Engpässe im Arbeitsablauf können für Ihr Unternehmen einen erheblichen Verlust an Zeit, Geld und Ressourcen bedeuten. Während eine Person oder eine Abteilung sich wie wild beeilt, um ein überwältigendes Arbeitspensum zu bewältigen, sind die Mitarbeiter, die für den nächsten Schritt im Prozess zuständig sind, untätig. Dieser Mangel an Effizienz wirkt sich nicht nur auf die Lohnkosten aus. Engpässe können verhindern, dass Produkte und Dienstleistungen pünktlich und wie versprochen geliefert werden. Die Folge ist ein schwindendes Vertrauen der Kunden in Ihre Fähigkeit, ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
Anzeichen für einen Workflow-Engpass
Es kann schwierig sein, Engpässe in Prozessen zu erkennen, wenn es keine formelle Strategie für das Workflow-Management gibt. Es gibt jedoch eine Reihe von Anzeichen, die darauf hindeuten können, dass Sie nicht mit maximaler Effizienz arbeiten. Beispiele sind die folgenden:
- Bestimmte Aufgaben werden häufig in einer bestimmten Abteilung blockiert, oder es kommt häufig zu Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben durch eine bestimmte Person.
- Es gibt ein deutliches Ungleichgewicht bei der Arbeitsbelastung. Einige Mitarbeiter und Abteilungen sind ständig beschäftigt, während andere übermäßige Ausfallzeiten haben.
- Aufgaben und Arbeitsprodukte, die in einer bestimmten Abteilung oder von einer bestimmten Person erledigt wurden, werden aufgrund von Fehlern und Qualitätsproblemen häufig zur Nacharbeit zurückgegeben.
Schwerfällige Genehmigungsprozesse sind ein häufiges Beispiel für Workflow-Engpässe. Ob es sich nun um Einkäufe, Kostenerstattungen oder Personaltransaktionen handelt, viele Unternehmen benötigen eine Reihe von Genehmigungen durch verschiedene Entscheidungsträger. In solchen Situationen kann eine einzige Person, die im Urlaub ist, den gesamten Prozess zum Stillstand bringen. Was während der Abwesenheit dieser Person erreicht werden kann, ist begrenzt. Glücklicherweise ist es möglich, Engpässe zu beseitigen und den Prozessfluss zu glätten. Dazu müssen Sie eine Geschäftsprozessanalyse und ein umfassendes Workflow-Management einsetzen.
Erkennen von Unterbrechungen im Arbeitsablauf
Der erste Schritt besteht darin, Ihre Strategie für die Prozessabbildung noch einmal zu überprüfen. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre derzeitige Geschäftsprozessabbildung nur eine informelle Skizze ist. Oder Ihr aktueller Prozess ist möglicherweise nicht detailliert genug, um die Ursache von Engpässen zu ermitteln. Es gibt eine Vielzahl von Techniken zur Abbildung von Geschäftsprozessen die den Arbeitsablauf so detailliert darstellen können, dass Ineffizienzen aufgespürt und korrigiert werden können.
Fortgeschrittene Software für die Abbildung von Geschäftsprozessen hat sich zur Methode der Wahl entwickelt, um die Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Workflow-Management zu vereinfachen, indem viele der damit verbundenen Aufgaben automatisiert werden. BPM-Software verwendet Key Performance Indicators (KPIs), um die Effizienz von Prozessen und Mitarbeitern zu messen. Dies erleichtert die Identifizierung und Beseitigung von langsamen Wegen und Engpässen. Neben der Analyse der Prozesseffizienz und der Mitarbeitereffektivität sind diese Systeme auch in der Lage, Kosten und Einsparungen zu analysieren. Dies wiederum ermöglicht es, Verschwendung zu minimieren und den Gewinn zu maximieren.
