Meine Großmutter ist ein fanatischer Gegner der meisten modernen Technologien. Natürlich haben wir versucht, ihr den Umgang mit modernen Geräten wie Computern und Tablets beizubringen, aber nach ein paar blutdrucksteigernden Lektionen haben wir aufgegeben. "Wissen Sie, was es ist", sagte sie nach einer besonders frustrierenden Sitzung, die einen Teilnehmer fast zu Tränen rührte, "ich bin in einer anderen Zeit aufgewachsen. Alles, was man heute tut, wird aufgezeichnet und für immer gespeichert." Was das damit zu tun hatte, ihr beizubringen, wie sie das Wetter auf ihrem Computer nachschlagen kann, war mir schleierhaft, aber bald darauf beschlossen wir, das Feuer einzustellen. Das klang nach der gesündesten Lösung für alle.
Sie hatte allerdings Recht mit der Tatsache, dass alles aufgezeichnet und für immer gespeichert wird. Das ist eine besondere Herausforderung für Menschen wie Sie und mich, die mit Personalakten arbeiten, für die strenge Regeln gelten, wann (und wie!) sie vernichtet werden müssen. Wie ich bereits in meinem letzten Blog über die effizientere Verwaltung von Personalakten erwähnt habe, ist die Vernichtung von Personalakten entscheidend für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen. Der gesamteAufbewahrungsprozess ist vielleicht der zeitaufwändigste Prozess im HR-Dokumentenmanagement und definitiv einer der fehleranfälligsten.
Um dieses Thema umfassend zu erörtern, werde ich an einige offene Türen klopfen müssen. Denjenigen, die beim Lesen mit den Augen rollen werden, möchte ich im Voraus um Entschuldigung bitten. Aber aus Erfahrung weiß ich, dass es notwendig ist, dies zu sagen. Wenn Sie ein Dokument vernichten, bedeutet dies, dass es nicht mehr wiederhergestellt werden kann. Wenn es vollständig vernichtet ist, bedeutet das, dass Sie nicht in der Lage sind, der Aufforderung der Königin von England und der gesamten britischen Armee nachzukommen, das Dokument zurückzugeben. Die Vernichtung von Dokumenten und indirekt auch die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen durch die Mitarbeiter hat nichts mit den folgenden Punkten zu tun:
- Ja, ich habe das Dokument weggeworfen. Es ist in dem Mülleimer hier drüben.
- Natürlich habe ich das Dokument vernichtet, aber ich habe eine Sicherungsdatei, die alle Dokumente enthält, die jemals im System waren.
- Ja, ich habe das Dokument vernichtet.... Ich habe aber vorher eine Kopie gemacht. Die kann ich doch aufbewahren, oder?
- Auf jeden Fall ist es weg. Ich habe aber ein Foto gemacht, nur für den Fall, dass ich es später brauche.
- Fast, ich lege sie auf den Stapel dort, damit ich alle Dokumente zusammen vernichten kann.
Während die meisten unanständigen Aufbewahrungsprozesse mit den besten Absichten durchgeführt werden, können wir nur das Ergebnis beurteilen. Wenn Ihr Verfahren zur Vernichtung von Dokumenten nicht gewährleistet, dass die Dokumente privat bleiben, nicht dazu führt, dass sie nicht mehr lesbar sind, auf irgendeine Weise ermöglicht, dass die Informationen vorher kopiert werden und/oder nicht innerhalb der festgelegten Zeit ausgeführt wird, ist Ihr Aufbewahrungsverfahren nicht gut genug.
Jetzt haben wir diesen Teil abgedeckt, das ist nicht so überflüssig wie es klingen mag, die Frage bleibt, was dann zu tun ist?
Der nächste Schritt hängt davon ab, welche Art von Verwaltung Sie führen, die digitale oder die physische. Vorerst lasse ich eine Mischung aus beiden Verwaltungen aus, die ich in einem späteren Blog erörtern werde. Sowohl der digitale als auch der physische Ansatz hat seine eigenen Herausforderungen und Vorteile.
