Die 5 besten Möglichkeiten für einen reibungslosen Offboarding-Prozess

Laut CNBC, 4,3 Millionen Menschen im Januar 2022 ihren Arbeitsplatz und schrammten damit nur knapp an den Rekordzahlen vom November vorbei. Die Medien sprechen von der "Großen Resignation", während andere meinen, dass es sich um eine dringend benötigte Umschichtung von Talenten handelt. Unabhängig davon, wie man den Wandel in der Arbeitswelt betrachtet, kündigen mehr Arbeitnehmer als je zuvor, was die Bedeutung einer gut organisierten Personalablösungsstrategie unterstreicht.

Eine aktuelle Studie ergab, dass 44 % der Arbeitnehmer aktive Arbeitssuchendewas bedeutet, dass der Trend in nächster Zeit nicht nachlassen wird. Die Automatisierung des Prozesses mit Hilfe von Workflow-Software ist der beste Weg, um Konsistenz und Vollständigkeit im Offboarding-Prozess zu gewährleisten.

Gründe, warum ein starker Offboarding-Prozess notwendig ist

Intelligentes Offboarding von Mitarbeitern ist nicht nur eine Frage der Effizienz und der Aktenführung. Sie kann erhebliche finanzielle und Sicherheit Folgen haben. Laut TechRepublic sind ehemalige Mitarbeiter eine der "größten Cyber-Bedrohungen". 48 % der Unternehmen geben an, dass sie sehr zuversichtlich sind, dass ehemalige Mitarbeiter immer noch in der Lage sind, auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen. Bei 2 von 10 Unternehmen kann es bis zu einem Monat oder länger dauern, bis die Verbindung vollständig abgebrochen ist, was bedeutet, dass verärgerte Mitarbeiter noch lange nach ihrem Ausscheiden Macht über wichtige Systeme haben.

In einem Fall löschte ein verärgerter Kündiger 20 Gigabyte an Daten der Credit Union als Vergeltungsmaßnahmeund verzögerte so die Genehmigung von Hypotheken und anderen wichtigen Kundendiensten. Dieser Vorfall unterstreicht die harte Wahrheit: Sie müssen in der Lage sein, die Entlassungsaufgaben zügig durchzuführen. Nachfolgend finden Sie 5 Möglichkeiten, wie Sie den Entlassungsprozess für Ihre Mitarbeiter vereinfachen können.

1. Erstellen Sie eine Offboarding-Checkliste für die Personalabteilung

Eine elektronische Checkliste kann Teil des Offboarding-Prozesses für die Personalabteilung sein. Die Checkliste kann folgende Punkte enthalten:

• Einholung des Kündigungsschreibens des Arbeitnehmers
• Vorlage einer schriftlichen Annahme des Rücktrittsschreibens
• Terminvereinbarung mit der Personalabteilung für das Out-Processing des Mitarbeiters
• Eingabe von Informationen über die Beendigung von Arbeitsverhältnissen in die HR-Datenbank
• Bearbeitung ausstehender Kostenerstattungen für Mitarbeiter
• Bestätigung, dass der Arbeitnehmer keine Erstattung von Antrittsprämien oder Umzugskosten schuldet
• Feststellung, ob ein Mitarbeiter noch nicht genommenen Urlaub hat
• Aushändigung einer eigenen Checkliste für das Offboarding an den Mitarbeiter

Zusätzlich zu den materiellen Aspekten sollte Ihr Arbeitsablauf auch Schritte umfassen, die einen reibungslosen Übergang von Fachwissen ermöglichen. Ohne klare Prozesse sind die Abläufe nach dem Ausscheiden eines Teammitglieds oft lahmgelegt. Die verbleibenden Mitarbeiter müssen alte E-Mails sortieren und gemeinsam genutzte Laufwerke durchsuchen, um herauszufinden, wie der ausgeschiedene Mitarbeiter wichtige Aufgaben erfüllt hat. Für Mitarbeiter, die fristgerecht ausscheiden, müssen Sie standardisieren, welche Schritte in den letzten Tagen oder Wochen durchgeführt werden sollen, um sicherzustellen, dass die Teams auf dem neuesten Stand sind. 

