4 façons dont le logiciel BPM peut accroître l'avantage concurrentiel de votre collège
Les universités deviennent de plus en plus entreprenantes et exigent des solutions globales pour répondre aux demandes des étudiants. Voici comment combattre les contraintes organisationnelles du marché actuel avec un BPM pour les universités.
Le collège était autrefois un lieu où l'objectif principal était de recevoir un diplôme pour obtenir un emploi. Compte tenu de la demande croissante du marché de l'emploi, il n'est plus aussi tranché. Le système éducatif est une voie à double sens, où les étudiants souhaitent un parcours plus facile et le collège doit fournir les ressources nécessaires à la réussite de ce parcours. Les universités évoluent pour jouer un rôle plus proactif dans l'avancement de l'agenda commercial des entreprises leaders dans le domaine de la technologie, et moins dans l'intérêt des étudiants. En fin de compte, les universités sont des entreprises. Ce qui était autrefois le sommet de l'éducation est aujourd'hui une entreprise à but lucratif.
Grâce à l'Internet, les collèges ne sont pas seulement en concurrence avec les entreprises et un marché en évolution, mais aussi avec l'accessibilité d'informations gratuites. N'importe qui peut apprendre en ligne avec les bonnes ressources, en rendant les manuels scolaires qui nécessitent un financement et une collaboration massifs périmés dans des informations actualisées avant d'être imprimés.
Alors comment combattre des années de tradition au niveau universitaire avec une concurrence croissante dans le domaine de l'éducation ? Vous donnez la priorité au client qui, dans ce cas, est l'étudiant. La réalité est que les universités comptent beaucoup sur les dotations et les frais de scolarité payés par leurs étudiants, et ces derniers exigent un certain niveau d'agilité, de flexibilité et de ressources mises à disposition en fonction de l'évolution du monde qui les entoure.
Bien que la plupart des établissements d'enseignement supérieur aient accès aux applications mobiles, le parcours de l'étudiant en souffre toujours. En effet, nombre de ces fonctionnalités ne sont pas unifiées dans un système unique, fonctionnant souvent dans des silos organisationnels dans chaque département ou campus de l'école. Qu'est-ce qui est conçu pour rendre l'information plus accessible aux étudiants finit par briser le système ?
Tout comme une entreprise, les collèges d'aujourd'hui ont plus que jamais besoin d'alignement pour rester compétitifs.. Au niveau de l'entreprise, les sociétés se tournent vers les logiciels pour améliorer la productivité de leur personnel, l'expérience de leurs clients et les capacités de leurs offres actuelles. Pour les universités, l'utilisation de la méthode de gestion des processus métier (BPM) et des logiciels associés peut donner des résultats similaires pour les étudiants.
Qu'est-ce que le BPM exactement ?
Nathaniel Palmer, pionnier et leader d'opinion dans cette discipline, défend le BPM comme une pratique et non comme un produit ou un service. Le BPM combine une conception, une optimisation, un contrôle, une exécution et une mesure des flux de travail plus faciles, permettant aux organisations d'exécuter rapidement et à plus grande échelle.
Actuellement, le BPM fusionne avec l'automatisation pour fournir des solutions plus intuitives basées sur l'activité de l'utilisateur. L'un de ces domaines est l'enseignement supérieur, car les étudiants sont aujourd'hui beaucoup plus "branchés" que jamais auparavant.
Avec l'introduction de la technologie, les étudiants peuvent faire l'expérience d'un apprentissage qui n'était pas accessible auparavant. Nous présentons ci-dessous cinq façons dont la BPM peut améliorer l'expérience des étudiants.
N° 1 : Vos services deviennent plus organisés, et donc plus faciles à traiter.
Dans les grands établissements d'enseignement comme les universités publiques ou les centres de recherche, l'organisation des départements peut être solide. Les responsables de l'organisation sur plusieurs campus sont confrontés à des défis importants en matière de communication, en particulier lorsque l'université compte des collèges plus petits au sein de son écosystème.
