Universitäten werden immer mehr zu Unternehmen und benötigen ganzheitliche Lösungen, um den Anforderungen der Studenten gerecht zu werden. Hier erfahren Sie, wie Sie den organisatorischen Zwängen des heutigen Marktes mit einem BPM für Hochschulen begegnen können.
Früher war das College ein Ort, an dem das Hauptziel darin bestand, einen Abschluss zu machen, um einen Job zu bekommen. In Anbetracht der steigenden Anforderungen des Arbeitsmarktes ist das heute nicht mehr so eindeutig. Das Bildungssystem ist eine zweiseitige Straße, auf der die Studierenden eine leichtere Reise wünschen und die Hochschule die Ressourcen bereitstellen muss, um den Erfolg dieser Reise zu ermöglichen. Die Hochschulen entwickeln sich zu einer proaktiven Rolle bei der Förderung der Geschäftspläne von Unternehmen, die im Bereich der Technologie führend sind, und weniger im Interesse der Studierenden. Letzten Endes sind Universitäten Unternehmen. Was einst die Spitze der Bildung war, ist heute ein gewinnorientiertes Unternehmen.
Dank des Internets konkurrieren die Hochschulen nicht nur mit Unternehmen und einem sich entwickelnden Markt, sondern auch mit der Zugänglichkeit kostenloser Informationen. Jeder kann online lernen, wenn er über die richtigen Ressourcen verfügt, so dass Lehrbücher, die einen hohen Aufwand an Finanzierung und Zusammenarbeit erfordern, nicht mehr auf dem neuesten Stand sind, bevor sie in Druck gehen.
Wie bekämpft man also die jahrelange Tradition auf Universitätsebene und den zunehmenden Wettbewerb im Bildungsbereich? Man stellt den Kunden in den Mittelpunkt, in diesem Fall den Studenten. Die Realität sieht so aus, dass die Hochschulen in erheblichem Maße von den Geldern und Studiengebühren ihrer Studenten abhängig sind, und diese Studenten verlangen ein gewisses Maß an Flexibilität und die Bereitstellung von Ressourcen, die sich an die sich verändernde Welt um sie herum anpassen.
Obwohl die meisten Hochschuleinrichtungen Zugang zu mobilen Anwendungen haben, leidet der Aufenthalt der Studenten noch immer darunter. Das liegt daran, dass viele dieser Funktionen nicht in einem einzigen System vereint sind, sondern oft in organisatorischen Silos in den einzelnen Abteilungen oder Standorten der Hochschule betrieben werden. Ein System, das den Studierenden den Zugang zu Informationen erleichtern soll, wird zum Scheitern verurteilt.
Ähnlich wie ein Unternehmen brauchen Hochschulen heute mehr denn je eine Anpassung, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf Unternehmensebene setzen Firmen Software ein, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter, die Erfahrungen ihrer Kunden und die Fähigkeiten ihrer aktuellen Angebote zu verbessern. Für Hochschulen kann der Einsatz der BPM-Methode ( Business Process Management) und der entsprechenden Software ähnliche Ergebnisse für Studierende bringen.
Was genau ist BPM?
Nathaniel Palmer - ein Pionier und Vordenker in diesem Bereich - befürwortet BPM als eine Praxis, nicht als Produkt oder Dienstleistung. BPM kombiniert die einfachere Gestaltung, Optimierung, Kontrolle, Ausführung und Messung von Arbeitsabläufen und ermöglicht es Unternehmen, schnell und in größerem Umfang zu arbeiten.
Derzeit verschmilzt BPM mit der Automatisierung, um intuitivere Lösungen auf der Grundlage von Benutzeraktivitäten anzubieten. Einer dieser Bereiche ist die Hochschulbildung, denn die Studenten sind heute viel stärker "vernetzt" als je zuvor.
Mit der Einführung der Technologie können Studierende das Lernen auf eine Art und Weise erleben, die früher nicht möglich war. Im Folgenden stellen wir fünf Möglichkeiten vor, wie BPM die Erfahrung an der Hochschule verbessern kann.
Nr. 1: Ihre Abteilungen werden besser organisiert und sind somit leichter ansprechbar.
In großen Bildungseinrichtungen wie öffentlichen Universitäten oder Forschungseinrichtungen kann die Organisation der Abteilungen sehr komplex sein. Die Leiter von Organisationen, die sich über mehrere Standorte erstrecken, stehen vor erheblichen Kommunikationsproblemen, vor allem wenn die Universität kleinere Hochschulen in ihrem Ökosystem hat.