2. Erstellen Sie eine Checkliste für das Offboarding des Mitarbeiters

Eine elektronische Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern als Teil des Offboarding-Workflows ist ebenfalls hilfreich. Sie kann Punkte enthalten wie:

• Begleichung etwaiger Kassenvorschüsse oder sonstiger nicht beglichener Rechnungen
• Sicherstellung, dass alle wichtigen Unterlagen beschriftet und für ihren Nachfolger organisiert sind
• Entfernen von persönlichen Gegenständen aus dem Büro, den Spinden der Mitarbeiter usw.
• Rückgabe von Schlüsseln, Keycards, Firmenkreditkarten, Parkscheinen usw.
• Falls zutreffend, eine vollständige Erklärung über Interessenkonflikte
• Sammeln der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten mobilen Geräte und Computerausrüstung
• Übermittlung einer Nachsendeadresse 

Diese Prozesse erfordern eine enge Verknüpfung zwischen der Personalabteilung und der IT-Abteilung. Eine Unterbrechung der Verbindung bedeutet, dass die technischen Teams nicht immer über das Ausscheiden von Mitarbeitern informiert sind. Selbst wenn sie informiert sind, berichten IT-Führungskräfte, dass manuelle Offboarding-Prozesse Stunden in Anspruch nehmen könnenwas bedeutet, dass es häufig auf der To-Do-Liste nach unten verschoben wird.

Die Schatten-IT stellt die IT-Abteilung vor die Herausforderung, die Offboarding-Schritte effektiv durchzuführen. Dabei handelt es sich um Mitarbeiter, die nicht offengelegte Apps oder Software für ihre Arbeit verwenden, wie z. B. ein Marketingspezialist, der täglich Social-Media-Inhalte mit der App seiner Wahl erstellt. Dadurch tappt die IT-Abteilung völlig im Dunkeln. Auch wenn die meisten von ihnen keine böswilligen Absichten haben, kann ein versehentliches Posting auf dem Konto eines ehemaligen Arbeitgebers schwerwiegende PR-Folgen haben. Ein gut funktionierendes Offboarding-System beugt diesen potenziellen Risiken vor, indem es jedes System dokumentiert, über das ein Mitarbeiter Kontrolle hat.

3. Überprüfung von Vertraulichkeitserklärungen, Leistungen oder Abfindungspaketen mit dem Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter eine Geheimhaltungs-, Wettbewerbsverbots- oder Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet hat, besprechen Sie die Anforderungen dieser Vereinbarung mit dem Mitarbeiter, bevor er das Unternehmen verlässt. Besprechen Sie auch etwaige Strafen, die bei einem Verstoß gegen die Vereinbarung verhängt werden. Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiter Kopien erhält, falls dies nicht bereits geschehen ist. Diese Formulare werden häufig verwendet, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen des Unternehmens im Unternehmen verbleiben und nicht an potenzielle Konkurrenten weitergegeben werden.

Je nach den Bedingungen des Ausscheidens des Arbeitnehmers müssen möglicherweise weitere Dokumente überprüft werden. Zu den üblichen Abfindungspaketen gehören:

• Verbleibendes reguläres Entgelt und/oder zusätzliches Entgelt für eine Anzahl von Monaten
• Aktienoptionen
• Nicht genutzte Urlaubs-, Krankheits- oder PTO-Zeiten
• 401K und 403B
• Unterstützung bei der Wiedereingliederung
• Unterstützung bei der Erstellung des Lebenslaufs

4. An den Mitarbeiter ausgegebene Inventarobjekte

Eine elektronische Checkliste ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Entlassungsprozesses von Mitarbeitern. Zu den Gegenständen, die in der Regel an Mitarbeiter ausgegeben werden, gehören Ausweise, Schlüssel, Keycards, Parkausweise, mobile Geräte, Werkzeuge und Uniformen. Manchmal werden auch Karten ausgegeben, die einmalige Passwörter für den Netzwerkzugang generieren, und diese sollten zum Schutz der Netzwerksicherheit zurückgenommen werden. Vergewissern Sie sich vor der Abreise der Mitarbeiter, dass alle diese Gegenstände vorhanden sind.