Lorsque l'école de commerce, l'école d'humanités et l'école de mathématiques fonctionnent toutes selon des processus différents, l'étudiant impliqué dans l'université peut faire l'expérience d'un discours significatif. Il est déjà assez difficile d'apprendre le protocole de l'université, sans parler de la manière dont chaque établissement y procède.
Comment résoudre les multiples processus de différents services sous un même toit ? La réponse est la gestion des processus d'entreprise (BPM). Grâce aux progrès technologiques, la BPM est bien plus qu'une simple discipline de nos jours. Le composant logiciel permet aux établissements d'intégrer un système automatisé et visuellement facile à lire pour toutes les parties concernées. Le personnel des différents départements peut se réunir pour faciliter la collaboration au sein d'un seul système, ce qui permet d'aligner et de concentrer la communication entre les campus sur les objectifs de l'établissement.
Chaque professeur et chef de département est en mesure de fonctionner à partir d'un système centralisé qui tient compte des systèmes précédents. L'intégration transparente dans les systèmes actuels peut accroître l'organisation et la responsabilité au sein du collège. Les retards de communication ne sont plus un facteur et vos étudiants ont le sentiment d'être soutenus et entendus dans le processus.
N° 2 : L'expérience de l'étudiant passe de frustrante et brisée à rationalisée et homogène.
Il est facile d'oublier tout ce qu'un étudiant doit subir pendant son séjour à l'université. De l'admission à la remise des diplômes, des choses simples comme la création d'un horaire de cours idéal, la remise des devoirs, l'inscription à des activités extrascolaires et l'obtention d'une aide financière peuvent toutes poser des problèmes à l'étudiant.
Le plus souvent, ces différents processus fonctionnent de la même manière que les choses ont toujours été faites au collège. Les collèges ont tendance à être établis à leur manière, en s'appuyant sur les traditions de l'école plutôt que sur les exigences croissantes des étudiants.
Le résultat ? Les étudiants attendent une plus grande variété de services adaptés à leur expérience éducative, et les collèges ont du mal à suivre le rythme. Il s'agit d'un système défaillant que beaucoup signalent comme étant à la fois frustrant et évitable.
Mais toutes les écoles ne sont pas équipées pour faire face aux dépenses liées à un meilleur accès aux ressources technologiques. Alors que la population étudiante est en déclin, l'accessibilité de l'énergie sans fil est en hausse. Avec la demande croissante de diplômes STEM, les universités doivent s'adapter pour alimenter ces départements avec une technologie à des échelles jamais vues auparavant. Ainsi, les établissements d'enseignement supérieur sont en mesure de dispenser un enseignement STEM approprié avec les dernières technologies.
Un autre facteur à prendre en compte pour répondre aux demandes des étudiants est l'éducation en ligne. Aujourd'hui, un étudiant sur six est exclusivement en ligne, comme l'indique le Centre national des statistiques de l'éducation. Il est essentiel de créer des solutions holistiques dans l'ensemble du système éducatif en ce qui concerne l'enseignement en ligne pour soutenir l'expérience des étudiants. Il s'agit notamment d'offrir davantage d'options pour l'apprentissage hybridecomme les salles de classe inversées ou les classes mixtes en personne avec apprentissage numérique. Il est difficile de maintenir un équilibre entre les contraintes liées à l'utilisation de l'internet et le désir d'une plus grande accessibilité à l'éducation lorsque le personnel universitaire n'est pas sur la même longueur d'onde en raison d'inefficacités opérationnelles.
Lorsque chaque point de contact du voyage de l'étudiant est soigneusement étudié et élaboré, l'expérience devient transparente. Le téléchargement et la remise des documents deviennent instantanés, et les demandes d'inscription aux études supérieures sont plus simples et plus rapides grâce aux applications numériques. L'élimination des processus papier, la priorité donnée à la technologie pour l'apprentissage en ligne et la mise à niveau des solutions numériques au niveau de l'organisation permettent à toutes les personnes impliquées d'être mises à jour en temps réel, créant ainsi des relations de travail conformes et efficaces dans toute l'université. Le passage à un système numérique peut réduire la probabilité qu'une partie soit ennuyée par un manque de communication, ainsi que par le non-respect des délais pour les audits ou autres questions de conformité.