Wenn die Wirtschaftsfakultät, die geisteswissenschaftliche Fakultät und die mathematische Fakultät alle nach unterschiedlichen Verfahren arbeiten, kann der Student, der sich mit der Universität befasst, erhebliche Probleme bekommen. Es ist schon schwer genug, das Protokoll der Universität zu lernen, ganz zu schweigen von den individuellen Vorgehensweisen der einzelnen Fakultäten.
Wie löst man mehrere Prozesse unterschiedlicher Abteilungen unter einem Dach? Die Antwort lautet Geschäftsprozessmanagement (BPM). Dank des technologischen Fortschritts ist BPM heute viel mehr als nur eine Disziplin. Die Softwarekomponente ermöglicht es den Hochschulen, ein System zu integrieren, das automatisiert und für alle Beteiligten leicht zu verstehen ist. Die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen können in einem System zusammenarbeiten und so die campusübergreifende Kommunikation ausrichten und auf die Ziele der Hochschule konzentrieren.
Jeder Professor und Fachbereichsleiter kann von einem zentralen System aus arbeiten, das die bisherigen Systeme berücksichtigt. Die nahtlose Integration in bestehende Systeme kann die Organisation und Verantwortlichkeit in der gesamten Hochschule verbessern. Kommunikationsverzögerungen spielen keine Rolle mehr, und Ihre Studenten fühlen sich unterstützt und gehört.
Nr. 2: Die Erfahrungen der Studenten werden von frustrierend und fehlerhaft zu stromlinienförmig und nahtlos.
Es ist leicht zu vergessen, was ein Student während seiner Schulzeit alles durchmachen muss. Von der Zulassung bis zum Abschluss können einfache Dinge wie die Erstellung eines idealen Stundenplans, die Abgabe von Hausarbeiten, die Anmeldung zu außerschulischen Aktivitäten und die Sicherung der finanziellen Unterstützung Probleme für die Studierenden mit sich bringen.
Meistens beruhen diese verschiedenen Prozesse auf der Art und Weise, wie die Dinge an der Hochschule immer gehandhabt wurden. Die Hochschulen neigen dazu, sich auf die Traditionen der Schule zu verlassen, anstatt sich auf die wachsenden Anforderungen der Studierenden einzustellen.
Das Ergebnis? Die Studierenden erwarten eine größere Vielfalt an Dienstleistungen, die auf ihre Bildungserfahrung zugeschnitten sind, und die Hochschulen haben Mühe, damit Schritt zu halten. Es ist ein kaputtes System, von dem viele berichten, dass es sowohl frustrierend als auch vermeidbar ist.
Aber nicht jede Schule ist in der Lage, die Kosten zu tragen, die mit der Bereitstellung eines besseren Zugangs zu technischen Ressourcen verbunden sind. Während die Zahl der Studenten sinkt, nimmt die Verfügbarkeit von drahtloser Energie zu. Angesichts der steigenden Nachfrage nach MINT-Studiengängen müssen sich die Universitäten darauf einstellen, diese Abteilungen mit der Technologie in einem noch nie dagewesenen Umfang zu versorgen. Auf diese Weise sind die Hochschulen in der Lage, eine angemessene MINT-Ausbildung mit der neuesten Technologie zu vermitteln..
Ein weiterer Faktor, der bei der Erfüllung der Anforderungen der Studierenden zu berücksichtigen ist, ist die Online-Bildung. Einer von sechs Studenten ist heute ausschließlich online, wie das Nationalen Zentrum für Bildungsstatistiken. Die Schaffung ganzheitlicher Lösungen für das gesamte Bildungssystem im Hinblick auf die Online-Bildung ist entscheidend für die Unterstützung der Studierenden. Dazu gehört auch die Bereitstellung von mehr Optionen für hybrides Lernenwie z. B. "flipped classrooms" oder gemischte Präsenzveranstaltungen mit digitalem Lernen. Es ist schwierig, ein Gleichgewicht zwischen den Online-Zwängen und dem Wunsch nach einer besseren Zugänglichkeit zur Bildung zu finden, wenn das Universitätspersonal aufgrund von betrieblichen Ineffizienzen nicht auf derselben Seite steht.
Wenn jeder Kontaktpunkt auf dem Weg zum Studium sorgfältig durchdacht und gestaltet ist, wird die Erfahrung nahtlos. Das Hochladen und Einreichen von Dokumenten wird zum Kinderspiel, und die Bewerbung um einen Studienplatz ist dank digitaler Anwendungen einfacher und schneller. Die Abschaffung von Papierprozessen, die Bevorzugung von Technologien für das Online-Lernen und die Umstellung auf digitale Lösungen auf organisatorischer Ebene ermöglichen es allen Beteiligten, in Echtzeit auf dem Laufenden zu sein, und schaffen so konforme, effiziente Arbeitsbeziehungen in der gesamten Universität. Die Umstellung auf ein digitales System kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sich eine Partei über mangelnde Kommunikation ärgert und Fristen für Audits oder andere Compliance-Angelegenheiten nicht einhält.