Es ist vor allem an der Zeit, die Offboarding-Prozesse, die Remote-Mitarbeiter betreffen, zu verbessern. Die Verlagerung auf Home-Office-Arrangements hat die Nachfrage nach Geräten in die Höhe schnellen lassen. Gartner berichtet, dass im Jahr 2021 die Auslieferungen von PCs und Tablets mehr als 500 Millionen Einheiten zum ersten Mal in der Geschichte übersteigen wird - etwas, das Arbeitgeber nicht aus den Augen verlieren sollten. Legen Sie Prozesse für die Rückgabe von Geräten durch ausscheidende Mitarbeiter fest, z. B. die Zusendung eines vorausbezahlten Versandetiketts und fertiger Verpackungsmaterialien.

5. Führen Sie ein Entlassungsgespräch

Entlassungsgespräche während des Offboarding geben uns wichtige Hinweise auf Arbeitskultur, Prozesse, Ethik und Moral. Indem die Personalabteilung den ausscheidenden Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Wahrnehmungen und Gründe für ihr Ausscheiden zu erörtern, kann sie diese Antworten überwachen und Trends und Muster im Laufe der Zeit ermitteln.

Entlassungsbefragungen sollten nicht im luftleeren Raum durchgeführt werden: Sie müssen optimierte Prozesse für die Erfassung von Feedback schaffen, damit Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen können. Dies kann durch Umfragen beim Ausscheiden aus dem Unternehmen geschehen. Wenn bei diesen Befragungen häufige Probleme auftauchen, kann es für das Unternehmen eine gute Idee sein, die Ursache für diese Probleme zu ermitteln.

In Austrittsgesprächen können Sie Informationen über wettbewerbsfähige Gehaltspakete, Urlaubszeiten usw. sammeln. Es ist auch hilfreich zu wissen, wer Ihre Mitarbeiter abwirbt.

Zu den üblichen Fragen während des Entlassungsprozesses gehören:

• Wann und warum haben Sie mit der Suche nach einer neuen Stelle begonnen?
• Wie würden Sie die Kultur unserer Organisation bewerten?
• Wurden Ihnen genügend Mittel zur Verfügung gestellt, um Ihre Arbeit zu erledigen?
• Auf einer Skala von 1 bis 10, wie intensiv war Ihre Arbeitsbelastung an einem durchschnittlichen Tag?
• Hat die interne Politik Sie häufig daran gehindert, Ihre Arbeit effektiv zu erledigen?
• War die Verantwortung unter Ihren Mitarbeitern gut verteilt?

Eine effektive Offboarding-Strategie hilft Ihrem Team, sich auf den wachsenden Trend der "Bumerang-Mitarbeiter" einzustellen, d. h. Mitarbeiter, die nach einem kurzen Sabbatical zu einem anderen Unternehmen zurückkehren. LinkedIn berichtet von einem Anstieg der Bumerangs.was bedeutet, dass Ihr Offboarding-Prozess keine harte Trennung sein darf.

Zweitens verlassen wir uns nicht nur bei der Wahl des Restaurants auf Erfahrungsberichte: 57% der Stellenbewerber meiden aktiv Unternehmen mit negativen Online-Bewertungen. Überraschenderweise hat 1 von 3 Arbeitssuchenden ein Stellenangebot abgelehnt aufgrund einer wenig schmeichelhaften Bewertung eines unzufriedenen Mitarbeiters abgelehnt. Daher sind die Arbeitgeber in der Pflicht, dafür zu sorgen, dass der Entlassungsprozess einen guten Eindruck hinterlässt. letzten Eindruck hinterlässt.

Optimieren Sie den Offboarding-Prozess mit HR-Automatisierung 

Unabhängig von den Umständen kann die Entlassung eines Mitarbeiters sehr emotional sein. Für Unternehmen ist es jedoch wichtig, einen standardisierten, umfassenden Entlassungsprozess zu haben, der sicherstellt, dass alle Sicherheitsrisiken berücksichtigt werden und dass in jedem Fall ein Prüfpfad für das Ausscheiden des Mitarbeiters erstellt wird. Plattformen wie ProcessMaker eignen sich perfekt für die Erstellung eines maßgeschneiderten Workflows für das Offboarding von Mitarbeitern, der die Sicherheit verbessert und kostspielige Fehler verhindert.

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