Destrucción de registros de empleados: ¿Cómo puede ser tan difícil algo tan sencillo?

Mi abuela se opone fanáticamente a la mayoría de las tecnologías modernas. Por supuesto, intentamos enseñarle el uso de equipos modernos como ordenadores y tabletas, pero después de unas cuantas lecciones que elevaron la presión sanguínea nos dimos por vencidos. "Ya sabes lo que es", dijo después de una sesión frustrante que casi hizo llorar a uno de los participantes, "crecí en una época diferente. Todo lo que haces hoy se graba y se almacena para siempre". No sé qué tenía eso que ver con enseñarle a buscar el tiempo en su ordenador, pero poco después decidimos cesar el fuego. Parecía la opción más saludable para todos.

Sin embargo, tenía un buen punto de vista, con el hecho de que todo queda registrado y almacenado para siempre. Lo que supone un reto especial para las personas que, como tú y yo, trabajan con expedientes de personal que están sujetos a normas estrictas sobre cuándo (y cómo) deben destruirse. Como dije en mi anterior blog sobre cómo gestionar los expedientes de personal de los empleados de forma más eficiente, la destrucción de los expedientes de los empleados es crucial para el correcto mantenimiento de los registros. Todo elproceso de retenciónpodría ser el que más tiempo consume en la gestión de documentos de RRHH y definitivamente uno de los más sensibles a los errores.

Para discutir a fondo este tema, tendré que llamar a algunas puertas abiertas. Para aquellos que pongan los ojos en blanco al leer esto, lo siento de antemano. Pero por experiencia sé que es necesario decir esto. Cuando se destruye un documento, significa que no hay manera de recuperarlo de nuevo. Si se destruye por completo, significa que si la reina de Inglaterra junto con todo el ejército británico intenta obligarte a devolver el documento, no podrás cumplirlo. La destrucción de documentos, e indirectamente el mantenimiento adecuado de los registros de los empleados, no significa nada de lo siguiente:

• Sí, he tirado el documento. Está en el cubo de la basura por aquí.
• Por supuesto, destruí el documento, aunque tengo un archivo de respaldo que tiene todos los documentos que alguna vez estuvieron en el sistema.
• Sí, he destruido el documento.... Sin embargo, hice una copia antes. Puedo conservarla, ¿no?
• Por supuesto, ya no está. Sin embargo, tomé una foto por si la necesito más adelante.
• Casi, lo pongo en la pila allí para poder destruir todos los documentos juntos.

Aunque la mayoría de las retenciones indecentes se realizan con la mejor de las intenciones, sólo podemos juzgar el resultado. Si su proceso de destrucción de documentos no garantiza que los documentos sigan siendo privados, no hace que dejen de ser legibles, permite de cualquier manera que la información se copie de antemano y/o no se ejecute dentro del tiempo establecido, su proceso de retención no es lo suficientemente bueno.

Ahora que hemos cubierto esa parte, que no es tan redundante como pueda parecer, la pregunta sigue siendo ¿qué hacer entonces?

El siguiente paso depende del tipo de administración que mantengas, digital o física. Por ahora, dejaré de lado una mezcla entre ambas administraciones, de la que hablaré en un blog posterior. Tanto el enfoque digital como el físico tienen sus propios retos y ventajas.

El enfoque antiguo: la administración en papel

Empezando por una de las dos enormes ventajas de los expedientes en papel en el ámbito de la gestión de la retención. Si se prende fuego a un papel, es prácticamente imposible recuperar la información (o al menos requiere mucha paciencia y dedicación, y no me imagino que alguien esté tan interesado en mi formulario de evaluación del año pasado). Cuando la información desaparece, desaparece de verdad. Esto da un enfoque directo e innegable a la destrucción de datos.

Lo que nos lleva a la segunda gran ventaja, la confianza. Especialmente la generación de más edad, con todos los respetos, confía más en los rastros de papel y al mismo tiempo en la destrucción de estos rastros de papel. Mi abuela no te creería si pulsas el botón de borrar, pero si quemas un documento, asentirá con la cabeza (no se me ocurre un sello de aprobación mayor que ese).

Pero, aparte de todas las desventajas de la administración del papel, también ofrece varios retos en cuanto a la conservación. En primer lugar, aunque destruir un documento significa que no se puede recuperar ninguna información de ese documento concreto, no hay garantía de que no haya una copia en algún lugar, que siga conteniendo la misma información (Sí, destruí el documento.... Sin embargo, hice una copia antes. Puedo conservarla, ¿verdad?). Mientras que los sistemas electrónicos suelen tener opciones para mostrar al menos que un documento está duplicado manualmente, esa garantía no se da en los registros en papel.

