Éliminer les goulets d'étranglement des processus de votre entreprise

Les goulets d'étranglement des flux de travail peuvent entraîner une perte importante de temps, d'argent et de ressources pour votre organisation. Alors qu'une personne ou un service se précipite follement pour accomplir une charge de travail écrasante, les membres du personnel responsables de l'étape suivante du processus sont inactifs. Ce manque d'efficacité a un impact plus important que les coûts salariaux. Les goulets d'étranglement peuvent empêcher la livraison des produits et des services dans les délais prévus, comme promis. Il en résulte une perte de confiance des clients dans votre capacité à répondre à leurs besoins.

Signes d'un goulot d'étranglement du flux de travail

L'identification des goulets d'étranglement des processus peut être difficile lorsqu'il n'existe pas de stratégie formelle de gestion des flux de travail. Cependant, un certain nombre de signes peuvent indiquer que vous ne travaillez pas avec une efficacité maximale. En voici quelques exemples :

• Des tâches spécifiques sont souvent bloquées dans un service particulier, ou il y a souvent des retards dans l'accomplissement des tâches par une certaine personne.
• Il existe un déséquilibre notable en ce qui concerne la charge de travail. Certains employés et services sont constamment occupés, tandis que d'autres ont des temps d'arrêt excessifs.
• Les tâches et le produit du travail effectué dans un service particulier ou par une certaine personne sont souvent renvoyés pour être retravaillés en raison d'erreurs et de problèmes de qualité.

La lourdeur des procédures d'approbation est un exemple courant de goulets d'étranglement dans le flux de travail. Qu'il s'agisse d'achats, de remboursement de dépenses ou de transactions liées aux ressources humaines, de nombreuses organisations exigent une série d'approbations de la part de divers décideurs. Dans ces situations, une seule personne en vacances peut mettre un terme à l'ensemble du processus. Ce qui peut être accompli pendant l'absence de cette personne est limité. Heureusement, il est possible d'éliminer les goulets d'étranglement et de faciliter le déroulement du processus. Vous devez utiliser la cartographie des processus d'entreprise et la gestion complète des flux de travail.

Identifier les ruptures dans le flux de travail

La première étape consiste à réexaminer votre stratégie de cartographie des processus. Cela est particulièrement important si votre cartographie des processus d'entreprise actuelle est une esquisse informelle. Il se peut aussi que votre processus actuel ne soit pas suffisamment détaillé pour permettre de remonter à la source des goulets d'étranglement. Il existe une variété de techniques de cartographie des processus d'entreprise qui peuvent illustrer efficacement le flux de travail jusqu'au niveau de détail nécessaire pour localiser et corriger les inefficacités.
Les logiciels avancés de cartographie des processus d'entreprise sont devenus la méthode de choix pour simplifier les activités liées à la gestion des flux de travail en automatisant un grand nombre des tâches associées. Le logiciel de BPM utilise des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l'efficacité des processus et des employés. Il est ainsi plus facile d'identifier et d'éliminer les chemins lents et les goulots d'étranglement. En plus d'analyser l'efficacité des processus et des employés, ces systèmes sont les seuls à pouvoir analyser les coûts et les économies. En retour, cela permet de minimiser le gaspillage et de maximiser les profits.

Tirer le meilleur parti des indicateurs de performance clés

L'identification des goulets d'étranglement par l'utilisation d'indicateurs de performance clés (KPI) nécessite un logiciel capable de présenter les informations dans un format utile. Les meilleurs systèmes BPM de leur catégorie comprennent un tableau de bord personnalisable qui affiche les KPI et les mesures des processus connexes d'une manière facilement compréhensible par les utilisateurs. Les éléments essentiels d'un tableau de bord efficace sont notamment les suivants

• Nombre de cas par processus/nombre de cas par processus et par tâche - Cette mesure montre clairement si un nombre excessif d'affaires s'accumulent dans une tâche particulière. Une augmentation inexpliquée signifie souvent un goulot d'étranglement. Celui-ci peut être causé par une inefficacité sous-jacente dans un service ou avec un employé spécifique. Elle pourrait également indiquer qu'une redistribution des tâches est nécessaire pour améliorer le flux de travail.
• Nombre de cas par processus, par employé et par tâche - En approfondissant les détails des mesures de votre processus, vous pouvez obtenir une multitude d'informations. Par exemple, cet indicateur de performance clé peut vous aider à examiner les affaires en cours dans le cadre d'une tâche afin de déterminer si un employé reçoit plus que les autres. Vous avez la possibilité de comparer l'efficacité de la tâche. Cela vous permet de savoir si un employé ou un groupe prend plus de temps à traiter les tâches que ses pairs.
• Nombre de cas rejetés par tâche/nombre de cas rejetés par employé - Le retraitement est une perte d'efficacité importante, et il peut être utile de savoir quand et où les dossiers de la procédure sont rejetés. Si un grand nombre de rejets surviennent dans une tâche particulière, vous pouvez avoir un problème avec une seule personne, ou il peut y avoir un problème de formation plus important.

L'importance des tableaux de bord

Les tableaux de bord permettent d'accéder d'un seul coup d'œil aux informations essentielles sur les flux de travail, éliminant ainsi la nécessité de générer manuellement des rapports sur les processus. Les fonctions d'analyse automatisent les calculs, mettant en évidence les points problématiques pour une identification facile. Les tableaux de bord sont souvent divisés en tableaux de bord pour différencier les différents KPI. Généralement, les utilisateurs personnalisent l'organisation des tableaux de bord en fonction de la fréquence d'utilisation de mesures spécifiques. Lorsque vous choisissez une plate-forme de BPM, assurez-vous que la personnalisation des tableaux de bord est une option afin que vous puissiez concevoir et organiser les tableaux de bord en fonction des besoins des flux de travail spécifiques de votre entreprise.
L'élimination des goulets d'étranglement des flux de travail de vos processus d'entreprise commence par l'identification des points faibles. La cartographie des processus d'entreprise, notamment grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion des processus d'entreprise, vous permet de repérer les domaines et les personnes spécifiques où le flux de travail ralentit. Accélérez l'identification des goulets d'étranglement grâce à un tableau de bord personnalisé qui vous donne une transparence totale sur les principaux indicateurs de performance. En tant qu'administrateur, vous pouvez passer directement de votre tableau de bord au processus bloqué. Là, vous pouvez reconfigurer une tâche ou affecter un utilisateur différent à une affaire. Vous pouvez alors résoudre immédiatement le retard de production.

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