Der altmodische Ansatz - Papierverwaltung
Beginnen wir mit einem der beiden großen Vorteile von Papierdossiers im Bereich des Aufbewahrungsmanagements. Wenn man ein Stück Papier anzündet, ist es praktisch unmöglich, die Informationen wiederherzustellen (oder zumindest erfordert es viel Geduld und Hingabe, und ich kann mir nicht vorstellen, dass jemand so sehr an meinem Beurteilungsbogen vom letzten Jahr interessiert ist). Wenn die Informationen weg sind, sind sie wirklich weg. Dies ist ein unbestreitbar einfacher und unkomplizierter Ansatz zur Vernichtung von Daten.
Das bringt uns zum zweiten großen Vorteil, nämlich dem Vertrauen. Vor allem die ältere Generation, bei allem Respekt, vertraut mehr den Papierspuren und gleichzeitig der Zerstörung dieser Papierspuren. Meine Großmutter würde Ihnen nicht glauben, wenn Sie die Löschtaste drücken, aber wenn Sie ein Dokument verbrennen, wird sie zustimmend nicken (ich kann mir kein besseres Gütesiegel vorstellen).
Aber abgesehen von allen anderen Nachteilen der Papierverwaltung bietet sie auch einige Herausforderungen bei der Aufbewahrung. Zunächst einmal bedeutet die Vernichtung eines Dokuments zwar, dass Sie keine Informationen aus diesem spezifischen Dokument abrufen können, aber es gibt keine Garantie dafür, dass nicht irgendwo eine Kopie existiert, die noch dieselben Informationen enthält (Ja, ich habe das Dokument vernichtet.... Ich habe aber vorher eine Kopie erstellt. Die kann ich doch aufbewahren, oder?). Während elektronische Systeme in der Regel über Optionen verfügen, die zumindest anzeigen, dass ein Dokument manuell dupliziert wurde, ist eine solche Garantie bei Papierunterlagen nicht gegeben.
Ein zweiter Nachteil ist, dass der Vernichtungsprozess schwieriger und kostspieliger ist. Es ist schon eine Herausforderung, die zu vernichtenden Dokumente zu identifizieren, aber wenn man es schafft, was dann? Man kann sie nicht einfach wegwerfen (Ja, ich habe das Dokument weggeworfen. Es liegt hier im Mülleimer). Man kann sie nicht so lange aufbewahren, bis man sie alle auf einmal wegwerfen kann (Fast, ich habe es auf den Stapel dort gelegt, damit ich alle Dokumente zusammen vernichten kann).
Einige Unternehmen haben sich auf die Vernichtung von Dokumenten mit dieser Art von Inhalt spezialisiert. Die Palette reicht von Kleintransportern, die Pappkartons abholen, die an einem zentralen Ort verbrannt werden, bis hin zu schwer bewachten, dreifach gepanzerten Lastwagen mit bewaffneten Wachleuten, die doppelt beschichtete Stahlboxen abholen, die an einem nicht genannten und schwer bewachten Ort vernichtet werden. Letzteres ist für die meisten Unternehmen vielleicht etwas übertrieben, aber wenn Sie diesen Ansatz wählen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, das Unternehmen und den dahinter stehenden Prozess kennen zu lernen. Es muss nicht nur sicher sein, sondern es muss sich auch sicher anfühlen, sowohl für Sie als auch für die Personen, deren Dokumente diesem Prozess unterliegen.
Eine andere Möglichkeit ist, die Dokumente selbst zu vernichten. Das größte Problem dabei ist, wie man ein Dokument so vernichten kann, dass es sicher genug ist. Die meisten handelsüblichen Aktenvernichter sind für derart sensible Daten nicht gründlich genug, und die Einrichtung eines Kamins nur für die Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen wäre vielleicht etwas übertrieben. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, jede mit ihrem eigenen Preisschild und Sicherheitsniveau. Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihren Prozess, entweder wenn Sie ihn neu einrichten oder wenn Sie ihn schon seit Jahren auf eine bestimmte Weise durchführen, und beurteilen Sie, ob er (noch) zufriedenstellend ist.
