Las 11 principales soluciones de software de flujo de trabajo para BPM en 2022
A encuesta de RedHat reveló que el 50% de los encuestados creía que el software de flujo de trabajo y el BPM ayudarían a reducir los costes asociados a la gestión de los procesos. El software de flujo de trabajo puede ayudar a que su empresa funcione de forma más eficiente. Cuando se tiene que lidiar con muchas tareas repetitivas, es fácil empantanarse en el día a día de la empresa. Sin embargo, con el software de gestión de flujos de trabajo adecuado, puede aumentar su eficiencia y asegurarse de que todo se haga a tiempo sin contratiempos ni retrasos.
¿Qué hace el software de flujo de trabajo y cuáles son sus ventajas?
El software de flujo de trabajo para la gestión de procesos empresariales es un sistema que le ayuda a gestionar el flujo de los procesos digitales de su empresa. Esto puede incluir todo, desde las nóminas hasta los recursos humanos, las ventas y el marketing, la gestión de la cadena de suministro, la incorporación de los clientes, la incorporación de los empleados y el servicio de atención al cliente.
El objetivo del software de flujo de trabajo para la gestión de procesos empresariales es ayudarle a racionalizar las operaciones internas de su empresa para que funcionen con mayor fluidez, con menos cuellos de botella y más eficiencia. El resultado es un flujo de trabajo más ágil que permite a los miembros de su equipo centrarse en lo que mejor saben hacer en lugar de verse atascados por tareas innecesarias o trámites burocráticos.
Esto le ayuda a tomar mejores decisiones de ventas, marketing y servicio al cliente para aumentar los beneficios e ingresos.
El software de flujo de trabajo también le permite automatizar tareas repetitivas en su sitio web para ahorrar tiempo y dinero en costes de mano de obra. Por ejemplo: Si alguien rellena un formulario en su sitio web pero no lo completa en 30 días (o en algún otro plazo especificado), entonces su herramienta de automatización del flujo de trabajo podría enviar un correo electrónico preguntando si necesita ayuda para completar el proceso o si hay algo malo con su información hasta el momento.
Cómo elegir la solución de software de flujo de trabajo adecuada para su empresa
La elección de la solución de software de flujo de trabajo adecuada para la gestión de los procesos empresariales de su empresa requiere comprender lo que necesita, cómo beneficiará a su negocio y cuánto costará.
Antes de que pueda evaluar si una solución de flujo de trabajo concreta es adecuada para usted y su organización, es esencial comprenderla:
- ¿Qué es un flujo de trabajo?
- ¿Por qué necesitamos un flujo de trabajo?
- ¿Cómo funciona un sistema de flujo de trabajo?
- Definir el proceso o los subprocesos que debe automatizar el sistema.
- Designe los requisitos de entrada, salida y retroalimentación.
- Cree condiciones (si/entonces) y puntos de decisión dentro de cada proceso/subproceso (por ejemplo, ¿se requiere la aprobación de este punto antes de avanzar?).
- Asocie las responsabilidades a cada paso para determinar quién debe realizar cada tarea según la normativa interna o las leyes externas.
- Determine si varios usuarios o un solo usuario utilizarán el sistema y qué necesita proporcionar a los usuarios.
- Establezca los parámetros de seguridad (quién puede realizar qué funciones) y los niveles de acceso (¿cuántos datos puede ver cada usuario?).
- Determine con qué frecuencia debe actualizarse el sistema.
Hay muchas soluciones de software de gestión de flujos de trabajo en el mercado. Pero, ¿cómo elegir el adecuado?
Estas son algunas de las características cruciales que debe tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión de flujos de trabajo para su empresa:
- La capacidad de integrarse con otros sistemas ya implantados en su empresa. Esto garantiza que el software pueda funcionar sin problemas con los procesos y tecnologías existentes, en lugar de tener que rehacer todo desde cero.
