Jeder, der schon einmal in einem unorganisierten Unternehmen gearbeitet hat, kennt die Symptome. Anfragen brauchen ewig, bis sie genehmigt werden, weil sie nicht an die richtigen Personen weitergeleitet werden, wenn sie nicht vorher in einem Stapel von Papieren verloren gehen. Aufgaben werden nicht erledigt, weil niemand weiß, wo er die benötigten Informationen finden kann. Wenn ein Fehler auftritt, zeigen alle mit dem Finger auf ihn, weil niemand weiß, wer dafür verantwortlich ist. Als Folge all dieser Probleme auf unterer Ebene kann die Unternehmensstrategie nicht umgesetzt werden, weil Führung und Mitarbeiter nicht aufeinander abgestimmt sind.
All diese Symptome führen zu Frustration im gesamten Unternehmen. Ohne standardisierte und gut dokumentierte interne Prozesse leidet jede Ebene Ihres Unternehmens. Prozessmapping ist der erste Schritt, um Klarheit in die Prozesse Ihres Unternehmens zu bringen. Durch die Darstellung der Aufgaben und Ereignisse, die während eines gesamten Prozesses auftreten, bieten Prozesslandkarten wertvolle Einblicke in einen Arbeitsablauf für das gesamte Unternehmen. Ein einfaches Bild davon, was in einem Prozess vor sich geht, fördert die Effizienz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.
Wie genau hilft die Prozessabbildung also dabei, Ihr Unternehmen von unten nach oben zu organisieren?
Standardisierung interner Prozesse
Um Ihren Prozess abzubildenzu erstellen, müssen Sie genau wissen, wie dieser Prozess von Anfang bis Ende abläuft. Das bedeutet, dass sich der Prozess nicht bei jedem Antrag ändern kann. Daher ist es notwendig, mit allen am Prozess Beteiligten zu sprechen, um herauszufinden, was während des Prozesses und in welcher Reihenfolge geschieht. Dann müssen alle Beteiligten herausfinden, wie der Standardablauf des Prozesses aussehen sollte, und sich darauf einigen, ihn zu befolgen.
Durch die Abbildung des Prozesses und die Bereitstellung für die Beteiligten wird der Standardprozess auf allen Ebenen weiter durchgesetzt. Wenn jeder im Unternehmen weiß, wie der gesamte Arbeitsablauf von Anfang bis Ende ablaufen soll, wird die Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, einen reibungsloseren Informationsfluss und die Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Führungskräften geschaffen.
Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern
Teams haben Schwierigkeiten, wenn sie nicht wissen, was ihr gemeinsames Ziel ist. Ein Ziel kann alles Mögliche sein - die Genehmigung eines Urlaubsantrags, die Produktion einer Ware, der Verkauf eines Artikels oder andere Dinge. Wenn Ihr Team jedoch keine klare Vorstellung davon hat, was das Ergebnis seiner Aufgaben sein soll, dann geht das Ziel im Prozess verloren. Im besten Fall dauert es sehr lange, bis das Ergebnis vorliegt, und im schlimmsten Fall wird die geleistete Arbeit nicht belohnt.
Prozesslandkarten helfen bei der Orchestrierung von Teams, indem sie das gemeinsame Ziel und die Schritte auf dem Weg dorthin deutlich machen. Da die Rolle jedes Einzelnen während des gesamten Prozesses bekannt ist, wissen die Teammitglieder, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Informationen benötigen. Außerdem werden die richtigen Personen zur Verantwortung gezogen, wenn etwas schief läuft, was dazu beiträgt, Probleme in der Zukunft zu vermeiden. Wenn die Rolle jedes Einzelnen in einem Arbeitsablauf mit einer Prozesslandkarte festgelegt wird, können die Teammitglieder zusammenarbeiten, um die Aufgaben effizient zu erledigen.
