Haben Sie schon einmal Informationen aus einem Dokument manuell Wort für Wort in ein digitales Formular eingegeben? Dies ist häufig bei der Übertragung von Daten aus Papier in ein digitales Formular der Fall. Oder vielleicht schreiben Sie ein neues Dokument in DOC-Form aus einem PDF-Dokument und die Wörter werden nicht korrekt kopiert und eingefügt? In jedem Fall sind bei diesem Prozess wahrscheinlich menschliche Fehler unterlaufen. Das ist auch ganz natürlich, wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen Daten immer noch manuell eingeben und übertragen. Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine Möglichkeit gibt, diese Informationen sauber und einfach zu digitalisieren? Sehen Sie sich das OCR-Dokumentenscannen an, eine Technologie, die in eine Workflow-Lösung integriert werden kann, um die Effizienz von Prozessen zu steigern.
Durch die Digitalisierung von Papierkram zur Verwendung in Workflows sind Unternehmen in der Lage, mehrere Formen der Dateneingabe zu verarbeiten - sei es durch Dokumente, Formularübertragungen, APIs von Drittsystemen, Chatbots oder andere Technologien. Das Ergebnis ist eine höhere Produktivität in den Arbeitsabläufen, Zeitersparnis und Kostenreduzierung sowie die Erweiterung des aktuellen Systemwerts über dokumentenbasierte Prozesse hinweg.
Was ist OCR?
OCR ist die Abkürzung für optische Zeichenerkennung. Nach Angaben von Scanbotist OCR eine "Bildverarbeitungstechnologie, die eine bequeme Möglichkeit bietet, Papierdokumente in ein digitales Format zu konvertieren". OCR ist vor allem im Dokumentenmanagement zu finden und kann eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Automatisierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen spielen.
Beim OCR-Scannen erkennt ein Algorithmus Zeichen aus gedruckten Quellen und wandelt sie in ein digitales Format um. Sobald dies geschehen ist, ist das digitale Format leicht durchsuchbar und bearbeitbar. OCR-Scanner lassen sich leicht anpassen und sind daher ideal für Branchen mit papierlastigen Prozessen. Zu den Branchen, die am meisten davon profitieren, gehören Banken, Hochschulen, Rechtswesen, Versicherungen, Telekommunikation und andere, da sie enorme Datenmengen auf einmal verarbeiten.
Wie funktioniert die OCR eigentlich?
Ein gewöhnlicher Scanner oder ein Fotokopierer erzeugt ein so genanntes Rasterbild, also eine Sammlung von schwarzen und weißen oder farbigen Punkten. Um Daten aus Kamerabildern oder PDF-Dateien, die nur aus Bildern bestehen, zu übernehmen und weiterzuverwenden, benötigen Sie eine OCR-Software, die die Buchstaben aus diesen Bildern in Wörter und dann in Sätze umwandelt, um auf den ursprünglichen Inhalt der Seite zuzugreifen und ihn zu bearbeiten. Dazu wird jede Zeile des Bildes betrachtet, wobei der OCR-Scanner herausfindet, ob die schwarzen und weißen Punkte einen bestimmten Buchstaben oder eine Zahl darstellen.
Es gibt verschiedene OCR-Tools zur Konvertierung von bildbasierten Dokumenten in PDFs, .docx oder andere Formate. Die wichtigsten Merkmale, durch die sich OCR-Anwendungen unterscheiden, sind laut TechSticunter anderem die Genauigkeit der Zeichenerkennung, die Genauigkeit bei der Wiederherstellung des Seitenlayouts, die Multi-Engine-Voting-Technologie, die Unterstützung von Sprachen, die Unterstützung für durchsuchbare PDF-Ausgaben, die Geschwindigkeit und die Benutzeroberfläche (UI).
Vorteile von OCR
Durch die Integration einer OCR in Ihr Business Process Management (BPM) können Sie Dokumente digitalisieren und in Ihre Arbeitsabläufe einbinden. Amazon Textract ist ein Beispiel für einen OCR-Scanner, der sich gut in eine intelligente Workflow-Lösung integrieren lässt. Einige praktische Anwendungen von OCR sind:
1. Dokumente drucken. Zunächst benötigen Sie die beste Druckversion Ihres vorhandenen Dokuments. Dazu wird in der Regel eine Fotokopie angefertigt, um den Kontrast zwischen der Seite und dem Ausdruck zu erhöhen. Verschmutzungen, Falten und Tintenkleckse erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer ungenauen und falschen Worterkennung.
2. Scannen. Bei der Verwendung eines Flachbettscanners müssen Sie alles einzeln einscannen. Bei einem OCR-Scanner scannen die Scanner in der Regel automatisch die nächste Seite.
3. Farbe. OCRs lesen nur, was vorhanden ist und was nicht. Der erste Schritt ist das Scannen eines Schwarz-Weiß-Bildes der Vorlage und dann das Scannen in Farbe. Wenn auf dem Original z. B. ein Fleck zu sehen ist, kann die OCR den Unterschied in der Farbversion durch die veränderte Beleuchtung in der Schwarz-Weiß-Version erkennen. Ohne diesen kritischen ersten Schritt funktionieren OCRs nicht richtig bei der Erkennung von Farbflecken oder anderen Veränderungen.
4. Korrekturlesen. OCR-Scanner sind zwar nicht so umfassend wie ein menschlicher Lektor, können aber dazu beitragen, menschliche Fehler beim Schreiben zu vermeiden. Mit einer ähnlichen Technologie wie Microsoft Word kann ein OCR-Scanner Vorschläge machen, die Ihnen helfen, beim Erstellen neuer Dokumente besser zu schreiben.
