workflows eignen sich perfekt für Prozesse wie diesen, da sie den Prozess in Gang halten, alle Beteiligten zur Verantwortung ziehen (aufgrund der besseren Sichtbarkeit aller Prozessschritte) und sicherstellen können, dass keine Schritte übersprungen und Fehler sofort erkannt und korrigiert werden.
Sie könnten einen Arbeitsablauf für die Genehmigung von Dokumenten erstellen, der mit einer Liste von Aufgaben beginnt, die bestimmten Personen zugewiesen werden. Eine Person kann mit der grafischen Gestaltung des Umschlags beauftragt werden, eine andere mit der Erstellung einer Gliederung des Dokuments und eine weitere mit dem Verfassen der Zusammenfassung des Dokuments.
Mit einem automatisierten Workflow-Genehmigungsprozess können Sie Zeitpläne für die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben erstellen (mit automatischer Benachrichtigung, wenn die Fristen näher rücken), Aufgaben nach Bedarf hinzufügen oder entfernen und automatische Benachrichtigungen an die betroffenen Parteien verteilen, wenn bestimmte Schritte im Prozess abgeschlossen sind. Sie müssen nicht mehr manuell sicherstellen, dass jeder seine Aufgaben erledigt, und können den Fortschritt jederzeit überwachen.
Nicht-Programmierer können benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows erstellen
Lange Zeit waren Genehmigungs-Workflows und andere Arten der Prozessautomatisierung großen Unternehmen vorbehalten, die sich die für die Erstellung maßgeschneiderter, automatisierter Workflows erforderlichen Rechenressourcen und die individuelle Programmierung leisten konnten. Das hat sich jedoch geändert, da neue Lösungen in der Cloud ausgeführt werden können (um den Bedarf an Servern vor Ort und die damit verbundene Wartung zu eliminieren), mit Schnittstellen, die die Erstellung von Workflows ermöglichen, ohne dass Programmiercode geschrieben werden muss.
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