4 maneras en que el software BPM puede aumentar la ventaja competitiva de su universidad

Cheyenne Noelle 24 de julio de 2019 BPM Educación superior

de alto nivel

Las universidades se están volviendo cada vez más emprendedoras y requieren soluciones holísticas para satisfacer las demandas de los estudiantes. He aquí cómo combatir las limitaciones organizativas en el mercado actual con un BPM para las universidades.

La universidad solía ser un lugar donde el objetivo principal era recibir un título para conseguir un trabajo. Basado en las crecientes demandas del mercado laboral, ya no es tan sencillo. El sistema educativo es una calle de doble sentido, donde los estudiantes desean un viaje más fácil y la universidad necesita suministrar los recursos para permitir el éxito de ese viaje estudiantil. Las universidades están evolucionando para tener un papel más proactivo en la promoción de la agenda de negocios de las empresas que lideran el camino en la tecnología, y menos en el interés del estudiante. A fin de cuentas, las universidades son empresas. Lo que una vez fue el pináculo de la educación es ahora una empresa con fines de lucro. 

Gracias a Internet, las universidades no sólo compiten con las empresas y un mercado en evolución, sino también con el acceso a la información gratuita. Cualquiera puede aprender en línea con los recursos adecuados, haciendo que los libros de texto que requieren cantidades masivas de financiación y colaboración caduquen en información actualizada antes de ir a la imprenta.
Así pues, ¿cómo se combaten los años de tradición en el ámbito universitario con la creciente competencia en la esfera educativa? Priorizas al cliente, que en este caso, es el estudiante. La realidad es que las universidades dependen en gran medida de la dotación y la matrícula pagada por sus estudiantes, y esos estudiantes exigen un cierto nivel de agilidad, flexibilidad y recursos disponibles en función de la evolución del mundo que les rodea.

A pesar de que la mayoría de las instituciones de enseñanza superior tienen acceso a las aplicaciones móviles, el viaje de los estudiantes sigue sufriendo. Esto se debe a que muchas de estas características no están unificadas en un sistema, a menudo operando dentro de los silos de organización en cada departamento o campus de la escuela. Lo que se diseña para que la información sea más accesible para los estudiantes termina siendo un sistema roto.

Al igual que un negocio, las universidades hoy en día necesitan alinearse más que nunca para seguir siendo competitivas. A nivel empresarial, las empresas recurren al software para aumentar la productividad de su personal, la experiencia de sus clientes y las capacidades de sus ofertas actuales. En el caso de las universidades, el uso del método de gestión de procesos empresariales (BPM) y el software asociado puede producir resultados similares para los estudiantes.

¿Qué es exactamente el BPM?

Nathaniel Palmer, un pionero y líder de pensamiento en la disciplina, aboga por el BPM como una práctica, no como un producto o servicio. El BPM combina un diseño más fácil, la optimización, el control, la ejecución y la medición de los flujos de trabajo, permitiendo a las organizaciones ejecutar rápidamente y a mayor escala. 

Actualmente, el BPM se está fusionando con la automatización para proporcionar soluciones más intuitivas basadas en la actividad del usuario. Una de estas áreas es la educación superior, ya que los estudiantes, hoy en día están mucho más "conectados" que antes.

Con la introducción de la tecnología, los estudiantes pueden experimentar el aprendizaje de maneras que antes no eran accesibles. A continuación, esbozamos cinco formas en que el BPM puede mejorar la experiencia universitaria.

No. 1: Sus departamentos se organizan mejor, y por lo tanto son más fáciles de abordar.

En los grandes centros educativos, como las universidades públicas o los centros de investigación, la organización departamental puede ser sólida. Los jefes de organización de múltiples campus se enfrentan a importantes desafíos en materia de comunicación, especialmente cuando la universidad tiene universidades más pequeñas dentro de su ecosistema. 