- La capacidad de personalizar o modificar fácilmente el software una vez implantado, de modo que pueda adaptarse específicamente a sus necesidades y requisitos. Esto garantiza que todos los usuarios puedan utilizarlo de forma eficaz y eficiente mientras realizan sus tareas diarias dentro de la organización.
- La posibilidad de que los usuarios de todos los niveles de la organización -desde los ejecutivos hasta los empleados de primera línea- accedan a la información relacionada con sus funciones específicas sin que se les concedan excesivos permisos o derechos de acceso por defecto (a menos que soliciten explícitamente esos derechos durante la configuración). Esto permite hacer un seguimiento de todos los implicados en cada proceso o actividad dentro de una empresa determinada (por ejemplo, los clientes que quieren que sus pedidos se procesen rápida y correctamente; los empleados que necesitan materiales de formación preparados con antelación para completar sus tareas.
Por qué el software de flujo de trabajo debe alinearse con la gestión de procesos
El software de flujo de trabajo es una gran manera de ayudarle a gestionar sus procesos empresariales. ¿Pero qué queremos decir cuando decimos "gestionar"? Si tiene un proceso establecido, el software de flujo de trabajo puede ayudarle a mantenerlo en funcionamiento sin problemas y de forma coherente. Si es necesario repetir un paso, no es necesario volver a introducirlo a mano cada vez: puede configurar la herramienta de flujo de trabajo para que cada paso se active automáticamente cuando sea necesario.
Dicho esto, las herramientas de flujo de trabajo son más eficaces si se combinan con la gestión de procesos. Un buen ejemplo es la incorporación de clientes: Una vez que un nuevo cliente se inscribe en el servicio de su empresa, su información tiene que pasar por varios departamentos diferentes antes de ser finalizada.
Cada departamento tendrá requisitos únicos para recopilar los datos del cliente y completar esta parte del proceso de incorporación; sin embargo, estos requisitos varían en función del tamaño de la empresa o del tipo de industria (por ejemplo, algunas empresas pueden requerir más documentación que otras).
Estos son algunos ejemplos de empresas que utilizan la gestión de procesos empresariales:
Google utiliza la gestión de procesos empresariales para ayudar a dirigir su empresa de forma eficiente. Han agilizado los procesos, desde la contratación de nuevos empleados hasta el seguimiento del tiempo de carga de una página en su sitio web. También lo utilizan para gestionar sus campañas de publicidad online.
Amazon
Amazon utiliza la gestión de procesos empresariales para asegurarse de que puede entregar los productos de forma rápida y eficaz cada vez que alguien les hace un pedido. Lo utilizan para agilizar todos los aspectos del negocio, incluidos el envío y la recepción de productos, la gestión de los niveles de inventario y la fijación de precios de los artículos de forma adecuada en función de la demanda o de factores estacionales como las vacaciones o las condiciones meteorológicas que afectan a las previsiones de volumen de ventas.
Tesla Motors
La empresa de coches eléctricos Tesla ha implantado un software de flujo de trabajo en toda su cadena de suministro para aumentar la eficiencia y reducir los costes asociados al desarrollo de productos.
Las 11 principales soluciones de software de flujo de trabajo para BPM en 2022
ProcessMaker
Si está buscando un software de flujo de trabajo que pueda adaptarse a las necesidades de su empresa, no busque más allá de ProcessMaker.
ProcessMaker le ayuda a automatizar y agilizar sus operaciones. Mejora la productividad, hace más accesible la colaboración y ofrece una amplia gama de funciones útiles para las empresas, grandes o pequeñas.
ProcessMaker es también una solución de software todo en uno que puede gestionar cualquier proceso de negocio. Permite a los usuarios crear diferentes flujos de trabajo, incluidos los más sencillos, como el envío de un correo electrónico, o los más complejos, como la gestión de proyectos o el inventario y la incorporación de clientes.
Además, ProcessMaker está diseñado para integrarse con otras aplicaciones como sistemas CRM, paquetes ERP y software de contabilidad con su avanzada arquitectura componible, por lo que puede utilizarlo para automatizar cualquier parte de su negocio.