N° 3 : Vos anciens élèves seront plus enclins à participer en raison de l'accessibilité accrue.
Comme le montrent les affaires, le meilleur type de client est un client fidèle. Dans le cas de l'université, les étudiants qui ont une bonne expérience sont plus susceptibles d'être enthousiastes à l'idée de participer à l'enseignement post-universitaire que s'ils ont eu une mauvaise expérience. Une façon de garantir la participation des anciens élèves est de rendre le processus de participation aussi facile que possible. Cela implique une rationalisation sérieuse des services et le moins de frictions possible dans la communication, un exploit qui n'a pas été maîtrisé par la plupart des universités.
Une combinaison de logiciels de gestion de la relation client (CRM), de BPM et d'automatisation du marketing peut permettre aux anciens étudiants d'accéder aux informations nécessaires pour rester impliqués dans les initiatives du campus. Les dons d'argent, le bénévolat, la participation à des événements et d'autres activités deviennent faciles d'accès grâce à un seul système alimenté par un logiciel.
N° 4 : Votre université peut mieux gérer son temps, en se concentrant davantage sur l'enseignement et moins sur les tâches administratives avec un BPM pour les collèges.
L'un des plus grands défis auxquels les écoles sont confrontées est le travail de réponse aux demandes des étudiants et des collègues. Les professeurs finissent par passer plus de temps à maintenir le moteur de l'université en marche, plutôt que d'intégrer de nouvelles façons d'améliorer l'apprentissage dans leurs classes.
En intégrant le BPM, l'ensemble de l'écosystème du collège peut fonctionner sur une plate-forme unifiée. Les données sont rassemblées et analysées en un seul endroit, ce qui permet aux principales parties prenantes de communiquer plus rapidement, de prendre de meilleures décisions et de libérer les mains des professeurs pour qu'ils puissent se concentrer davantage sur l'enseignement, plutôt que sur un travail trop lourd comme répondre aux messages et aux appels.
L'adoption d'une mentalité numérique permet aux établissements d'enseignement supérieur de faire progresser leurs objectifs, tout en respectant les délais de livraison des ressources et des demandes. Il ne s'agit pas seulement d'efficacité organisationnelle, mais le logiciel BPM devient un outil puissant qui permet de tirer parti de la productivité entre les parties prenantes du système collégial.
L'expérience du collège en bref
Les universités d'aujourd'hui doivent relever des défis importants pour retenir leurs étudiants. De la privatisation due à la réduction du financement public à la baisse des taux de réussite, les universités doivent adopter de nouvelles technologies et de nouveaux modèles organisationnels pour rester compétitives sur le marché actuel.
Comme les collèges fonctionnent plus que jamais comme des entreprises, l'intégration d'une source d'organisation fiable et de systèmes générant un retour sur investissement comme les logiciels de gestion des processus métier (BPM) peut produire des résultats transformateurs au niveau collégial. En rationalisant les systèmes en une plate-forme numérique unifiée, le personnel est en mesure de collaborer plus efficacement aux initiatives inter-campus, de répondre rapidement aux demandes des étudiants, de susciter un niveau élevé d'engagement auprès des anciens étudiants et de gérer le temps de manière plus efficace afin d'accroître la productivité globale. Il en résulte une meilleure expérience universitaire, ce qui a une incidence directe sur l'attrait de l'établissement, que les étudiants considèrent comme souhaitable dans la poursuite d'études postsecondaires.
A propos de ProcessMaker :
ProcessMaker est une société internationale américaine de SaaS dont le siège est à Raleigh-Durham, en Caroline du Nord. Nous fournissons une assistance clientèle complète, des formations et des services professionnels aux grandes entreprises qui ont besoin de solutions de flux de travail hautement personnalisées avec notre logiciel de gestion des processus d'entreprise (BPM). Notre produit phare Low-Code est le choix préféré de nos clients en raison de sa grande capacité de personnalisation avec peu de connaissances en programmation nécessaires, ce qui fait de Low-Code une solution facile à utiliser pour les équipes non techniques.
