Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern

Checkliste für die Einstellung von Mitarbeitern

Viele Personalabteilungen verbringen ihre Zeit damit, einen ausgezeichneten Einführungsprozess zu entwickeln, der umfangreiche Unterlagen, eine herzliche Begrüßung, doppelte Kontrollen und Schulungen umfasst, damit neue Mitarbeiter schnell mit der Arbeit beginnen können. Doch viele vernachlässigen den Prozess des Offboarding von Mitarbeitern. Der Offboarding-Prozess für Mitarbeiter erfordert die gleiche Liebe zum Detail wie das Onboarding. Eine Checkliste für die Entlassung von Mitarbeitern ist unerlässlich und hilft dem Unternehmen, Risiken zu minimieren.

Was ist eine Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern?

Eine Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern enthält alle notwendigen Schritte und Prozesse, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Häufig enthält eine Checkliste einen digitalen Prozess, den die Mitarbeiter der Personalabteilung nach Abschluss der einzelnen Schritte markieren. Auf diese Weise kann Ihr HR-Team schnell erkennen, was bereits erledigt wurde und was noch erledigt werden muss.

Warum sollte man sich die Mühe machen, ein solches formelles Verfahren durchzuführen? Auf diese Weise lassen sich Sicherheitsbedrohungen, rechtliche Probleme und andere Risiken verringern. Außerdem können ausscheidende Mitarbeiter wichtige Rückmeldungen geben, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, sich zu verbessern. Ein guter Offboarding-Prozess kann es Ihrem Unternehmen sogar erleichtern, Mitarbeiter zurückzugewinnen, die zu einem anderen Unternehmen gewechselt sind.

Werfen wir einen Blick darauf, was Sie in Ihre Offboarding-Checkliste aufnehmen sollten.

Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern

1. Kommunikation

Manche lassen sich Zeit, sobald der Offboarding-Prozess beginnt (z. B. wenn ein Mitarbeiter seinen Austritt ankündigt). Am besten ist es, schnell zu reagieren und die Dinge klar zu formulieren.

  • Wann ist der letzte Tag des Mitarbeiters? Vereinbaren Sie ihn und dokumentieren Sie ihn.
  • Wer übernimmt die Verantwortung? Zwischen dem Ausscheiden einer Person und der Einstellung eines Nachfolgers klafft oft eine Lücke. Stellen Sie sicher, dass die Unterstützung vorhanden ist.
  • Wann und wo wird die offene Stelle ausgeschrieben?

Eine schnelle Reaktion verringert Kopfschmerzen und Klatsch und Tratsch. Wenn ein Mitarbeiter auf mysteriöse Weise verschwindet, werden manche das Schlimmste vermuten.

2. Institutionelle Kenntnisse

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er eine Menge Wissen über das Unternehmen mit. Institutionelles Wissen ist die Kombination aus Erfahrungen, Prozessen, Daten, Fachwissen, Werten und Informationen, über die die Mitarbeiter eines Unternehmens verfügen. Es kann sich über Jahrzehnte erstrecken und entscheidende Trends, Projekte und Perspektiven umfassen, die die Geschichte eines Unternehmens ausmachen. 

Ein effektiver Offboarding-Prozess trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen so viel Wissen wie möglich beibehält. Im Idealfall ist bereits ein Ersatzmitarbeiter vorhanden und bereit, neu geschult zu werden. Andernfalls können umfassende Dokumentationen und Gespräche Ihrem Unternehmen helfen, das Wissen bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu bewahren.

3. Hardware und Vermögenswerte des Unternehmens

Ihre Entlassungs-Checkliste sollte eine Unter-Checkliste für alle Gegenstände enthalten, die der ausscheidende Mitarbeiter zurückgeben muss. Dazu gehören Computer, Zubehör, Zugangskarten, Schlüssel und der ganze Rest. Zugangskarten sollten bei Bedarf deaktiviert und neu programmiert werden. Dieses Schreiben zur Rückgabe von Eigentum kann dabei helfen, den Anfang zu machen.

4. Digitaler Zugang und Vermögenswerte

Sie müssen auch dafür sorgen, dass digitale Werte wie Systemanmeldungen und E-Mail-Konten gehandhabt werden. Es ist sinnvoll, E-Mail-Weiterleitungen von der E-Mail des verstorbenen Kunden einzurichten, um sicherzustellen, dass keine Nachrichten verloren gehen. Auch hier ist eine Unter-Checkliste sinnvoll, in der jeder Vermögenswert aufgeführt ist. Auch Ihr IT-Team muss einen eigenen Offboarding-Prozess und eine entsprechende Dokumentation erstellen. Das IT-Team sollte sich jedoch mit dem HR-Team abstimmen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

5. Dokumentation

Eine Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen sollte eine Vielzahl von Dokumenten enthalten. Dazu gehören:

  • Kündigungs- oder Rücktrittsschreiben (mit den erforderlichen Daten)
  • Wettbewerbsverbots- und Geheimhaltungsvereinbarungen, sofern anwendbar
  • Unterlagen über Sozialleistungen (einschließlich Altersvorsorge, Krankenversicherung, Versicherung usw.)

Im Falle rechtlicher Probleme kann sich ein überprüfbares Protokoll als entscheidend erweisen. Kündigungsschutzmaßnahmen können Unternehmen auch vor verärgerten Mitarbeitern schützen und gewährleisten, dass der Mitarbeiter weiß, dass er gekündigt wurde. Die Dokumentation der Leistungen schafft sowohl für Unternehmen als auch für ehemalige Mitarbeiter Klarheit. Dies kann Spannungen und künftige Streitigkeiten verringern.

Der Offboarding-Prozess umfasst oft eine Menge Papierkram, manuelle Prozesse und einzelne Dokumente. Achten Sie darauf, dass dabei nichts verloren geht, denn es ist leicht, ein Dokument zu übersehen. Stellen Sie sicher, dass alles unterschrieben und datiert ist und dass bei Bedarf physische Kopien zur Verfügung gestellt werden.

6. Austrittsgespräch

Ein gut durchdachtes, ehrliches Gespräch ist sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den ausscheidenden Mitarbeiter von Vorteil. Dies kann entweder durch ein persönliches Gespräch oder einen Fragebogen erfolgen. Am besten ist es, wenn Sie dem Mitarbeiter die Wahl lassen. 

Wichtig ist, zu verstehen, warum der Mitarbeiter gegangen ist, welche Probleme es gab und wie Ihr Unternehmen seine eigenen Stärken ausbauen kann. Ehrliches Feedback kann sich als entscheidend erweisen, um zu verstehen, wo sich Ihr Unternehmen verbessern kann und welche Schwächen vorhanden sind.

Schlussfolgerung

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, geht seine Reise wahrscheinlich zu Ende, aber das bedeutet nicht, dass Sie den Offboarding-Prozess übersehen sollten. Eine gut durchdachte Checkliste für die Entlassung von Mitarbeitern schützt Ihr Unternehmen, schafft Klarheit und kann Ihrem Unternehmen langfristig helfen, Schwachstellen zu beseitigen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

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