ProcessMaker ofrece muchas características que benefician tanto a los usuarios como a los administradores:
- Interfaz fácil de usar: La intuitiva interfaz gráfica de usuario facilita que cualquier persona de la organización aprenda cómo funciona y empiece a crear flujos de trabajo inmediatamente sin necesidad de formación adicional por parte de terceros, como consultores o desarrolladores, que podrían cobrar tarifas adicionales por sus servicios más adelante, cuando más se necesitan.
- Solución rentable: La funcionalidad de nivel empresarial a un precio asequible significa que no es necesario contratar a costosos consultores o desarrolladores cuando se despliega ProcessMaker en múltiples ubicaciones en todo el mundo.
- Aplicaciones personalizadas para la banca y la enseñanza superior
Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate es una herramienta de automatización de flujos de trabajo que te ayuda a crear y automatizar flujos de trabajo en tu organización. Anteriormente conocida como Microsoft Flow, forma parte de las ediciones Business y Enterprise de Microsoft 365, pero ofrece una versión gratuita como parte de la suite Office 365. La versión gratuita admite hasta 100 Flows individuales, con hasta 500 usuarios por Flow. Esto significa que incluso las organizaciones con presupuestos reducidos pueden aprovechar esta potente herramienta.
Microsoft Power Automate funciona con dispositivos móviles y ordenadores de sobremesa, lo que facilita el uso de esta plataforma a los empleados que se desplazan o a los administradores que prefieren trabajar en sus escritorios. Tanto si quieres recibir notificaciones cuando alguien publique en las redes sociales como si quieres que se asignen tareas automáticamente en función de determinadas condiciones, Microsoft Power Automate puede ayudarte a conseguir esos resultados en cuestión de minutos.
Zoho Creator
Zoho Creator es una herramienta de arrastrar y soltar para crear procesos de flujo de trabajo. Es sencilla, fácil de usar y asequible: una excelente opción para las pequeñas empresas que buscan automatizar sus operaciones sin arruinarse.
Zoho Creator le permite crear flujos de trabajo sin escribir ningún código. Puedes arrastrar y soltar actividades en tu flujo de trabajo, y luego conectar diferentes actividades usando conectores simples como "después" o "cuando". Zoho Creator también tiene plantillas preconstruidas con reglas y condiciones predefinidas, por lo que no tienes que hacer todo el trabajo pesado tú mismo; selecciona una plantilla existente y personalízala según sea necesario.
Kissflow
Kissflow es un potente software de procesos empresariales que puede utilizarse para gestionar todo tipo de procesos empresariales. Kissflow es fácil de usar pero muy potente. También es asequible pero con muchas funciones.
El software tiene una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar que facilita la creación de sus diagramas de flujo de trabajo o mapas de procesos. También puede importar hojas de cálculo de Excel a Kissflow y convertirlas en diagramas visualmente ricos con solo unos pocos clics.
Kissflow también le permite añadir campos personalizados y acciones inteligentes para cada tarea en el diagrama de flujo de trabajo, lo que le ayudará a sacar más provecho de sus datos y a mejorar la calidad y eficiencia de su flujo de trabajo.
Nintex
Nintex es un software de gestión de procesos empresariales (BPM) basado en la nube que le ayuda a automatizar y agilizar su flujo de trabajo. Con Nintex Workflow, puede crear diagramas de flujo y modelos visuales de sus procesos para ver cómo funcionan de forma eficiente.
A continuación, puede utilizar la función de arrastrar y soltar para personalizar estos procesos existentes y adaptarlos a sus necesidades. Esto hace que cualquier persona de su empresa con conocimientos básicos de informática pueda crear sus sistemas sin necesidad de ayuda de los informáticos u otros expertos.
