Cómo el mapeo de sus procesos mejora cada nivel de su organización

Cualquiera que haya trabajado en una empresa desorganizada conoce los síntomas. Las solicitudes tardan una eternidad en ser aprobadas porque no se pasan a las personas adecuadas si logran no perderse primero en una pila de papeles. Las tareas no se completan porque nadie sabe dónde encontrar la información que necesita. Cuando ocurre un error, todos señalan con el dedo porque nadie sabe quién fue el responsable. Como resultado de todos los problemas en un nivel inferior, la estrategia de la compañía no puede ser implementada porque el liderazgo y los empleados no están alineados.
Todos estos síntomas causan frustración a la empresa en su conjunto. Sin procesos internos estandarizados y bien documentados, cada nivel de su empresa sufre. El mapeo de procesos es el primer paso para añadir claridad a los procesos de su empresa. Al describir qué tareas y eventos ocurren durante todo un proceso, los mapas de procesos proporcionan una valiosa visión de un flujo de trabajo para toda la empresa. El simple hecho de tener una imagen de lo que ocurre en un proceso ayuda a promover la eficiencia y la responsabilidad en toda la organización.
Entonces, ¿cómo exactamente el mapeo de procesos ayuda a organizar su empresa de abajo hacia arriba?

Estandarizar los procesos internos

Para comenzar a mapear su proceso...necesitas tener una comprensión sólida de cómo funciona ese proceso de principio a fin. Esto significa que el proceso no puede cambiar con cada petición que se haga. Por lo tanto, es necesario hablar con cada una de las partes interesadas en el proceso para saber qué ocurre durante el proceso y en qué secuencia. Luego, todos los interesados deben averiguar cuál debe ser el curso normal del proceso y convenir en seguirlo.
La cartografía del proceso y su puesta a disposición de los interesados refuerza aún más el proceso estándar en todos los niveles. Cuando todos en la empresa saben cómo se supone que debe funcionar todo el flujo de trabajo de principio a fin, se sientan las bases para una mejor colaboración entre los trabajadores, un flujo de información más fluido y una alineación entre los empleados y la dirección.

Promover la colaboración entre los miembros del equipo

Los equipos luchan cuando no entienden cuál es su objetivo común. Un objetivo puede ser cualquier cosa - conseguir que se apruebe una solicitud de permiso, producir un bien, vender un artículo o cualquier cosa. Sin embargo, si tu equipo no tiene una visión clara de cuál debería ser el resultado de sus tareas, entonces el objetivo se pierde en el proceso. En el mejor de los casos, se tarda mucho tiempo en producir el resultado, y en el peor de los casos, no se muestra nada del trabajo realizado.
Los mapas de proceso ayudan a orquestar los equipos dejando claro cuál es el objetivo común y los pasos que se dan para llegar a él. Al conocer el papel de cada uno a lo largo de todo el proceso, los miembros del equipo saben a quién acudir para obtener la información que necesitan. Además, las personas correctas son responsables cuando algo sale mal, lo que ayuda a evitar problemas en el futuro. Explicar la parte de cada uno en un flujo de trabajo con un mapa de procesos ayuda a los miembros del equipo a trabajar juntos para realizar las tareas de manera eficiente.

Alinear todos los niveles con la estrategia de la empresa

Uno de los principales puntos de dolor del liderazgo de la empresa es galvanizar cada nivel de la organización para alinearse con la estrategia. Una cosa es definir la estrategia de la compañía en los niveles superiores, pero otra muy diferente es conseguir que toda la organización esté alineada con esa estrategia. Cuando no hay visibilidad en los procesos, no sólo no está claro cómo lograr los objetivos fijados como parte de la estrategia de la empresa, sino que también es difícil para el liderazgo tener claridad sobre cómo funcionan sus niveles inferiores. Si no se sincronizan los procesos con el liderazgo y los miembros del equipo, las empresas están condenadas a estancarse en lugar de avanzar estratégicamente.
Los mapas de procesos ayudan a alinear organizaciones enteras en torno a la estrategia de la compañía, dando a los líderes una visión de cómo se completan las tareas en el mundo real. A menudo, cuando el liderazgo decide seguir una estrategia en particular, la alineación de los niveles inferiores a esa estrategia se dificulta por las restricciones del mundo real de las que el liderazgo no es consciente. Sin embargo, al colaborar con los empleados sobre cómo se lleva a cabo el proceso, en realidad, utilizando un mapa de procesos, todos los niveles pueden llevar a cabo la estrategia de la empresa de manera efectiva. El liderazgo y los empleados pueden diseñar un mapa de procesos para asegurar que las tareas y los resultados de un proceso estén alineados con la estrategia. Por lo tanto, hay un esfuerzo colectivo en toda la organización para lograr objetivos a largo plazo.

Optimizar los procesos de toda la empresa

Otro de los principales inconvenientes de los procesos sin cartografiar es que el esfuerzo por mejorar la forma en que se llevan a cabo las tareas suele ser lento o inexistente. Cuando no hay claridad en los procesos, es difícil llevar la cuenta de los errores que ocurren y en qué punto del flujo de trabajo. Sin esta información, es probable que los errores e interrupciones sigan ocurriendo ya que los empleados no tienen una idea de cómo debería estar funcionando el proceso. Como resultado, los procesos están condenados a seguir siendo ineficientes.
Dado que los mapas de proceso representan una versión estandarizada de un flujo de trabajo, los empleados sólo necesitan echar un vistazo al mapa de proceso para ver cómo deberían funcionar las cosas en un mundo ideal. De esta manera, las excepciones son mucho más fáciles de identificar cuando ocurren. Además, los mapas de proceso también ayudan a los empleados a mejorar los flujos de trabajo al hacer más claras las áreas que deben mejorarse. Los empleados pueden identificar los puntos del flujo de trabajo que experimentan más excepciones y hacer las mejoras necesarias en consecuencia. Como los mapas de proceso son fáciles de modificar, la dirección puede hacer cumplir los cambios cuando se producen. Con el tiempo, las organizaciones pueden optimizar los procesos a medida que se realizan más mejoras.
La comida para llevar
Los mapas de procesos ayudan a las organizaciones a organizarse. El mapeo de las tareas y acciones clave que se llevan a cabo en cada flujo de trabajo de la empresa crea un valioso recurso que los empleados de cualquier nivel pueden utilizar. Al estandarizar los procesos en forma de un mapa de procesos, tanto la dirección como el personal son responsables de su parte en un flujo de trabajo, alineando la organización con la estrategia de alto nivel y allanando el camino para la optimización del flujo de trabajo. Para empezar a mapear los procesos en su empresa, vea algunos de los nuestros libros blancos u otros puestos en nuestro blog.