Comment constituer une main-d'œuvre à distance solide

Le voisin est revenu avec deux palettes de papier toilette. Le mois de mars vous remplissait l'esprit de la joie pure et simple d'avoir fait éclater la catégorie de votre frère dans le tournoi de la NCAA. Les choses ont bien changé, et elles changent aussi sur votre lieu de travail. Dans un effort continu pour ralentir la propagation du Coronavirus, de nombreuses entreprises jettent un regard neuf sur la façon dont elles organisent et gèrent les équipes à distance. 

Certaines entreprises se moquent des changements abrupts qui accompagnent ce changement de direction. Elles pensent que les bureaux à domicile sont difficiles à mettre en œuvre et se plaignent de la perspective de communiquer avec le personnel à distance. Mais le travail à distance n'est pas forcément une tâche intimidante : il peut en fait favoriser l'innovation et la croissance de votre organisation. Voici cinq moyens de le réaliser. 

Commencez lentement.

En dehors de la structure de travail typique, tout le monde n'a pas l'esprit d'entreprise nécessaire pour démarrer et organiser sa propre journée. Si certaines personnalités s'épanouissent instantanément dans des environnements éloignés, d'autres ont du mal à s'adapter à cette nouvelle flexibilité. 

Pour certaines personnes, le passage à un nouvel espace de travail, en particulier chez soi, peut prendre du temps. Les nouvelles distractions, comme les membres de la famille, les animaux domestiques ou simplement le fait d'être aux premières loges pour des tâches inachevées, font qu'il est difficile de rester concentré. Comment pouvez-vous aider les novices du travail à domicile à apprendre les ficelles de l'autogestion ? 

Mettez votre équipe en place avec des membres proactifs qui ont l'expérience du maintien de la productivité sans supervision. Pour éviter une microgestion trop lourde, vous pouvez diviser les grandes équipes ou les départements en cercles plus petits. Attribuez à chaque cercle un moteur de productivité et demandez à ces responsables de vérifier l'état d'avancement du projet tout au long de la journée ou de donner de courtes poussées de motivation. 

Le confinement des coronavirus offre de nouveaux défis, même à vos meilleurs éléments. N'oubliez pas que les écoles fermées sont synonymes de perturbations supplémentaires pour les enfants. Les parents âgés peuvent avoir besoin d'un coup de main supplémentaire. Soyez toujours prêt à répondre aux questions de votre équipe et, si possible, prévoyez des horaires de travail plus souples en dehors de votre horaire habituel.

Rationaliser la communication

Plutôt que de longs rassemblements dans la salle de conférence, adoptez un contrôle virtuel régulier mais rapide avec votre personnel réparti. C'est le moment idéal pour votre entreprise de déterminer quelle application vidéo ou de messagerie instantanée vous convient le mieux. 

Gardez à l'esprit que tous les membres de l'équipe ne fonctionnent pas de la même manière. Certains préfèrent le Slack ou le HipChat où ils peuvent poser des questions rapides tout au long de la journée. Un autre peut apprécier un Zoom ou un Google Hangout en face à face. Trouvez le bon équilibre entre les différents styles de communication pour chaque membre de l'équipe.

Votre flux de travail nécessite-t-il plusieurs niveaux d'approbation ? Ne laissez pas les va-et-vient administratifs vous accaparer la journée. Les outils d'automatisation des flux de travail tels que ProcessMaker peut faciliter le suivi et garantir que les étapes importantes sont franchies.

Dispersé

Une fois que vous avez pris l'habitude de gérer une main-d'œuvre à distance, c'est le moment idéal pour développer votre équipe. Vous disposez d'un système qui nécessite une surveillance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ? Vous avez besoin de quelques membres d'équipe supplémentaires pour respecter une échéance importante ? Élargissez votre rayon de recherche. L'ajout de nouveaux membres d'équipe à travers les fuseaux horaires (et le monde !) peut faire monter la productivité en flèche. 

N'oubliez pas de motiver votre équipe.

Vous avez donc une équipe de rêve de travailleurs à distance. Il est temps de trouver un moyen de maintenir l'engagement de chacun. Les pizzas et les happy hours permettent de maintenir un bon moral au bureau, mais que faire maintenant ? Ce n'est pas parce que les gens sont dispersés que vous ne pouvez pas les rassembler. 

Exploitez vos outils de vidéoconférence pour bien plus que des réunions. Célébrez les succès et les anniversaires sur votre lieu de travail avec un happy hour virtuel. Organisez des réunions non structurées autour d'un café, juste pour vous enregistrer. 

Une fois que vous êtes en mesure de remonter sur le ring, n'oubliez pas de rassembler les gens hors ligne. Si vous avez embauché de nouveaux travailleurs à distance dans la région, organisez une réunion spéciale pour les accueillir officiellement dans l'équipe. 

Mesurer le succès.

Avec une main-d'œuvre éloignée, vous devez doubler la mesure de la production des employés. Demandez aux employés de fournir un état actualisé du projet toutes les quelques heures. Certains services vous permettent de suivre le temps ou d'effectuer des captures d'écran horodatées tout au long de la journée. 

Un écueil incontrôlé du travail à distance : les travailleurs qui faire fonctionner en pilote automatique indépendant peut également s'épuiser rapidement. Leur ordinateur est toujours à proximité, ils sont donc impatients de vérifier juste un email de plus ou de finition un projet de plus. Avant même que vous ne vous en rendiez compte, vos centrales de productivité sont éteintes.

Si vous commencez à recevoir trop de courriels après minuit, prenez le temps de vérifier qu'ils n'en font pas trop. Rééquilibrez les responsabilités ou mettez en place un enregistrement en soirée pour leur servir de serre-livres pour la journée. Vous aurez besoin de vos vedettes pour vous aider à gérer le reste de votre équipe, alors gardez un œil sur leur état d'esprit tout au long de la semaine. 

Alors que certaines entreprises se réfugient dans la peur de COVID, vous pouvez en profiter pour affiner vos outils de gestion à distance. Avec les bons équipiers et les bons outils de productivité, vous pouvez tirer le meilleur parti de ces défis pour donner à votre entreprise les moyens de sa croissance future.