A RedHat-Umfrage ergab, dass 50 % der Befragten der Meinung sind, dass Workflow-Software und BPM dazu beitragen würden, die mit der Verwaltung von Prozessen verbundenen Kosten zu senken. Workflow-Software kann Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz verhelfen. Wenn Sie viele sich wiederholende Aufgaben bewältigen müssen, kann es leicht passieren, dass Sie sich im Tagesgeschäft verzetteln. Mit der richtigen Workflow-Management-Software können Sie jedoch Ihre Effizienz steigern und sicherstellen, dass alles rechtzeitig und ohne Schluckauf oder Verzögerungen erledigt wird.
Was leistet Workflow-Software, und welche Vorteile bietet sie?
Workflow-Software für das Geschäftsprozessmanagement ist ein System, das Ihnen hilft, den Fluss der digitalen Prozesse Ihres Unternehmens zu verwalten. Dies kann alles umfassen, von der Gehaltsabrechnung bis hin zu HR, Vertrieb und Marketing, Supply Chain Management, Customer Onboarding, Employee Onboarding und Customer Service.
Das Ziel von Workflow-Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen ist es, die internen Abläufe Ihres Unternehmens zu optimieren, damit sie reibungsloser, mit weniger Engpässen und effizienter ablaufen. Das Ergebnis ist ein gestraffter Arbeitsablauf, der es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können, anstatt sich mit unnötigen Aufgaben oder Bürokratie aufzuhalten.
Dies hilft Ihnen, bessere Entscheidungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Kundenservice zu treffen, um Gewinne und Einnahmen zu steigern.
Mit Workflow-Software können Sie auch sich wiederholende Aufgaben auf Ihrer Website automatisieren und so Zeit und Geld für Arbeitskosten sparen. Ein Beispiel: Wenn jemand ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, es aber nicht innerhalb von 30 Tagen (oder einer anderen festgelegten Zeitspanne) ausfüllt, kann Ihr Workflow-Automatisierungstool eine E-Mail mit der Frage senden, ob der Betreffende Hilfe beim Ausfüllen des Prozesses benötigt oder ob mit seinen Angaben etwas nicht stimmt.
Wie Sie die richtige Workflow-Softwarelösung für Ihr Unternehmen auswählen
Die Wahl der richtigen Workflow-Softwarelösung für das Geschäftsprozessmanagement Ihres Unternehmens setzt voraus, dass Sie wissen, was Sie brauchen, wie Ihr Unternehmen davon profitiert und wie viel es kosten wird.
Bevor Sie beurteilen können, ob eine bestimmte Workflow-Lösung das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, müssen Sie wissen, worauf es ankommt:
- Was ist ein Arbeitsablauf?
- Warum brauchen wir einen Arbeitsablauf?
- Wie funktioniert ein Workflow-System?
- Definieren Sie den Prozess oder die Teilprozesse, die durch das System automatisiert werden sollen.
- Bestimmen Sie Eingabe-, Ausgabe- und Rückkopplungsanforderungen.
- Legen Sie Bedingungen (wenn/dann) und Entscheidungspunkte innerhalb jedes Prozesses/Unterprozesses fest (z. B.: Muss dieser Punkt genehmigt werden, bevor er vorankommt?).
- Ordnen Sie jedem Schritt Verantwortlichkeiten zu, um festzulegen, wer jede Aufgabe gemäß den internen Vorschriften oder externen Gesetzen ausführen soll.
- Legen Sie fest, ob das System von mehreren Benutzern oder nur von einem Benutzer genutzt werden soll und was es den Benutzern bieten muss.
- Legen Sie Sicherheitsparameter (wer kann welche Funktionen ausführen) und Zugriffsstufen (wie viele Daten kann jeder Benutzer sehen?) fest.
- Legen Sie fest, wie oft das System aktualisiert werden soll.
Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Softwarelösungen für das Workflow-Management. Aber wie wählt man die richtige aus?
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Funktionen, die Sie bei der Auswahl eines Workflow-Management-Systems für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten:
- Die Fähigkeit zur Integration mit anderen Systemen, die bereits in Ihrem Unternehmen implementiert sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Software nahtlos mit bestehenden Prozessen und Technologien zusammenarbeiten kann, anstatt dass Sie alles von Grund auf überarbeiten müssen.
- Die Möglichkeit, die Software nach ihrer Implementierung leicht anzupassen oder zu ändern, so dass sie speziell auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Benutzer die Software bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben im Unternehmen effektiv und effizient nutzen können.