Die Zukunft ist da - digitale Verwaltung
Der digitale Ansatz hat wiederum seine eigenen Vor- und Nachteile. Beginnen wir mit dem Positiven: Im Prinzip brauchen Sie dafür niemanden. Keine Dritten, die in Ihr Büro kommen und Ihre Sachen mitnehmen. Sie müssen nicht einfach darauf vertrauen, dass "die" ihre Arbeit richtig machen. Das digitale Aufbewahrungsmanagement regelt alles innerhalb eines geschlossenen Systems. Berücksichtigen Sie auch, dass es schnell geht. Sie müssen nicht auf andere warten, sondern können den gesamten Prozess innerhalb von Minuten statt Tagen abwickeln.
Wenn sie richtig organisiert ist, wird die Verwaltung der digitalen Aufbewahrung auch automatisiert. Das schränkt den Spielraum für menschliche Fehler ein, ist konsistenter und nimmt im Allgemeinen weniger Zeit in Anspruch. Versehentlich das falsche Dokument wegzuwerfen oder das richtige Dokument, aber ein Jahr zu spät oder zu früh, oder zu vergessen, ein paar Akten zu überprüfen, die ganz unten in der Schublade lagen, ist kein Thema mehr. Auch die Unklarheit darüber, wann genau ein Dokument zum ersten Mal abgelegt wurde, spielt keine Rolle mehr.
Trotz dieser starken Vorteile wäre es falsch, nicht zu erkennen, welche Nachteile dieser Ansatz hat. Obwohl automatisiert, können wir den menschlichen Faktor nicht völlig ausschalten. Versehentliche Fehler werden zwar auf ein Minimum reduziert, aber es gibt immer noch jemanden, der die Tasten drückt. Selbst bei einem automatisierten Aufbewahrungsprozess gibt es irgendwo einen Punkt, an dem jemand einen Blick darauf werfen und auf "Genehmigen" klicken muss. Und selbst hier ist es nicht unmöglich, die Informationen zu duplizieren (Natürlich ist es weg, aber ich habe ein Foto gemacht, falls ich es später brauche). Es ist auch möglich, dass ein Dokument noch irgendwo gespeichert ist (Natürlich habe ich das Dokument vernichtet, aber ich habe eine Sicherungsdatei, die alle Dokumente enthält, die jemals im System waren).
Aber es gibt noch etwas, das Sie berücksichtigen sollten. Haben Sie in letzter Zeit irgendwelche Tools zur Verwaltung der Kundenbindung gesehen? Okay, Sie wahrscheinlich nicht, aber ich schon, und ich sage Ihnen: Sie sind nicht schön! Schwierige Schnittstellen, komplexe Einrichtungsmöglichkeiten und unklare Integrationen mit Dokumentenspeichersystemen.
ProcessMaker IDP - die intelligente Lösung für das HR-Dokumentenmanagement
Der wichtige Prozess des Aufbewahrungsmanagements war ein Schwerpunkt bei der Entwicklung von ProcessMaker IDP. Eine einfache integrierte Lösung für die Herausforderungen der Aufbewahrung mit dem Schwerpunkt auf der Benutzerfreundlichkeit für normale Benutzer (wie mich). Keine Lösung bietet den Königsweg, aber wir haben uns zum Ziel gesetzt, ein System zu entwickeln, das dieser Utopie so nahe wie möglich kommt.
Sooooooo....was soll ich vorschlagen?
Es mag Sie nicht überraschen, wenn ich Ihnen sage, dass ich ein Verfechter der Digitalisierung sensibler Daten bin. Es ist von entscheidender Bedeutung, mit dem Tempo der Entwicklung Schritt zu halten, das wir als Unternehmen erleben. Auch wenn es vielleicht schwierig ist, sich an diese neue Arbeitsweise zu gewöhnen, gibt es zu viele Vorteile, die wir zu verlieren drohen, wenn wir diesen Wandel nicht annehmen. Für diejenigen, die noch zögern, den Schritt zu dieser neuen Entwicklung in ihrem HR-Dokumentenmanagement zu wagen, möchte ich mit einigen beruhigenden Worten abschließen. Selbst meine Großmutter hat nach viel Übung gelernt, wie man das Wetter online nachschlägt. Das wird ein Kinderspiel für Sie sein!
