La destruction des dossiers des employés : Comment une chose aussi simple peut-elle être aussi difficile ?

Ma grand-mère s'oppose fanatiquement à la plupart des technologies modernes. Bien sûr, nous avons essayé de lui enseigner l'utilisation des équipements modernes comme les ordinateurs et les tablettes, mais après quelques leçons faisant monter la tension artérielle, nous avons abandonné. "Vous savez ce que c'est", a-t-elle dit après une séance particulièrement frustrante qui a presque fait pleurer un participant, "j'ai grandi à une époque différente. Tout ce que vous faites aujourd'hui est enregistré et stocké pour toujours." Je ne sais pas ce que cela a à voir avec le fait de lui apprendre à consulter la météo sur son ordinateur, mais peu après, nous avons décidé de cesser le feu. Cela semblait être l'option la plus saine pour tout le monde.

Elle avait cependant un bon point, avec le fait que tout est enregistré et stocké pour toujours. Ce qui pose des problèmes particuliers aux personnes qui, comme vous et moi, travaillent avec des dossiers personnels soumis à des règles strictes quant au moment (et à la manière !) de les détruire. Comme je l'ai dit dans mon précédent blog sur la manière de gérer plus efficacement les dossiers du personnel, la destruction des dossiers des employés est cruciale pour une bonne conservation des documents. L'ensemble duprocessus de conservationest peut-être celui qui prend le plus de temps dans la gestion des documents RH et certainement l'un des plus sensibles aux erreurs.

Pour discuter pleinement de ce sujet, je vais devoir frapper à quelques portes ouvertes. À ceux qui rouleront des yeux en lisant ceci, je m'excuse d'avance. Mais par expérience, je sais qu'il est nécessaire de dire ceci. Lorsque vous détruisez un document, cela signifie qu'il n'y a aucun moyen de le récupérer à nouveau. S'il est complètement détruit, cela signifie que si la reine d'Angleterre et l'ensemble de l'armée britannique tentent de vous forcer à rendre le document, vous ne pourrez pas vous y plier. La destruction des documents, et indirectement la tenue correcte des dossiers des employés, ne signifie rien de ce qui suit :

• Oui, j'ai jeté le document. Il est dans la poubelle ici.
• Bien sûr, j'ai détruit le document, mais j'ai un fichier de sauvegarde qui contient tous les documents qui ont été dans le système.
• Oui, j'ai détruit le document.... Mais j'ai fait une copie avant. Je peux la garder, non ?
• Absolument, c'est parti. J'ai quand même pris une photo, au cas où j'en aurais besoin plus tard.
• Presque, je l'ai mis sur la pile là pour que je puisse détruire tous les documents ensemble.

Si la plupart des conservations indécentes se font avec les meilleures intentions du monde, nous ne pouvons que juger du résultat. Si votre processus de destruction des documents ne garantit pas que les documents restent privés, ne les rend pas illisibles, permet de quelque manière que ce soit que les informations soient copiées au préalable et/ou n' est pas exécuté dans le délai fixé, votre processus de conservation n'est pas assez bon.

Maintenant que nous avons couvert cette partie, qui n'est pas aussi redondante qu'elle peut paraître, la question reste de savoir ce qu'il faut faire ensuite ?

L'étape suivante dépend du type d'administration que vous maintenez, numérique ou physique. Pour l'instant, je vais laisser de côté un mélange entre les deux administrations, dont je parlerai dans un blog ultérieur. L'approche numérique et l'approche physique ont toutes deux leurs propres défis et avantages.

L'approche à l'ancienne - l'administration sur papier

Commençons par l'un des deux énormes avantages des dossiers papier en matière de gestion de la conservation. Si vous mettez le feu à un morceau de papier, il est pratiquement impossible de récupérer les informations (ou du moins cela demande beaucoup de patience et de dévouement, et je ne peux pas imaginer que quelqu'un soit aussi intéressé par mon formulaire d'évaluation de l'année dernière). Lorsque l'information a disparu, elle a vraiment disparu. Il s'agit d'une approche simple et directe de la destruction des données.

Ce qui nous amène au deuxième grand avantage, à savoir la confiance. La génération plus âgée, avec tout le respect que je lui dois, fait davantage confiance aux traces écrites et à la destruction de ces traces. Ma grand-mère ne vous croirait pas si vous appuyez sur le bouton "supprimer", mais si vous brûlez un document, elle acquiescera (je ne peux pas imaginer un meilleur sceau d'approbation que celui-là).

Mais en dehors de tous les autres inconvénients de l'administration du papier, elle présente également plusieurs défis en matière de conservation. Tout d'abord, bien que la destruction d'un document signifie que vous ne pouvez pas récupérer d'informations de ce document spécifique, il n'y a aucune garantie qu'il n'existe pas de copie quelque part, contenant toujours les mêmes informations (Oui, j'ai détruit le document..... Mais j'en ai fait une copie avant. Je peux la conserver, non ?). Alors que les systèmes électroniques disposent régulièrement d'options permettant au moins de montrer qu'un document est dupliqué manuellement, une telle garantie n'est pas donnée pour les documents papier.