Cuando la escuela de negocios, la escuela de humanidades y la escuela de matemáticas operan en diferentes procesos, el estudiante que participa en la universidad puede experimentar un discurso significativo. Ya es bastante difícil aprender el protocolo de la universidad, por no hablar de las formas individuales de hacer las cosas en cada universidad individual dentro.

¿Cómo se resuelven múltiples procesos de diferentes departamentos bajo un mismo techo? La respuesta es la gestión de procesos empresariales (BPM). Gracias a los avances tecnológicos, el BPM es mucho más que una simple disciplina hoy en día. El componente de software permite a las universidades integrar un sistema automatizado y visualmente fácil de leer para todas las partes involucradas. El personal de los diferentes departamentos puede reunirse para colaborar más fácilmente bajo un sistema, haciendo que la comunicación entre los campus esté alineada y centrada en los objetivos de la universidad.

Cada profesor y jefe de departamento puede operar desde un sistema centralizado que tiene en cuenta los sistemas anteriores. La integración sin fisuras en los sistemas actuales puede aumentar la organización y la responsabilidad a través de la universidad. Los retrasos en la comunicación ya no se convierten en un factor, y sus estudiantes sienten que son apoyados, y escuchados, en el proceso.
Software de flujo de trabajo,

 

No. 2: La experiencia del estudiante universitario va de frustrante y rota a aerodinámica y sin fisuras.

Es fácil olvidar todo lo que un estudiante universitario tiene que pasar durante su tiempo en la escuela. Desde las admisiones, hasta la graduación, cosas simples como crear un horario de clases ideal, entregar las tareas, inscribirse en actividades extracurriculares, y asegurar la ayuda financiera, pueden plantear problemas para el estudiante.
La mayoría de las veces, estos diferentes procesos operan de la forma en que siempre se han hecho las cosas en la universidad. Las universidades tienden a ser establecidas a su manera, confiando en las tradiciones de la escuela en lugar de las crecientes demandas de los estudiantes.
¿El resultado? Los estudiantes esperan una mayor variedad de servicios adaptados a su experiencia educativa, y los colegios están luchando por mantenerse al día. Es un sistema roto que muchos informan que es frustrante y prevenible.

Pero no todas las escuelas están equipadas para manejar los gastos asociados con la provisión de un mayor acceso a los recursos tecnológicos. Mientras que la población estudiantil está en declive, la accesibilidad de la energía inalámbrica está en aumento. Con la creciente demanda de títulos STEM, las universidades necesitan adaptarse a alimentar estos departamentos con la tecnología a escalas nunca antes vistas. De esta manera, las universidades son capaces de ofrecer una educación STEM adecuada con la última tecnología.

Otro factor a considerar al abordar las demandas de los estudiantes es la educación en línea. Uno de cada seis estudiantes hoy en día está exclusivamente en línea, como se informa por el Centro Nacional de Estadísticas de Educación. La creación de soluciones holísticas en todo el sistema educativo en lo que respecta a la educación en línea es fundamental para apoyar la experiencia del estudiante. Algunas de ellas incluyen proporcionar más opciones para aprendizaje híbrido...como aulas volteadas o clases mixtas en persona con aprendizaje digital. Mantener un equilibrio entre las limitaciones de la plena conexión a Internet y el deseo de una mayor accesibilidad a la educación es difícil cuando el personal de la universidad no está en la misma página debido a las ineficiencias operativas.

Cuando cada punto de contacto del viaje de los estudiantes es cuidadosamente considerado y elaborado, la experiencia se vuelve perfecta. Cargar y entregar documentos se convierte en algo instantáneo, y solicitar el ingreso a la escuela de posgrado es sencillo y más rápido gracias a las aplicaciones digitales. Eliminar los procesos en papel, dar prioridad a la tecnología para el aprendizaje en línea y nivelar las soluciones digitales a nivel organizativo permite que todos los involucrados se actualicen en tiempo real, creando relaciones de trabajo conformes y eficientes en toda la universidad. La transición a un sistema digital puede reducir la probabilidad de que una de las partes se moleste por la falta de comunicación, junto con el incumplimiento de los plazos de las auditorías u otros asuntos de cumplimiento.

