Comment la cartographie de vos processus améliore chaque niveau de votre organisation

Toute personne ayant travaillé dans une entreprise désorganisée en connaît les symptômes. Les demandes prennent une éternité à être approuvées car elles ne sont pas transmises aux bonnes personnes si elles parviennent d'abord à ne pas se perdre dans une pile de papiers. Les tâches ne sont pas achevées parce que personne ne sait où trouver les informations dont il a besoin. Lorsqu'une erreur se produit, tout le monde pointe du doigt parce que personne ne sait qui a été responsable. En raison de tous ces problèmes à un niveau inférieur, la stratégie de l'entreprise ne peut pas être mise en œuvre parce que la direction et les employés ne sont pas en phase.
Tous ces symptômes sont source de frustration pour l'entreprise dans son ensemble. Sans processus internes normalisés et bien documentés, chaque niveau de votre entreprise en souffre. La cartographie des processus est la première étape pour clarifier les processus de votre entreprise. En décrivant les tâches et les événements qui se déroulent tout au long d'un processus, les cartes de processus fournissent un aperçu précieux d'un flux de travail pour l'ensemble de l'entreprise. Le simple fait d'avoir une image de ce qui se passe dans un processus contribue à promouvoir l'efficacité et la responsabilité dans toute l'organisation.
En quoi exactement la cartographie des processus aide-t-elle à organiser votre entreprise de bas en haut ?

Normalisation des processus internes

Pour commencer à cartographier votre processusSi vous avez besoin d'une aide, vous devez avoir une solide connaissance de la façon dont ce processus se déroule du début à la fin. Cela signifie que le processus ne peut pas changer à chaque demande. Il est donc nécessaire de parler à chaque partie prenante du processus pour savoir ce qui se passe pendant le processus et dans quel ordre. Ensuite, toutes les personnes impliquées doivent découvrir quel doit être le déroulement standard du processus et accepter de le suivre.
La cartographie du processus et sa mise à la disposition des parties prenantes permet de renforcer le processus standard à tous les niveaux. Lorsque chacun dans l'entreprise sait comment l'ensemble du flux de travail est censé se dérouler du début à la fin, cela jette les bases d'une meilleure collaboration entre les travailleurs, d'une circulation plus fluide des informations et d'un alignement entre les employés et la direction.

Promouvoir la collaboration entre les membres de l'équipe

Les équipes se battent lorsqu'elles ne comprennent pas quel est leur objectif commun. Un objectif peut être n'importe quoi : faire approuver une demande de congé, produire un bien, vendre un article ou n'importe quoi d'autre. Cependant, si votre équipe n'a pas une vision claire du résultat de ses tâches, alors l'objectif se perd dans le processus. Dans le meilleur des cas, il faut beaucoup de temps pour produire le résultat, et dans le pire des cas, rien n'est montré pour le travail effectué.
Les cartes de processus aident à orchestrer les équipes en indiquant clairement l'objectif commun et les étapes à suivre pour y parvenir. En connaissant le rôle de chacun tout au long du processus, les membres de l'équipe savent à qui s'adresser pour obtenir les informations dont ils ont besoin. En outre, les personnes compétentes sont tenues responsables en cas de problème, ce qui permet d'éviter les problèmes à l'avenir. Le fait de définir le rôle de chacun dans un flux de travail à l'aide d'une carte des processus aide les membres de l'équipe à travailler ensemble pour accomplir les tâches efficacement.

Aligner tous les niveaux sur la stratégie de l'entreprise

L'un des principaux points d'achoppement de la direction d'une entreprise consiste à galvaniser chaque niveau de l'organisation pour qu'il s'aligne sur la stratégie. C'est une chose de définir la stratégie de l'entreprise aux niveaux supérieurs, mais c'en est une autre de faire en sorte que l'ensemble de l'organisation s'aligne sur cette stratégie. Lorsqu'il n'y a pas de visibilité sur les processus, non seulement la manière d'atteindre les objectifs fixés dans le cadre de la stratégie de l'entreprise n'est pas claire, mais il est également difficile pour les dirigeants d'avoir une vision claire du fonctionnement de leurs niveaux inférieurs. Sans synchronisation des processus avec les dirigeants et les membres de l'équipe, les entreprises sont condamnées à stagner au lieu d'avancer stratégiquement.
Les cartes de processus aident à aligner des organisations entières sur la stratégie de l'entreprise en donnant aux dirigeants un aperçu de la manière dont les tâches sont accomplies dans le monde réel. Souvent, lorsque la direction décide de suivre une stratégie particulière, l'alignement des niveaux inférieurs sur cette stratégie est rendu difficile par des restrictions du monde réel dont la direction n'a pas conscience. Cependant, en collaborant avec les employés sur la manière dont le processus est mené, en réalité, en utilisant une carte des processus, tous les niveaux peuvent mettre en œuvre la stratégie de l'entreprise de manière efficace. La direction et les employés peuvent concevoir une carte des processus afin de s'assurer que les tâches et les résultats d'un processus sont en accord avec la stratégie. Il y a donc un effort collectif dans toute l'organisation pour atteindre les objectifs à long terme.

Optimiser les processus à l'échelle de l'entreprise

Un autre inconvénient majeur des processus non cartographiés est que les efforts pour améliorer la façon dont les tâches sont exécutées sont souvent lents ou inexistants. Lorsque les processus ne sont pas clairs, il est difficile de savoir quelles erreurs se produisent et à quel moment du déroulement des opérations. Sans ces informations, les erreurs et les perturbations risquent de se répéter, car les employés n'ont aucune idée de la manière dont le processus devrait se dérouler. En conséquence, les processus sont condamnés à rester inefficaces.
Comme les cartes de processus représentent une version standardisée d'un flux de travail, les employés n'ont qu'à jeter un coup d'œil sur la carte de processus pour voir comment les choses devraient fonctionner dans un monde idéal. De cette façon, les exceptions sont beaucoup plus faciles à identifier lorsqu'elles se produisent. En outre, les organigrammes aident les employés à améliorer les flux de travail en mettant en évidence les domaines à améliorer. Les employés peuvent identifier les points du flux de travail qui connaissent le plus d'exceptions et apporter les améliorations nécessaires en conséquence. Comme les organigrammes sont faciles à modifier, la direction peut appliquer les changements lorsqu'ils se produisent. Au fil du temps, les organisations peuvent optimiser les processus à mesure que des améliorations sont apportées.
Le Takeaway
Les cartes de processus aident les organisations à s'organiser. La cartographie des tâches et des actions clés de chaque flux de travail dans votre entreprise crée une ressource précieuse que les employés de tous les niveaux peuvent utiliser. En normalisant les processus sous la forme d'une carte des processus, la direction et le personnel sont tenus responsables de leur part dans un flux de travail, en alignant l'organisation sur une stratégie de haut niveau et en ouvrant la voie à l'optimisation des flux de travail. Pour commencer à cartographier les processus de votre entreprise, consultez les sites suivants nos livres blancs ou d'autres postes sur notre blog.