Dominar sus datos para obtener beneficios en el mundo real
La clave para entender el retorno de la inversión de cada aplicación de software empresarial comienza con sus datos. Cada vez que utilizamos un software empresarial, recogemos información sobre cómo utilizamos esa herramienta para completar nuestro trabajo. Imagínese con el número de aplicaciones que usamos a diario la cantidad de datos que se recogen. Estos datos podrían ser utilizados para decirnos cuán productivos somos y cómo mejorar. También podría ayudarnos a determinar el valor de las herramientas de software adquiridas para hacer adquisiciones más sabias en el futuro. Desafortunadamente, aquí es exactamente donde muchas compañías luchan. Cuando se recoge una cantidad tan grande de datos de una variedad tan amplia de aplicaciones, ¿cómo capturamos esa información y la convertimos en ahorros del mundo real?
5 Preguntas que debe hacerse para dominar sus datos
1. ¿Dónde están sus datos?
Con múltiples aplicaciones que se usan en los departamentos, ¿sabe siquiera dónde se almacenan los datos? Si sabe dónde están almacenados, ¿están en un lugar accesible donde los registros individuales se encuentran y consultan fácilmente? Antes de empezar a analizar los datos, debe haber un sistema de gestión. Este sistema debería facilitar el acceso y la consulta de los datos tanto para los usuarios humanos como para el software de presentación de informes. Esto incluye sistemas de conexión para que los datos recogidos se almacenen automáticamente en un archivo maestro, lo que facilita la eliminación de registros duplicados y ofrece un panorama completo del funcionamiento interno de la empresa. El uso de software de flujo de trabajo para crear un ecosistema totalmente integrado que filtre y almacene datos de múltiples aplicaciones es un buen punto de partida.
2. ¿Qué espera aprender de sus datos?
Ahora que existen herramientas de software para no sólo completar sino también monitorear casi cualquier tarea imaginable, es importante saber cómo se pueden utilizar los datos para conocer el funcionamiento interno de su empresa. Sin embargo, es necesario tener una buena idea de lo que se quiere saber sobre la empresa antes de empezar a analizar los datos. ¿Quieres reducir los costos? ¿Quiere encontrar formas de aumentar la productividad? Sólo cuando averigüe lo que quiere medir exactamente puede empezar a analizar sus datos.
Un lugar para empezar es determinar las métricas y los KPI más efectivos para su empresa. Luego, observe qué factores contribuyen a las métricas y los KPI elegidos. Por ejemplo, si está midiendo la eficiencia de los empleados, querrá echar un vistazo a algunas cosas. Por ejemplo, cuánto tiempo le lleva a cada empleado completar sus tareas y cómo su empresa gasta dinero para completar esas tareas. De esta manera, los datos recopilados tendrán finalmente una conexión lógica entre los registros, incluso si los registros provienen de diferentes fuentes. Entonces, tendrás una base para establecer qué datos son importantes.
3. ¿Necesitas todos tus datos?
En la era de los grandes datos, las aplicaciones recogen información sobre cualquier cosa y todo. Mucha de esta información es sólo un desorden que ocupa un precioso espacio de almacenamiento. También crea una barrera para cualquier entendimiento que pueda ser obtenido de los datos. El segundo paso después de averiguar qué datos son importantes para ti es deshacerse de cualquier dato sin importancia. Limpiar los datos hace que se agilice el proceso de almacenamiento y análisis, con el beneficio tangible de reducir el espacio de almacenamiento.
4. ¿Cómo puede utilizar los datos en beneficio de su empresa?
Ahora que tiene los datos necesarios para medir el rendimiento de su empresa, puede utilizarlos para lograr mejoras en el mundo real. Sin embargo, ¿qué herramientas tiene a su alcance para analizar los datos y producir resultados? ¿Sabe si esas herramientas le proporcionan informes fiables y precisos?
Otra clave para dominar sus datos es tener una herramienta de gestión de datos que le proporcione los resultados deseados con un mínimo de molestias. Antes de elegir una plataforma de gestión de datos, averigüe qué gráficos e informes necesita para tomar decisiones informadas, rápidamente. Luego, querrá encontrar una plataforma de administración de datos que pueda entregar esos informes con la menor cantidad de esfuerzo. Muchas herramientas de administración de datos están especializadas para una industria en particular, por lo que buscar una plataforma especializada para su industria es un buen lugar para comenzar.
5. ¿Cómo mantiene y almacena sus datos?
Dar sentido a los datos no se detiene después de que los datos son analizados. A medida que las aplicaciones recogen continuamente los datos, también deben cultivar y refinar constantemente toda esa información entrante. La verdadera pregunta aquí es: ¿cómo mantener constantemente sus datos sin gastar todo su tiempo en ellos?
Como ya se ha dicho, el problema principal es el gran número de aplicaciones que se utilizan diariamente. Aunque encontrar una ubicación central para almacenar datos resuelve parte del problema, todavía no hace mucho para categorizar y procesar todos esos datos para que sólo tengas exactamente lo que necesitas. Por eso es beneficioso contar con una plataforma de automatización del flujo de trabajo que le ayude a gestionar automáticamente esos datos por usted, para que pueda centrarse en tareas más importantes.
Lo que hace el software de automatización del flujo de trabajo es orquestar todas las diferentes aplicaciones que su empresa necesita en el día a día. No sólo puede automatizar sus procesos de negocio utilizando la funcionalidad de todas las herramientas de software utilizadas en la empresa, sino que también puede ordenar automáticamente todos los datos en el momento en que se introduce cualquier información en el sistema. De esta manera, la herramienta de automatización del flujo de trabajo categoriza los datos y los empareja antes de almacenarlos. Luego, después de almacenarlos, está listo para usar cualquier herramienta de gestión de datos.
¿Cuál es la comida para llevar?
Haciéndose estas preguntas mientras se enfrenta a su propia montaña de datos, estará listo para convertir los datos en bruto en valor real. Lo único que le queda es asegurarse de equiparse con las herramientas adecuadas para minimizar el trabajo de análisis de los datos y maximizar los beneficios para su empresa. Empiece a dominar sus datos aprendiendo más sobre la automatización del flujo de trabajo en www.processmaker.com.