Nintex también ofrece varias aplicaciones que amplían la funcionalidad de la plataforma base, incluyendo una aplicación de programación de empleados, una aplicación de gestión de documentos de RRHH y más. Estas aplicaciones adicionales permiten a los usuarios crear sus propios flujos de trabajo más allá de lo que ya se incluye en la oferta de servicios básicos de Nintex; son ideales si desea algo específico pero no necesita todas las campanas y silbatos disponibles en otras soluciones de nuestra lista.
Flujo de trabajo de Joget
Joget Workflow es un software basado en la web que permite crear flujos de trabajo, seguir el progreso y asignar tareas. Puede utilizarse para diversos procesos empresariales, como los de recursos humanos, ventas y marketing, atención al cliente, etc.
Joget Workflow incluye muchas funciones para organizar el flujo de trabajo de sus procesos empresariales:
- Cree un número ilimitado de listas de tareas con tareas o subtareas específicas. Los usuarios pueden añadir correos electrónicos como archivos adjuntos a cada tarea, que se enviarán automáticamente al finalizarla.
- Envía automáticamente notificaciones cuando se asignen nuevas tareas a los usuarios o cuando hayan sido marcadas como completas por otro usuario (o por ti mismo). También puedes configurar recordatorios, para que los usuarios reciban correos electrónicos a intervalos específicos hasta que su tarea se complete o sea cerrada por otra persona del grupo/empresa (por ejemplo, si se trata de un proyecto interno).
Alfresco Activiti
Alfresco Activiti es una herramienta de gestión de procesos empresariales (BPM) que le permite crear y automatizar procesos y conectarlos a sus aplicaciones empresariales. Está disponible en dos ediciones: Community Edition y Enterprise Edition. La edición comunitaria de Alfresco Activiti ofrece las siguientes características:
- Visualice, diseñe y automatice sus procesos de negocio
- Cree, ejecute, supervise y gestione sus procesos en tiempo real con un alto nivel de flexibilidad
- Ejecución autónoma o integrada en cualquier plataforma
La edición empresarial de Alfresco Activiti ofrece funciones más avanzadas, como la optimización automatizada de procesos mediante el análisis de flujos de trabajo y las capacidades de aprendizaje automático.
Calle del Proceso
Process Street es una herramienta sencilla pero potente para crear y gestionar procesos. Se utiliza para la gestión de proyectos, ventas, marketing, RRHH y mucho más.
Process Street es un sistema basado en la nube que le permite crear, gestionar y compartir procesos con su equipo. También se integra con más de 300 aplicaciones, por lo que puedes conectarlo a tus soluciones de software existentes para que sea aún más útil.
También es sencillo: Crea una cuenta y empieza a crear tu primer flujo de trabajo.
TeamworkIQ
TeamworkIQ es un software de gestión de flujos de trabajo que le permite crear flujos de trabajo, seguir y gestionar tareas y colaborar con su equipo. Está basado en la nube y, por tanto, se puede acceder a él desde cualquier dispositivo.
La aplicación permite crear diferentes tipos de flujos de trabajo, como el de aprobación o el de excepción, que pueden utilizarse para garantizar una comunicación adecuada entre los empleados. Dependiendo de la etapa, también puede asignar diferentes estados, como pendiente, en progreso, etc., para cada tarea. Otra característica que merece la pena destacar es que la plataforma permite asignar roles, como el de administrador o el de gestor, en función de quién necesite acceder a determinadas tareas.
Software de gestión de proyectos Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le ayuda a gestionar proyectos, equipos y clientes desde una única plataforma. Wrike es una buena opción para las empresas que quieren crear flujos de trabajo profesionales para su organización pero no quieren dedicar demasiado tiempo a aprender a utilizar el producto.
Wrike tiene muchas características que le facilitan la gestión de sus tareas, tales como:
- Una interfaz intuitiva similar a una hoja de cálculo.
- Vista mejorada del diagrama de Gantt con opciones de arrastrar y soltar.
- Plantillas personalizables en función de los tipos de trabajo.