- Die Möglichkeit für Benutzer auf allen Organisationsebenen - von Führungskräften bis hin zu Mitarbeitern - auf Informationen zuzugreifen, die mit ihrer jeweiligen Rolle zusammenhängen, ohne dass ihnen standardmäßig übermäßige Berechtigungen oder Zugriffsrechte gewährt werden (es sei denn, sie haben diese Rechte bei der Einrichtung ausdrücklich angefordert). Auf diese Weise kann jeder, der an einem Prozess oder einer Aktivität beteiligt ist, innerhalb eines Unternehmens nachverfolgt werden (z. B. Kunden, die ihre Bestellungen schnell und korrekt bearbeitet haben möchten, oder Mitarbeiter, die Schulungsunterlagen im Voraus benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen).
Warum Workflow-Software auf das Prozessmanagement abgestimmt werden muss
Workflow-Software ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre Geschäftsprozesse zu verwalten. Aber was meinen wir, wenn wir "verwalten" sagen? Wenn Sie einen Prozess eingerichtet haben, kann Workflow-Software dazu beitragen, dass dieser reibungslos und konsistent abläuft. Wenn ein Schritt wiederholt werden muss, brauchen Sie ihn nicht jedes Mal von Hand einzugeben - Sie können das Workflow-Tool so einrichten, dass jeder Schritt bei Bedarf automatisch ausgelöst wird.
Allerdings sind Workflow-Tools in Verbindung mit dem Prozessmanagement am effektivsten. Ein gutes Beispiel ist das Onboarding von Kunden: Sobald sich ein neuer Kunde bei Ihrem Unternehmen für einen Service anmeldet, müssen seine Informationen verschiedene Abteilungen durchlaufen, bevor sie fertiggestellt werden.
Jede Abteilung hat ihre eigenen Anforderungen an die Erfassung von Kundendaten und den Abschluss dieses Teils des Onboarding-Prozesses. Diese Anforderungen variieren jedoch je nach Unternehmensgröße oder Branchenzugehörigkeit (manche Unternehmen benötigen beispielsweise mehr Unterlagen als andere).
Hier sind einige Beispiele von Unternehmen, die Geschäftsprozessmanagement einsetzen:
Google nutzt das Geschäftsprozessmanagement, um sein Unternehmen effizient zu führen. Das Unternehmen hat seine Prozesse rationalisiert, von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur Überwachung der Ladezeit einer Seite auf seiner Website. Auch die Online-Werbekampagnen des Unternehmens werden damit verwaltet.
Amazon
Amazon nutzt das Geschäftsprozessmanagement, um sicherzustellen, dass die Produkte bei jeder Bestellung schnell und effizient geliefert werden können. Das Unternehmen nutzt es, um alle Aspekte des Geschäfts zu optimieren, einschließlich des Versands und der Annahme von Produkten, der Verwaltung von Lagerbeständen und der angemessenen Preisgestaltung für Artikel auf der Grundlage der Nachfrage oder saisonaler Faktoren wie Feiertage oder Wetterbedingungen, die sich auf die Umsatzprognosen auswirken.
Tesla Motoren
Das Elektroautounternehmen Tesla hat in seiner gesamten Lieferkette eine Workflow-Software eingeführt, um die Effizienz zu steigern und die mit der Produktentwicklung verbundenen Kosten zu senken.
Die 11 besten Workflow-Softwarelösungen für BPM im Jahr 2022
ProcessMaker
Wenn Sie auf der Suche nach einer Workflow-Software sind, die sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lässt, sind Sie bei ProcessMaker genau richtig.
ProcessMaker hilft Ihnen, Ihre Abläufe zu automatisieren und zu rationalisieren. Es verbessert die Produktivität, erleichtert die Zusammenarbeit und bietet eine breite Palette nützlicher Funktionen für große und kleine Unternehmen.
ProcessMaker ist ebenfalls eine All-in-One-Softwarelösung, die jeden Geschäftsprozess verwalten kann. Sie ermöglicht es den Nutzern, verschiedene Arbeitsabläufe zu erstellen, darunter einfache wie das Versenden einer E-Mail oder komplexere wie die Verwaltung von Projekten oder Inventar und das Onboarding von Kunden.
Darüber hinaus ist ProcessMaker so konzipiert, dass es sich mit anderen Anwendungen wie CRM-Systemen, ERP-Paketen und Buchhaltungssoftware integrieren lässt, so dass Sie jeden Teil Ihres Unternehmens damit automatisieren können.