Das Beste aus den KPIs machen
Die Identifizierung von Engpässen durch die Verwendung von KPIs erfordert eine Software, die in der Lage ist, Informationen in einem nützlichen Format darzustellen. Zu den besten BPM-Systemen gehört ein anpassbares Dashboard, das KPIs und zugehörige Prozessmetriken in einer für die Benutzer leicht verständlichen Form anzeigt. Zu den wichtigsten Komponenten eines effektiven Dashboards gehören die folgenden:
- Anzahl der Fälle pro Prozess/Anzahl der Fälle pro Prozess und pro Aufgabe - Diese Kennzahl zeigt deutlich, ob sich in einer bestimmten Aufgabe eine übermäßige Anzahl von Fällen ansammelt. Ein unerklärlicher Anstieg bedeutet oft einen Engpass. Dies könnte auf eine zugrunde liegende Ineffizienz in einer Abteilung oder bei einem bestimmten Mitarbeiter zurückzuführen sein. Es könnte auch darauf hinweisen, dass eine Neuverteilung der Aufgaben erforderlich ist, um den Arbeitsablauf zu verbessern.
- Anzahl der Fälle pro Prozess, pro Mitarbeiter und pro Aufgabe - Wenn Sie die Details Ihrer Prozessmetriken genauer untersuchen, können Sie eine Fülle von Informationen erhalten. Mit dieser Kennzahl können Sie beispielsweise die anhängigen Fälle innerhalb einer Aufgabe untersuchen, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter mehr bearbeitet als andere. Sie haben die Möglichkeit, die Effizienz innerhalb der Aufgabe zu vergleichen. So können Sie herausfinden, ob ein Mitarbeiter oder eine Gruppe länger für die Bearbeitung von Aufgaben braucht als andere Mitarbeiter.
- Anzahl der abgelehnten Fälle pro Aufgabe/Anzahl der abgelehnten Fälle pro Mitarbeiter - Nacharbeit ist ein erheblicher Effizienzverlust, und es kann wertvoll sein, zu erfahren, wann und in welchen Bereichen des Prozesses Fälle abgelehnt werden. Wenn bei einer bestimmten Aufgabe viele Ablehnungen auftreten, kann es sich um ein Problem mit einer einzelnen Person oder um ein größeres Schulungsproblem handeln.
Die Bedeutung von Dashboards
Dashboards machen wichtige Workflow-Informationen auf einen Blick zugänglich und machen die manuelle Erstellung von Prozessberichten überflüssig. Die Analysefunktionen automatisieren Berechnungen und heben Problembereiche hervor, die sich leicht identifizieren lassen. Dashboards werden häufig in Dashlets unterteilt, um zwischen einzelnen KPI zu unterscheiden. In der Regel passen die Benutzer die Organisation der Dashlets an die Häufigkeit an, mit der bestimmte Messgrößen verwendet werden. Achten Sie bei der Auswahl einer BPM-Plattform darauf, dass die Dashboard-Anpassung eine Option ist, so dass Sie die Dashlets entsprechend den Anforderungen der spezifischen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens gestalten und anordnen können.
Die Beseitigung von Workflow-Engpässen in Ihren Geschäftsprozessen beginnt mit der Identifizierung von Problemstellen. Die Abbildung von Geschäftsprozessen, insbesondere durch den Einsatz von Software für das Geschäftsprozessmanagement, stellt sicher, dass Sie bestimmte Bereiche und Personen ausfindig machen können, in denen sich der Arbeitsablauf verlangsamt. Beschleunigen Sie die Identifizierung von Engpässen mit einem maßgeschneiderten Dashboard, das Ihnen volle Transparenz über die wichtigsten Leistungsindikatoren bietet. Als Administrator können Sie von Ihrem Dashboard aus direkt zu dem Prozess gehen, bei dem ein Engpass besteht. Dort können Sie eine Aufgabe neu konfigurieren oder einem Fall einen anderen Benutzer zuweisen. Dann können Sie die Verzögerung in der Produktion sofort beheben.
Um die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu optimieren, indem Sie Ihr eigenes Dashboard anpassen, sollten Sie eine kostenlose Testversion der führenden BPM-Software.