Nr. 3: Ihre Alumni werden aufgrund der besseren Zugänglichkeit eher zur Teilnahme bereit sein.
Wie die Wirtschaft zeigt, ist die beste Art von Kunde ein treuer Kunde. Im Falle der Hochschule ist es wahrscheinlicher, dass Studenten, die eine gute Erfahrung gemacht haben, sich auch nach dem Studium für eine Teilnahme begeistern können, als wenn sie eine schlechte Erfahrung gemacht haben. Eine Möglichkeit, die Teilnahme von Ehemaligen zu gewährleisten, besteht darin, den Teilnahmeprozess so einfach wie möglich zu gestalten. Das bedeutet, dass die Dienstleistungen stark rationalisiert und die Kommunikation so reibungslos wie möglich gestaltet werden müssen - ein Kunststück, das die meisten Hochschulen noch nicht vollbracht haben.
Eine Kombination aus Customer Relationship Management (CRM), BPM und Marketing-Automatisierungssoftware kann es Alumni ermöglichen, auf Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um sich weiterhin an campusweiten Initiativen zu beteiligen. Spenden, Freiwilligenarbeit, die Teilnahme an Veranstaltungen und andere Aktivitäten werden über ein softwaregestütztes System leicht zugänglich.
Nr. 4: Mit einem BPM für Hochschulen kann Ihre Hochschule ihre Zeit besser verwalten und sich mehr auf die Lehre und weniger auf administrative Aufgaben konzentrieren.
Eine der größten Herausforderungen für Schulen ist die Beschäftigung mit den Anfragen von Studenten und Kollegen. Die Professoren verbringen schließlich mehr Zeit damit, den Motor der Hochschule am Laufen zu halten, als neue Möglichkeiten zur Verbesserung des Lernens in ihren Klassenräumen zu entwickeln.
Durch die Integration von BPM kann das gesamte Ökosystem der Hochschule auf einer einheitlichen Plattform arbeiten. Die Daten werden an einem Ort gesammelt und analysiert, so dass die Hauptakteure schneller kommunizieren und bessere Entscheidungen treffen können und die Professoren mehr Zeit für die Lehre haben, anstatt sich mit der Beantwortung von Nachrichten und Anrufen zu beschäftigen.
Die Einführung einer digitalen Mentalität ermöglicht es den Hochschulen, die institutionellen Ziele voranzutreiben und mit der rechtzeitigen Bereitstellung von Ressourcen und Anfragen Schritt zu halten. Es geht nicht nur um organisatorische Effizienz, sondern die BPM-Software wird zu einem leistungsstarken Werkzeug, um die Produktivität zwischen den Beteiligten im Hochschulsystem zu steigern.
Die College-Erfahrung in aller Kürze
Hochschulen stehen heute vor großen Herausforderungen, um ihre Studenten zu halten. Von der Privatisierung aufgrund gekürzter staatlicher Mittel bis hin zu niedrigeren Abschlussquoten müssen die Hochschulen neue Technologien und Organisationsmodelle annehmen, um auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Da Hochschulen heute mehr denn je wie Unternehmen arbeiten, kann die Integration einer vertrauenswürdigen Quelle für Organisation und ROI-bringende Systeme wie BPM-Software zu transformativen Ergebnissen auf Hochschulebene führen. Durch die Straffung der Systeme in einer einheitlichen digitalen Plattform können die Mitarbeiter bei campusübergreifenden Initiativen effektiver zusammenarbeiten, auf Anfragen von Studenten zeitnah reagieren, ein hohes Maß an Engagement bei Ehemaligen fördern und die Zeit effizienter verwalten, um die Gesamtproduktivität zu steigern. Das Ergebnis ist ein verbessertes College-Erlebnis, das sich direkt auf die Attraktivität der Schule auswirkt, wenn es darum geht, welche Universitäten die Studenten für eine postsekundäre Ausbildung als wünschenswert erachten.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist ein amerikanisches, internationales SaaS-Unternehmen mit Hauptsitz in Raleigh-Durham, North Carolina. Wir bieten umfassenden Kundensupport, Schulungen und professionelle Dienstleistungen für größere Unternehmen, die mit unserer Business Process Management (BPM)-Software hochgradig angepasste Workflow-Lösungen benötigen. Unser Flaggschiffprodukt Low-Code wird von unseren Kunden bevorzugt, da es sich durch seine tiefgreifenden Anpassungsmöglichkeiten mit geringen Programmierkenntnissen auszeichnet, was Low-Code zu einer einfach zu bedienenden Lösung für nichttechnische Teams macht.