ProcessMaker bietet viele Funktionen, von denen Anwender und Administratoren gleichermaßen profitieren:
- Einfach zu bedienende Schnittstelle: Die intuitive grafische Benutzeroberfläche macht es jedem im Unternehmen leicht, die Funktionsweise zu erlernen und sofort mit der Erstellung von Workflows zu beginnen, ohne dass zusätzliche Schulungen durch Dritte wie Berater oder Entwickler erforderlich sind, die später, wenn sie am meisten gebraucht werden, zusätzliche Gebühren für ihre Dienste verlangen könnten.
- Kostengünstige Lösung: Funktionalität auf Unternehmensebene zu einem erschwinglichen Preis bedeutet, dass keine teuren Berater oder Entwickler benötigt werden, wenn ProcessMaker an mehreren Standorten weltweit eingesetzt wird.
- Kundenspezifische Anwendungen für Banken und Hochschulen
Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate ist ein Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit dem Sie Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen erstellen und automatisieren können. Microsoft Power Automate, ehemals Microsoft Flow, ist Teil der Microsoft 365 Business und Enterprise Editionen, bietet aber auch eine kostenlose Version als Teil der Office 365 Suite. Die kostenlose Version unterstützt bis zu 100 einzelne Flows mit bis zu 500 Benutzern pro Flow. Das bedeutet, dass auch Organisationen mit kleinen Budgets die Vorteile dieses leistungsstarken Tools nutzen können.
Microsoft Power Automate funktioniert sowohl mit mobilen Geräten als auch mit Desktop-Computern, so dass Mitarbeiter, die unterwegs sind, oder Administratoren, die lieber an ihrem Schreibtisch arbeiten, diese Plattform problemlos nutzen können. Ganz gleich, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, wenn jemand etwas in den sozialen Medien postet, oder ob Sie Aufgaben automatisch auf der Grundlage bestimmter Bedingungen zuweisen lassen möchten, Microsoft Power Automate kann Ihnen helfen, diese Ergebnisse in wenigen Minuten zu erzielen.
Zoho Schöpfer
Zoho Creator ist ein Drag-and-Drop-Tool zur Erstellung von Workflow-Prozessen. Es ist einfach, benutzerfreundlich und erschwinglich - eine ausgezeichnete Wahl für kleine Unternehmen, die ihre Abläufe automatisieren möchten, ohne die Bank zu sprengen.
Mit Zoho Creator können Sie Arbeitsabläufe erstellen, ohne Code zu schreiben. Sie können Aktivitäten per Drag & Drop in Ihren Workflow ziehen und dann verschiedene Aktivitäten mit einfachen Konnektoren wie "nach" oder "wenn" verbinden. Zoho Creator verfügt außerdem über vorgefertigte Vorlagen mit vordefinierten Regeln und Bedingungen, so dass Sie sich nicht selbst um die Erstellung kümmern müssen; wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus und passen Sie sie nach Bedarf an.
Kissflow
Kissflow ist eine leistungsstarke Geschäftsprozess-Software, die für die Verwaltung aller Arten von Geschäftsprozessen verwendet werden kann. Kissflow ist einfach zu bedienen und dennoch sehr leistungsfähig. Es ist auch erschwinglich und dennoch reich an Funktionen.
Die Software verfügt über eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie Ihre Workflow-Diagramme oder Prozesslandkarten leicht erstellen können. Sie können auch Excel-Tabellen in Kissflow importieren und sie mit nur wenigen Klicks in visuell ansprechende Diagramme umwandeln.
Mit Kissflow können Sie auch benutzerdefinierte Felder und intelligente Aktionen für jede Aufgabe im Workflow-Diagramm hinzufügen, was Ihnen hilft, mehr aus Ihren Daten herauszuholen und die Qualität und Effizienz Ihres Workflows zu verbessern.
Nintex
Nintex ist eine Cloud-basierte Business Process Management (BPM)-Software, die Ihnen hilft, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu rationalisieren. Mit Nintex Workflow können Sie Flussdiagramme und visuelle Modelle Ihrer Prozesse erstellen, um zu sehen, wie sie effizient funktionieren.
Sie können dann die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um diese bestehenden Prozesse an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Auf diese Weise kann jeder in Ihrem Unternehmen, der über grundlegende Computerkenntnisse verfügt, seine Systeme ganz einfach erstellen, ohne auf die Hilfe von IT- oder anderen Experten angewiesen zu sein.