Un deuxième inconvénient est que le processus de destruction est plus difficile et plus coûteux. Identifier les documents qui doivent être supprimés est déjà un défi, mais si vous y parvenez, que se passe-t-il ensuite ? Vous ne pouvez pas simplement les jeter (Oui, j'ai jeté le document, il est dans la poubelle ici). Vous ne pouvez pas les conserver jusqu'à ce que vous puissiez les jeter tous en même temps (Presque, je l'ai mis sur la pile là pour pouvoir détruire tous les documents ensemble).

Certaines entreprises se spécialisent dans la destruction de documents ayant ce type de contenu, qu'il s'agisse de camionnettes ramassant des boîtes en carton qui sont incinérées dans un lieu central ou de camions triplement renforcés avec des gardes armés ramassant des boîtes en acier doublement plaquées qui sont détruites dans une zone non divulguée et fortement surveillée. Cette dernière option est peut-être un peu exagérée pour la plupart des entreprises, mais si vous adoptez cette approche, prenez le temps de connaître l'entreprise et le processus qui la sous-tend. Il ne s'agit pas seulement d'être sûr, mais aussi de se sentir en sécurité, tant pour vous que pour les personnes dont les documents sont soumis à ce processus.

Une autre option consiste à détruire soi-même les documents. Le plus gros problème est de savoir comment détruire un document de manière à ce qu'il soit suffisamment sûr. La plupart des déchiqueteuses standard ne sont pas assez performantes pour des données aussi sensibles et l'installation d'un foyer uniquement pour la conservation des dossiers des employés pourrait être un peu mélodramatique. Il existe de nombreuses options, chacune ayant son propre prix et son propre niveau de sécurité. Jetez un regard critique sur votre processus, que vous soyez en train de le mettre en place ou que vous le fassiez depuis des années d'une certaine manière, et évaluez s'il est (encore) satisfaisant.

L'avenir est là - l'administration numérique

L'approche numérique a également ses avantages et ses inconvénients. Commençons par les points positifs : en principe, vous n'avez besoin de personne d'autre pour cela. Aucun tiers ne vient dans votre bureau et emporte vos affaires avec lui. Vous n'avez pas besoin de vous fier à ce qu'"ils" fassent leur travail correctement. La gestion numérique de la conservation organise tout cela dans un système fermé. Tenez également compte du fait qu'elle est rapide. Pas besoin d'attendre les autres, mais un processus complet qui se déroule en quelques minutes, au lieu de quelques jours.

Lorsqu'elle est correctement organisée, la gestion de la conservation numérique est également automatisée. Limitant la place pour l'erreur humaine, elle est plus cohérente et prend moins de temps en général. Jeter accidentellement le mauvais document, ou le bon document mais un an trop tard ou trop tôt, ou oublier de vérifier quelques dossiers qui étaient au fond du tiroir n'est plus un problème pertinent. Il en va de même pour le fait de ne pas savoir quand un document a été stocké pour la première fois.

Malgré ces solides avantages, il serait erroné de ne pas reconnaître les inconvénients de cette approche. Bien qu'automatisé, nous ne pouvons pas supprimer complètement le facteur humain. Les erreurs accidentelles sont réduites au minimum, mais il y a toujours quelqu'un qui appuie sur les boutons. Même dans un processus de conservation automatisé, il y a un point quelque part où quelqu'un doit jeter un coup d'œil et cliquer sur "Approuver". Et même dans ce cas, il n'est pas impossible de dupliquer l'information (Absolument, elle a disparu, mais j'ai pris une photo au cas où j'en aurais besoin plus tard). Il est également possible qu'un document soit encore stocké quelque part (Bien sûr, j'ai détruit le document, mais j'ai un fichier de sauvegarde qui contient tous les documents qui ont été dans le système).

Mais il y a autre chose que vous devez prendre en compte. Avez-vous vu des outils de gestion de la rétention récemment ? Bon, vous ne l'avez probablement pas fait, mais moi oui et je vous le dis : ils ne sont pas beaux à voir ! Des interfaces difficiles, des façons complexes de configurer le système et des intégrations peu claires avec les systèmes de stockage de documents.

ProcessMaker IDP - solution intelligente pour la gestion des documents RH

L'important processus de gestion de la rétention a été un point central lors du développement de ProcessMaker IDP. Une solution intégrée facile à mettre en œuvre pour relever les défis de la rétention, en mettant l'accent sur la facilité d'utilisation par des utilisateurs normaux (comme moi). Aucune solution n'offre la solution miracle, mais nous avons cherché à développer un système qui se rapproche le plus possible de cette utopie.

Alorsoooo.... qu'est-ce que je suggère ?

Vous ne serez peut-être pas surpris si je vous dis que je suis un défenseur de la numérisation des données sensibles. Il est crucial de suivre le rythme de développement que nous connaissons en tant qu'entreprises. Bien qu'il soit peut-être difficile de s'habituer à cette nouvelle façon de travailler, il y a trop d'avantages que nous risquons de perdre si nous n'adoptons pas ce changement. Pour ceux qui hésitent à faire le pas vers cette nouvelle évolution de leur gestion des documents RH, je terminerai par quelques mots réconfortants. Même ma grand-mère, après beaucoup d'entraînement, a appris à consulter la météo en ligne. Ce sera un jeu d'enfant pour vous !