Falacia del equipo eficiente: Por qué la minería de procesos y tareas no debe utilizarse de forma aislada

procesos de extracción tradicionales y nuevos

Eficiencia no es sinónimo de productividad. La minería de procesos Los proveedores suelen abogar por que las empresas comprendan primero los procesos de sus sistemas informáticos básicos antes de centrarse en las tareas. Sin embargo, este enfoque se queda corto cuando se trata de procesos intensivos en tareas. En este artículo se explican las razones.

Un escenario típico en un proceso de negocio global

Analicemos el siguiente escenario de operaciones globales, en el que participan tres equipos situados en regiones diferentes. Cada equipo es responsable de un segmento específico del proceso, y el equipo siguiente se basa en los resultados generados por el anterior.

Tras varios meses ejecutando el mismo proceso, los resultados de la minería de procesos indican que el equipo Azul ha superado en eficiencia a los otros dos equipos. Su tiempo de producción es notablemente más corto y su eficiencia laboral supera la de los equipos Amarillo y Rosa. Como resultado, el equipo Azul recibe elogios y recompensas. Por el contrario, el equipo rosa es el que más tarda, lo que le ha llevado a ser reconocido como el cuello de botella del proceso.

Sin embargo, la realidad era muy distinta. El equipo Rosa tenía dificultades para gestionar los casos procedentes del equipo Azul, ya que se enfrentaba al doble de carga de trabajo debido a las numerosas correcciones, repeticiones e información incompleta. Se hizo evidente que el equipo azul no había seguido las instrucciones correctamente, lo que no sólo creó trabajo adicional para el equipo rosa, sino que también prolongó su tiempo de rendimiento, a pesar de que completaron sus propias tareas con rapidez.

Implementar la minería de tareas y la minería de procesos por separado no tiene sentido 

Centrarse únicamente en un solo sistema informático puede ocultar la verdadera realidad de la situación, llevándonos a creer erróneamente que el equipo Blue está funcionando excepcionalmente bien. Evaluar el cumplimiento en un solo sistema informático no es un enfoque viable. Sin embargo, esta es precisamente la forma en que muchas empresas han llevado a cabo procesos y minería de tareas de procesos y tareas en los últimos años.

En primer lugar, utilizan la minería de procesos para analizar los flujos de trabajo dentro de un sistema empresarial central como SAP, identificando un cuello de botella, en este caso, el equipo Pink. A continuación, aplican la tecnología de minería de tareas a este segmento "roto" del proceso, observando de cerca la eficiencia del equipo Pink mediante el seguimiento y la microgestión de cada tarea que realizan. Basándose en la información obtenida de la minería de tareas, presionarán al equipo rosa para que trabaje más rápido y sea más eficiente. Sin embargo, cabe señalar que, a gran escala, el equipo Pink ni siquiera era el verdadero problema. Centrarse en optimizar su rendimiento podría, en realidad, abordar el problema equivocado.

Problema equivocado - solución equivocada

El análisis de un único sistema informático aislado es ineficaz en situaciones reales, ya que sólo representa una pequeña parte del proceso integral más amplio. Aunque puede resultar tentador extraer registros de eventos de un sistema para sacar conclusiones sobre el proceso global, la realidad es muy distinta. Este enfoque suele dar lugar a decisiones subóptimas o incorrectas.

En última instancia, el equipo Pink se sentiría desmoralizado debido a unas condiciones de trabajo injustas y algunos podrían optar por abandonar la empresa. Es probable que el nuevo equipo que les sustituya se encuentre con los mismos problemas, mientras la empresa sigue sin conocer las verdaderas razones de la "ineficacia" percibida del equipo Rosa. Por el contrario, el equipo Azul disfruta de aumentos salariales y de un viaje anual pagado de empresa. A mayor escala, la empresa seguirá sufriendo los importantes costes asociados a unos procesos ineficaces y a una elevada tasa de rotación de empleados.

Una forma mejor de encontrar un cuello de botella en un proceso

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Casos como éste ocurren con regularidad en todo el mundo. Los ejecutivos a menudo aplican soluciones incorrectas a problemas menores mientras pasan por alto cuestiones más críticas. Es importante entender que las tecnologías de minería de procesos y minería de tareas no deben utilizarse de forma aislada; ambas deben analizarse simultáneamente para lograr una visibilidad completa de los procesos empresariales. Un gran ejemplo de esto es inteligencia de procesosuna tecnología híbrida que integra a la perfección la minería de procesos y tareas en una plataforma fácil de usar.

Obtenga más información sobre este enfoque innovador para detectar los cuellos de botella reales del proceso.

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