No. 3: Sus ex-alumnos se inclinarán más a participar debido a la mayor accesibilidad.

Como demuestran los negocios, el mejor tipo de cliente es un cliente leal. En el caso de la universidad, los estudiantes que tienen una gran experiencia son más propensos a entusiasmarse por participar después de la universidad que si tuvieran una mala experiencia. Una forma de garantizar la participación de los ex alumnos es hacer que el proceso de participación sea lo más fácil posible. Esto supone una seria racionalización de los servicios y la menor fricción posible en la comunicación, una hazaña que no ha sido dominada por la mayoría de las universidades.

Una combinación de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), BPM y automatización de la comercialización puede permitir a los ex alumnos acceder a la información necesaria para seguir participando en las iniciativas de todo el campus. Donar dinero, hacer voluntariado, asistir a eventos y otras actividades se convierte en algo fácil de acceder a través de un sistema impulsado por software.

No. 4: Tu universidad puede manejar mejor el tiempo, centrándose más en la enseñanza y menos en las tareas administrativas con un BPM para las universidades.

Algunos de los mayores desafíos que enfrentan las escuelas es el aspecto del trabajo intenso de responder a las solicitudes de los estudiantes y colegas. Los profesores acaban dedicando más tiempo a mantener el motor de la universidad, en lugar de incorporar nuevas formas de mejorar el aprendizaje en sus aulas.

Al integrar el BPM, todo el ecosistema universitario puede operar en una plataforma unificada. Los datos se recogen y analizan en un solo lugar, lo que permite a los principales interesados comunicarse más rápidamente, tomar mejores decisiones y liberar las manos de los profesores para que se centren más en la enseñanza, en lugar de tener que realizar un trabajo muy ocupado, como responder a mensajes y llamadas.
La adopción de una mentalidad digital permite a las universidades avanzar en los objetivos institucionales, manteniéndose al día con la entrega oportuna de activos y solicitudes. No se trata sólo de la eficiencia organizativa, sino que el software de BPM se convierte en una poderosa herramienta para aprovechar la productividad entre los interesados en el sistema universitario.


La experiencia universitaria en una cáscara de nuez

Las universidades de hoy en día experimentan importantes desafíos para retener a sus estudiantes. Desde la privatización debido a la reducción de la financiación estatal hasta la disminución de las tasas de finalización de estudios, las universidades deben adoptar nuevas tecnologías y modelos de organización para seguir siendo competitivas en el mercado actual.

Dado que las universidades funcionan más como negocios ahora que nunca, la integración de una fuente confiable de organización y sistemas que rinden beneficios como el software BPM puede producir resultados transformadores a nivel universitario. Al racionalizar los sistemas en una plataforma digital unificada, el personal puede colaborar más eficazmente en las iniciativas entre campus, responder a las solicitudes de los estudiantes con prontitud, impulsar altos niveles de compromiso con los ex alumnos y gestionar el tiempo de manera más eficiente para aumentar la productividad general. El resultado es una mejor experiencia universitaria, lo que afecta directamente al atractivo de la escuela en lo que respecta a lo que los estudiantes universitarios consideran deseable en la búsqueda de una educación post-secundaria.

Sobre ProcessMaker:

ProcessMaker es una corporación internacional americana de SaaS con sede en Raleigh-Durham, Carolina del Norte. Proporcionamos soporte total al cliente, capacitación y servicios profesionales a empresas más grandes que requieren soluciones de flujo de trabajo altamente personalizadas con nuestro software de Gestión de Procesos de Negocios (BPM). Nuestro producto insignia Low-Code es la opción preferida por nuestros clientes debido a su profunda capacidad de personalización con pocos conocimientos de programación necesarios, lo que hace que Low-Code sea una solución fácil de usar entre los equipos no técnicos.

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