Nintex bietet auch mehrere Apps an, die die Funktionalität der Basisplattform erweitern, darunter eine App zur Mitarbeiterplanung, eine App zur Verwaltung von HR-Dokumenten und mehr. Mit diesen zusätzlichen Apps können Benutzer ihre individuellen Workflows noch weiter ausbauen als in den Kernangeboten von Nintex enthalten ist. Sie sind ideal, wenn Sie etwas Bestimmtes wollen, aber nicht all den Schnickschnack benötigen, der bei anderen Lösungen hier auf unserer Liste verfügbar ist.
Joget Arbeitsablauf
Joget Workflow ist eine webbasierte Software, mit der Sie Workflows erstellen, den Fortschritt verfolgen und Aufgaben zuweisen können. Sie kann für verschiedene Geschäftsprozesse verwendet werden, z. B. in den Bereichen Personalwesen, Vertrieb und Marketing, Kundensupport und mehr.
Joget Workflow enthält viele Funktionen für die Organisation Ihres Geschäftsprozess-Workflows:
- Erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Aufgabenlisten mit spezifischen Aufgaben oder Unteraufgaben. Benutzer können jeder Aufgabe E-Mails als Anhang hinzufügen, die bei Erledigung automatisch versendet werden.
- Senden Sie automatisch Benachrichtigungen, wenn Benutzern neue Aufgaben zugewiesen werden oder wenn sie von einem anderen Benutzer (oder Ihnen selbst) als erledigt markiert wurden. Sie können auch Erinnerungen einrichten, so dass Benutzer in bestimmten Abständen E-Mails erhalten, bis ihre Aufgabe abgeschlossen oder von einer anderen Person in der Gruppe/im Unternehmen abgeschlossen ist (z. B. wenn es sich um ein internes Projekt handelt).
Alfresco-Aktivitäten
Alfresco Activiti ist ein Tool für das Geschäftsprozessmanagement (BPM), mit dem Sie Prozesse erstellen und automatisieren und sie mit Ihren Geschäftsanwendungen verbinden können. Es ist in zwei Editionen erhältlich: Community Edition und Enterprise Edition. Die Community Edition von Alfresco Activiti bietet die folgenden Funktionen:
- Visualisieren, gestalten und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
- Erstellen, Ausführen, Überwachen und Verwalten Ihrer Prozesse in Echtzeit mit einem hohen Maß an Flexibilität
- Eigenständige oder eingebettete Ausführung auf jeder Plattform
Die Enterprise Edition von Alfresco Activiti bietet erweiterte Funktionen wie die automatisierte Prozessoptimierung mithilfe von Workflow-Analysen und maschinellen Lernfunktionen.
Prozess Straße
Process Street ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zur Erstellung und Verwaltung von Prozessen. Es wird für die Verwaltung von Projekten, Vertrieb, Marketing, HR und mehr verwendet.
Process Street ist ein cloudbasiertes System, mit dem Sie Prozesse erstellen, verwalten und mit Ihrem Team teilen können. Es lässt sich auch in über 300 andere Anwendungen integrieren, sodass Sie es mit Ihren bestehenden Softwarelösungen verbinden können, um es noch hilfreicher zu machen.
Es ist auch ganz einfach: Richten Sie ein Konto ein, und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres ersten Workflows.
TeamworkIQ
TeamworkIQ ist eine Workflow-Management-Software, mit der Sie Arbeitsabläufe erstellen, Aufgaben verfolgen und verwalten und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Sie ist Cloud-basiert und kann daher von jedem Gerät aus genutzt werden.
Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Workflows zu erstellen, wie z. B. Genehmigungen oder Ausnahmen, die für eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verwendet werden können. Je nach Stadium können Sie jeder Aufgabe auch verschiedene Status zuweisen, wie z. B. "ausstehend", "in Bearbeitung" usw.. Ein weiteres erwähnenswertes Merkmal ist, dass die Plattform es Ihnen ermöglicht, Rollen wie Admin oder Manager zuzuweisen, je nachdem, wer Zugriff auf bestimmte Aufgaben benötigt.
Wrike Projekt-Management-Software
Wrike ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, mit der Sie Projekte, Teams und Kunden über eine einzige Plattform verwalten können. Wrike ist eine gute Option für Unternehmen, die professionelle Arbeitsabläufe für ihre Organisation aufbauen möchten, aber nicht zu viel Zeit damit verbringen wollen, die Nutzung des Produkts zu erlernen.
Wrike hat viele Funktionen, die es Ihnen leicht machen, Ihre Aufgaben zu verwalten, wie zum Beispiel:
- Eine intuitive, kalkulationsähnliche Schnittstelle.
- Verbesserte Gantt-Diagramm-Ansicht mit Drag-and-Drop-Optionen.
- Anpassbare Vorlagen auf der Grundlage von Arbeitstypen.