Alle Ebenen an der Unternehmensstrategie ausrichten
Eine der größten Schwierigkeiten für die Unternehmensführung besteht darin, alle Ebenen des Unternehmens auf die Strategie auszurichten. Es ist eine Sache, die Unternehmensstrategie auf den oberen Ebenen zu definieren, aber eine ganz andere, die gesamte Organisation auf diese Strategie auszurichten. Wenn die Prozesse nicht transparent sind, ist nicht nur unklar, wie die im Rahmen der Unternehmensstrategie festgelegten Ziele erreicht werden sollen, sondern es ist auch für die Führungsebene schwierig, Klarheit darüber zu gewinnen, wie die unteren Ebenen arbeiten. Ohne die Synchronisierung der Prozesse mit den Führungskräften und Teammitgliedern sind Unternehmen dazu verdammt, zu stagnieren, anstatt sich strategisch weiterzuentwickeln.
Prozesslandkarten helfen dabei, ganze Organisationen auf die Unternehmensstrategie auszurichten, indem sie den Führungskräften einen Einblick geben, wie Aufgaben in der realen Welt erledigt werden. Wenn sich die Unternehmensleitung für eine bestimmte Strategie entscheidet, wird die Ausrichtung der unteren Ebenen auf diese Strategie oft durch Einschränkungen in der Praxis erschwert, die der Unternehmensleitung nicht bekannt sind. Durch die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern über die tatsächliche Ausführung des Prozesses mithilfe einer Prozesslandkarte können jedoch alle Ebenen die Unternehmensstrategie effektiv umsetzen. Führungskräfte und Mitarbeiter können eine Prozesslandkarte entwerfen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben und Ergebnisse eines Prozesses auf die Strategie abgestimmt sind. Daher gibt es in der gesamten Organisation eine gemeinsame Anstrengung, um langfristige Ziele zu erreichen.
Optimierung der unternehmensweiten Prozesse
Ein weiterer großer Nachteil von nicht abgebildeten Prozessen ist, dass die Bemühungen um eine Verbesserung der Art und Weise, wie die Aufgaben ausgeführt werden, oft nur langsam oder gar nicht stattfinden. Wenn es keine Klarheit über die Prozesse gibt, ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Fehler an welchem Punkt des Arbeitsablaufs passieren. Ohne diese Informationen kommt es immer wieder zu Fehlern und Störungen, da die Mitarbeiter nicht wissen, wie der Prozess ablaufen sollte. Infolgedessen sind die Prozesse dazu verdammt, ineffizient zu bleiben.
Da Prozesslandkarten eine standardisierte Version eines Arbeitsablaufs darstellen, müssen die Mitarbeiter nur einen Blick auf die Prozesslandkarte werfen, um zu sehen, wie die Dinge in einer idealen Welt ablaufen sollten. Auf diese Weise sind Ausnahmen viel leichter zu erkennen, wenn sie auftreten. Darüber hinaus helfen Prozesslandkarten den Mitarbeitern bei der Verbesserung von Arbeitsabläufen, indem sie die verbesserungswürdigen Bereiche deutlicher machen. Die Mitarbeiter können die Stellen im Arbeitsablauf identifizieren, an denen die meisten Ausnahmen auftreten, und entsprechend notwendige Verbesserungen vornehmen. Da Prozesslandkarten leicht zu ändern sind, kann das Management Änderungen durchsetzen, wenn sie anfallen. Im Laufe der Zeit können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, wenn weitere Verbesserungen vorgenommen werden.
Das Fazit
Prozesslandkarten helfen Unternehmen, sich zu organisieren. Durch die Darstellung der wichtigsten Aufgaben und Aktionen, die in jedem Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden, entsteht eine wertvolle Ressource, die Mitarbeiter auf jeder Ebene nutzen können. Durch die Standardisierung von Prozessen in Form einer Prozesslandkarte werden sowohl die Führung als auch die Mitarbeiter für ihre Rolle in einem Arbeitsablauf verantwortlich gemacht, wodurch die Organisation an der übergeordneten Strategie ausgerichtet und der Weg für die Optimierung von Arbeitsabläufen geebnet wird. Um mit der Abbildung der Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beginnen, sehen Sie sich einige der unsere Whitepapers oder andere Beiträge auf unserem Blog.