Pipeliner CRM
Pipeliner CRM es un software de flujo de trabajo que ofrece varias características, incluyendo un constructor de flujo de trabajo, plantillas y automatización. El editor de diagramas de flujo de arrastrar y soltar le permite crear flujos de trabajo fácilmente y gestionar su progreso con la ayuda de diagramas visuales. Esta herramienta también admite la navegación en varios niveles y permite gestionar procesos complejos creando subprocesos o añadiendo condiciones para las aprobaciones en su proceso principal.
Pipeliner CRM ofrece múltiples plantillas para las empresas, incluyendo: Automatización de ventas, automatización de marketing, incorporación de clientes, y más.
Suite de gestión de procesos de negocio de Oracle
Los productos BPM de Oracle Business Process Management Suite son aplicaciones que ayudan a las organizaciones a automatizar los procesos empresariales. Diseñados para agilizar y mejorar los procesos empresariales existentes, los productos BPM de Oracle Business Process Management Suite pueden ayudar a su empresa a reunir todos sus departamentos, divisiones e incluso oficinas en un único sistema de flujo de trabajo.
Esto es útil para las organizaciones que buscan agilizar las operaciones en general mediante la creación de flujos de trabajo eficientes entre los departamentos o equipos dentro de una empresa.
Ventajas de utilizar ProcessMaker para el software de flujo de trabajo y la gestión de procesos empresariales
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales (BPM) que le permite gestionar y automatizar sus flujos de trabajo. Es una aplicación de código abierto, lo que significa que es gratuita y está disponible en línea. Una vez que descargue, instale y configure el software, podrá utilizarlo sin pagar costes adicionales. ProcessMaker también es fácil de usar; todas sus funciones son accesibles a través de un diseño sencillo que no le abrumará con jerga técnica o menús complicados.
ProcessMaker tiene muchas ventajas sobre otros tipos de software de gestión de flujos de trabajo:
Cuando eliges ProcessMaker, obtienes un potente conjunto de herramientas para crear flujos de trabajo, gestionar proyectos y automatizar tareas. Puede configurar notificaciones automáticas para los miembros de su equipo, que las recibirán cuando el flujo de trabajo haya terminado de ejecutarse o si hay un error en su tarea. El software también le permite crear informes personalizados para seguir el progreso de sus proyectos a lo largo del tiempo, e incluso viene con informes listos que ya están configurados para usted como ejemplos.
Lo mejor de ProcessMaker es que es fácil de usar. Cualquiera puede utilizarlo: Desde los propietarios de empresas que necesitan hacer un seguimiento del tiempo y los gastos de sus empleados hasta los gestores de proyectos que necesitan una forma de gestionar sus cargas de trabajo de forma más eficiente. Y la interfaz es lo suficientemente limpia e intuitiva como para que incluso las personas que no están acostumbradas a utilizar ordenadores puedan cogerlo rápidamente y empezar a usarlo de inmediato.
En resumen
Si está buscando reducir los gastos generales de su organización, mejorar la gestión del flujo de trabajo y aumentar la productividad en general. ProcessMaker es una potente herramienta utilizada por empresas, tanto grandes como pequeñas.
ProcessMaker tiene el equilibrio adecuado de potencia y simplicidad necesaria para la automatización de negocios. Con su fácil instalación, interfaces de usuario intuitivas y un conjunto completo de herramientas de desarrollo, puede crear flujos de trabajo empresariales robustos con la ayuda de MAPPING y el lenguaje de programación basado en flujos de ProcessMaker. Además, la solución de flujo de trabajo con todas las funciones de ProcessMaker también es bastante flexible, por lo que podría ampliarla fácilmente para adaptarse a los requisitos de negocio personalizados.
Además, mediante el uso de ProcessMaker, usted puede agilizar sus procesos de negocio para ser más productivo y eficiente en la entrega de valor a sus clientes. Esperamos que este artículo le haya ayudado a arrojar algo de luz sobre por qué puede ser el momento de salir a buscar el mejor software de flujo de trabajo para la gestión de procesos empresariales.