Pipeliner CRM
Pipeliner CRM ist eine Workflow-Software, die mehrere Funktionen bietet, darunter einen Workflow-Builder, Vorlagen und Automatisierung. Mit dem Drag-and-Drop-Editor für Flussdiagramme können Sie auf einfache Weise Workflows erstellen und deren Fortschritt mit Hilfe visueller Diagramme verwalten. Dieses Tool unterstützt auch die Navigation auf mehreren Ebenen und ermöglicht die Verwaltung komplexer Prozesse durch die Erstellung von Unterprozessen oder das Hinzufügen von Bedingungen für Genehmigungen in Ihrem Hauptprozess.
Pipeliner CRM bietet mehrere Vorlagen für Unternehmen, darunter: Vertriebsautomatisierung, Marketingautomatisierung, Customer Onboarding und mehr.
Oracle Business Process Management Suite
Die Produkte der Oracle Business Process Management Suite BPM sind Anwendungen, die Unternehmen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen. Die Oracle Business Process Management Suite BPM-Produkte wurden entwickelt, um bestehende Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu verbessern. Sie können Ihrem Unternehmen dabei helfen, alle Abteilungen, Bereiche und sogar Niederlassungen in einem Workflow-System zusammenzuführen.
Dies ist nützlich für Unternehmen, die ihre Abläufe durch die Schaffung effizienter Arbeitsabläufe zwischen Abteilungen oder Teams innerhalb eines Unternehmens optimieren möchten.
Vorteile des Einsatzes von ProcessMaker für Workflow-Software und Geschäftsprozessmanagement
ProcessMaker ist eine Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM), mit der Sie Ihre Arbeitsabläufe verwalten und automatisieren können. Es handelt sich um eine Open-Source-Anwendung, d. h. sie ist kostenlos und online verfügbar. Sobald Sie die Software heruntergeladen, installiert und konfiguriert haben, können Sie sie ohne zusätzliche Kosten nutzen. ProcessMaker ist außerdem benutzerfreundlich; alle Funktionen sind über ein einfaches Layout zugänglich, das Sie nicht mit Fachjargon oder komplizierten Menüs überfordert.
ProcessMaker hat viele Vorteile gegenüber anderen Arten von Workflow-Management-Software:
Wenn Sie sich für ProcessMaker entscheiden, erhalten Sie eine leistungsstarke Suite von Tools für die Erstellung von Workflows, die Verwaltung von Projekten und die Automatisierung von Aufgaben. Sie können automatische Benachrichtigungen für Ihre Teammitglieder einrichten, die diese erhalten, wenn der Workflow abgeschlossen ist oder ein Fehler in ihrer Aufgabe auftritt. Mit der Software können Sie auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, um den Fortschritt Ihrer Projekte im Laufe der Zeit zu verfolgen - und sie enthält sogar vorgefertigte Berichte, die bereits als Beispiele für Sie eingerichtet sind.
Das Beste an ProcessMaker ist, dass es benutzerfreundlich ist. Jeder kann es benutzen: Von Geschäftsinhabern, die die Zeiten und Ausgaben ihrer Mitarbeiter erfassen müssen, bis hin zu Projektmanagern, die ihr Arbeitspensum effizienter verwalten wollen. Und die Benutzeroberfläche ist so übersichtlich und intuitiv, dass selbst Menschen, die nicht an den Umgang mit Computern gewöhnt sind, sich schnell zurechtfinden und sofort damit arbeiten können.
Zusammengefasst
Wenn Sie den Overhead Ihres Unternehmens reduzieren, Ihr Workflow-Management verbessern und die Produktivität in allen Bereichen steigern möchten. ProcessMaker ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das von großen und kleinen Unternehmen eingesetzt wird.
ProcessMaker bietet die richtige Balance zwischen Leistung und Einfachheit, die für die Geschäftsautomatisierung erforderlich ist. Mit der einfachen Installation, der intuitiven Benutzeroberfläche und einem kompletten Satz von Entwicklungswerkzeugen können Sie mit Hilfe von MAPPING und der ablaufbasierten Programmiersprache von ProcessMaker robuste Geschäftsabläufe erstellen. Darüber hinaus ist die Workflow-Lösung von ProcessMaker sehr flexibel, so dass Sie sie leicht erweitern können, um individuelle Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Darüber hinaus können Sie mit ProcessMaker Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren, um produktiver und effizienter zu werden und Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beigetragen hat, Ihnen zu verdeutlichen, warum es für Sie an der Zeit ist, die beste Workflow-Software für das Geschäftsprozessmanagement zu finden.