5. Layouts. Ein guter OCR-Scanner erkennt automatisch mehrere Spalten mit Text, Tabellen und Bildern. Diese Bilder werden dann in Grafiken umgewandelt, Tabellen lassen sich leicht übertragen, und die Spalten werden richtig getrennt.
6. Digitale Arbeitsabläufe. OCR kann zur Verbesserung von Software zur Verwaltung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Eine gute OCR hilft dabei, die dokumentenbasierten Daten einer Organisation in ihre digitalen Prozesse einzubinden und zu erweitern. Dabei gehen keine Daten aus alten Lösungen verloren, sondern werden in neue digitale Lösungen, wie z. B. ein intelligentes BPM, übertragen, um die Datenerfassung und -speicherung genauer zu machen und die künftige Umsetzung zu erleichtern.
Verfügbare Lösungen für OCR
Da nicht jeder eine intelligente Plattform zur Workflow-Automatisierung verwendet, ist es wichtig, das Unternehmen und die vorhandene Software zu berücksichtigen. Die Suche nach einer OCR-Lösung, die den Wert Ihrer bestehenden Investitionen erhöht, ist entscheidend, um langfristige Produktivitätsziele zu erreichen. Eine nahtlose Integration ist ebenfalls wichtig.
1. Online und Offline. Eine Online-Lösung bietet sich an, wenn etwas für den persönlichen oder einmaligen Gebrauch genutzt wird, der keine sensiblen Informationen beinhaltet. Ein Beispiel für eine ideale Online-Lösung ist der Druck eines einmalig verwendeten Dokuments für eine Konferenz, etwas, das in der Regel öffentlich zugänglich ist und keine großen Sicherheitsanforderungen stellt. Offline-Lösungen arbeiten mit dem einzelnen Gerät und die Daten verlassen dieses Gerät nie, was die Sicherheit drastisch erhöht und die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen verringert. Branchen, die mit sensiblen Daten umgehen, wie Banken oder Versicherungen, verlassen sich auf Offline-Quellen, um ihre Informationen für Millionen von Vorgängen sicher und genau zu halten. Offline ist auch konform mit der GDPRein wichtiger Rechtsakt, der Banken auf der ganzen Welt betrifft. Mit Offline-Lösungen kann die Einbindung dokumentenbasierter Daten in ein anderes System - wie eine Workflow-Lösung - die Effizienz der internen Prozesse eines Unternehmens aufgrund von Automatisierung, weniger Papierkram und weniger Raum für menschliche Fehler drastisch steigern. Das Ergebnis dieser Einbindung ist eine sicherere OCR-Option für Unternehmen, die die betriebliche Effizienz ihrer Arbeitsabläufe steigern wollen.
2. Pauschalpreis versus Volumen. Für die Preisgestaltung, sind Volumen- und Flatrate-Modelle bei OCR-Scannern am weitesten verbreitet. Bei den Volumenmodellen werden die Kosten pro Dokument oder Benutzer berechnet, zusätzlich zu einer Installationsgebühr. Bei Pauschallösungen hingegen wird unabhängig von der Anzahl der gescannten Dokumente ein Festpreis berechnet. Potenziell überhöhte Gebühren für zusätzliche Dokumente lassen sich am besten durch ein Pauschalmodell vermeiden, insbesondere bei größeren Unternehmen.
Wenn Sie das Beste aus einem OCR-Scanner herausholen wollen, ist die Investition in ein BPM, das sich gut in ein OCR-System integrieren lässt, die beste Wahl. Die besten OCR-Systeme übernehmen den gesamten Prozess der Datenkonvertierung aus dem Originaldokument, Bild oder PDF und konvertieren es in weniger als einer Minute. Die Zeit, die für die Arbeit mit Papier aufgewendet wird, wird erheblich reduziert, wodurch Geld gespart wird, das an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnte.
Da die dokumentenbasierten Daten nicht ersetzt, sondern lediglich übertragen und dann automatisiert werden, können Branchen wie das Gesundheitswesen, das Bankwesen, das Rechtswesen und der Versicherungssektor ihre Arbeitsabläufe nun effizienter gestalten.
Bessere Automatisierung von Geschäftsprozessen
OCR-Scanner, die den Wert einer Workflow-Lösung integrieren und erweitern - wie z. B. Amazon Textract - können die Sicherheit, Effizienz, Zeit und Kosten, die mit der Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten verbunden sind, erheblich verbessern. Ein moderner OCR-Scanner als Teil Ihrer intelligenten BPM-Lösung kann die betriebliche Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich steigern und Ihnen dabei helfen, sich auf wichtigere, auf die Strategie ausgerichtete Initiativen zu konzentrieren, anstatt auf die kleinen Details des Tagesgeschäfts. Ihre Marketing- und Vertriebsteams können mehr Werbematerialien in kürzerer Zeit erstellen, ebenso wie Designer, die mehrere Banner und Grafiken für verschiedene Zwecke in kürzester Zeit anfertigen müssen. Wichtige Dokumente sind nicht mehr anfällig für menschliche Fehler, und das gesamte System profitiert von einer erhöhten Sicherheit als zusätzlichen Bonus.
ProcessMaker ist ein Amazon Web Services (AWS) Advanced Technology Partner und lässt sich problemlos in Amazon Textract integrieren. Möchten Sie mehr erfahren? Klicken Sie hier um mehr über unsere Integration mit Amazon Textract zu erfahren.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