Una segunda desventaja es que el proceso de destrucción es más difícil y costoso. Identificar los documentos que hay que eliminar ya es un reto, pero si lo consigues, ¿qué pasa? No puedes tirarlos a la basura (Sí, he tirado el documento, está en el cubo de la basura por aquí). No puedes retenerlos hasta que puedas tirarlos todos a la vez (Casi, lo puse en la pila de ahí para poder destruir todos los documentos juntos).

Algunas empresas se especializan en la destrucción de documentos con este tipo de contenido, y van desde furgonetas que recogen cajas de cartón que se incineran en un lugar central, hasta camiones con triple refuerzo y guardias armados que recogen cajas de acero de doble chapa que se destruyen en una zona no revelada y fuertemente vigilada. Quizá esto último sea un poco exagerado para la mayoría de las empresas, pero si adopta este enfoque, tómese su tiempo para conocer la empresa y el proceso que hay detrás. No sólo tiene que ser seguro, sino que también tiene que sentirse seguro tanto para usted como para las personas cuyos documentos se someten a este proceso.

Otra opción es destruir los documentos uno mismo. El mayor problema es: cómo destruir un documento de tal manera que sea lo suficientemente seguro. La mayoría de las destructoras estándar no son lo suficientemente exhaustivas para datos tan sensibles, y la instalación de una chimenea sólo para los registros de los empleados podría ser un poco melodramática. Hay muchas opciones disponibles, cada una con su propio precio y nivel de seguridad. Echa un vistazo crítico a tu proceso, tanto si lo estás poniendo en marcha como si llevas años haciéndolo de una manera determinada, y valora si es (todavía) satisfactorio.

El futuro está aquí: la administración digital

El enfoque digital tiene de nuevo sus propios pros y contras. Empezando por lo positivo: en principio no necesitas a nadie más para esto. No hay terceros que entren en tu oficina y se lleven tus cosas. No es necesario confiar en que "ellos" hagan su trabajo de forma correcta. La gestión de la retención digital lo organiza todo dentro de un sistema cerrado. También hay que tener en cuenta que es rápido. No hay que esperar a otros, sino que todo el proceso se realiza en cuestión de minutos, en lugar de días.

Cuando se organiza adecuadamente, la gestión de la retención digital también se automatiza. Limita el margen de error humano, es más coherente y lleva menos tiempo en general. Tirar accidentalmente el documento equivocado, o el documento correcto pero con un año de retraso o de adelanto, u olvidarse de revisar un par de archivos que estaban en el fondo del cajón ya no es un problema relevante. Tampoco lo es la falta de claridad sobre cuándo se guardó exactamente un documento por primera vez.

A pesar de estas grandes ventajas, sería un error no reconocer los inconvenientes de este enfoque. Aunque esté automatizado, no podemos eliminar por completo el factor humano. Los errores accidentales se reducen al mínimo, pero sigue habiendo alguien que pulsa los botones. Incluso en un proceso de retención automatizado, hay un punto en el que alguien tiene que echar un vistazo y hacer clic en "Aprobar". E incluso aquí, la duplicación de la información no es imposible (Absolutamente, ya no está. Pero tomé una foto por si la necesito más tarde). También es posible que un documento siga almacenado en algún lugar (Por supuesto, destruí el documento, aunque tengo un archivo de respaldo que tiene todos los documentos que alguna vez estuvieron en el sistema).

Pero hay algo más que debe tener en cuenta. ¿Has visto alguna herramienta de gestión de la retención últimamente? Vale, probablemente no lo hayas hecho, pero yo sí y te digo: ¡no son bonitas! Interfaces difíciles, formas complejas de configurar el sistema e integraciones poco claras con los sistemas de almacenamiento de documentos.

ProcessMaker IDP: solución inteligente para la gestión de documentos de RRHH

El importante proceso de gestión de la retención ha sido un punto de atención durante el desarrollo de ProcessMaker IDP. Una solución integrada fácil para los desafíos de retención con el enfoque en la usabilidad por los usuarios normales (como yo). Ninguna solución ofrece la bala de plata, pero nuestro objetivo es desarrollar un sistema que se acerque lo más posible a esta utopía.

Así queoooooo.... ¿qué sugiero?

Puede que no le sorprenda si le digo que soy un defensor de la digitalización de los datos sensibles. Es fundamental para seguir el ritmo de desarrollo que experimentamos las empresas. Aunque tal vez sea difícil acostumbrarse a esta nueva forma de trabajar, hay demasiadas ventajas que podemos perder si no adoptamos este cambio. Para aquellos que dudan en dar el paso hacia esta nueva evolución en su gestión documental de los RRHH, terminaré con unas palabras de consuelo. Hasta mi abuela, después de mucha práctica, aprendió a buscar el tiempo en Internet. ¡Esto será pan comido para ti!