Ya ha oído hablar de ello en el mundo empresarial: los flujos de trabajo. Y ahora, llega el término acuñado "automatización del flujo de trabajo". Mientras que algunas empresas ven la automatización de los flujos de trabajo como una bendición, otras dudan en dar el paso hacia la automatización.
Aunque, para complicar las cosas, están las ideas erróneas habituales sobre la automatización del flujo de trabajo. ¿Acabará con los puestos de trabajo? ¿Reducirá los costes? ¿Es vulnerable a los riesgos de seguridad? La lista continúa.
En este artículo, descubriremos los 7 mitos más comunes sobre la automatización del flujo de trabajo y le presentaremos las verdades que hay detrás de ellos.
La automatización del flujo de trabajo sustituirá a los trabajadores
“El mito más común sobre la automatización es que le quitará el trabajo a la gente", dice Zoe Ronan, escritora de negocios en Australia2Write y Escribir mi X. "Sin embargo, la automatización está pensada en realidad para encargarse de las tareas repetitivas, mientras que los trabajadores humanos pueden trabajar en tareas más largas y complejas. En ese caso, los empleos humanos no van a ir a ninguna parte en este momento".
La automatización del flujo de trabajo automatizará completamente las tareas
Aunque las automatizaciones de los flujos de trabajo se refieren a la automatización, lo más probable es que no automaticen el 100% de sus tareas. Como se ha mencionado, los trabajadores humanos siguen estando ahí para trabajar en las tareas más complejas, las que no puede hacer un ordenador. En otras palabras, las tareas que llevan días o semanas no serán objeto de una automatización completa.
La automatización del flujo de trabajo es costosa
Aunque la automatización de los flujos de trabajo puede requerir algún tipo de inversión, eso no significa necesariamente que sea costosa. En otras palabras, si su empresa está empezando a implementar la automatización de sus flujos de trabajo, empezar con algo pequeño no le costará mucho. La simple automatización de unas pocas tareas puede salir sin que el presupuesto se resienta. Cuanto más familiarizado esté con la tecnología, más éxito tendrá la automatización para usted y su empresa.
Es demasiado técnico y complejo
Aunque la automatización de los flujos de trabajo se basa en la tecnología, eso no significa que esté totalmente impregnada de alta tecnología y complejidad. Tanto si eres un experto en tecnología como si no, no hace falta mucho para empezar a automatizar tus flujos de trabajo. Además, no importa el tipo de dispositivo que utilice para los flujos de trabajo (es decir, smartphone, ordenador, etc.); seguirá disfrutando de tenerlos automatizados, mientras usted y la empresa se ocupan de otras tareas. Aunque hay algunos productos sofisticados en el mercado, otros tantos son fáciles de usar.
Lo mejor de todo es que hay muchos proveedores de software de automatización que pueden ayudarle a implementar la automatización del flujo de trabajo con facilidad, desde la configuración de las reglas hasta la aceleración del proceso. Muchos de estos proveedores también vienen como aplicaciones móviles que puedes descargar para iOS y Android.
La automatización del flujo de trabajo es impecable
A primera vista, la automatización puede parecer perfecta. Es un error.
La automatización de los flujos de trabajo sigue requiriendo pruebas precisas y periódicas para garantizar que sigue funcionando correctamente. Si no se comprueba de vez en cuando, se corre el riesgo de automatizar tareas con reglas y configuraciones obsoletas, lo que dará resultados y datos inexactos. Además, los bots de automatización deben ser supervisados hasta cierto punto para garantizar que no tengan problemas en el futuro.
Se trata de reducir los costes
“Aunque la reducción de costes es una de las principales razones por las que las empresas optan por la automatización, no es la única razón para automatizar los flujos de trabajo", afirma Eleanor Barber, comercializadora de Britstudent y Originwritings. "Otras razones para la automatización son la optimización de los flujos de trabajo: acelerar el funcionamiento de ciertas tareas y procesos, y asegurarse de que los analistas obtienen los mejores resultados para ayudar a las empresas a mejorar la producción, la distribución, el marketing, etc.".
La automatización del flujo de trabajo es vulnerable a riesgos de seguridad como el hackeo
Por último, existe una certeza sobre los ciberataques y otros riesgos de seguridad. Mucha gente cree que las automatizaciones del flujo de trabajo pueden ser vulnerables a cosas como:
- Pérdida repentina de datos
- Hackeos ilegales
- Información filtrada
Por ello, muchas empresas dudan en confiar en que sus datos se guarden en el almacenamiento en línea (es decir, en la nube). Mientras tanto, recurren a almacenar sus datos en sistemas tradicionales.
La buena noticia es que los expertos están encontrando nuevas formas de mejorar la seguridad de los datos en línea, ya que un sistema tradicional de procesamiento de facturas puede seguir siendo vulnerable a los borrados de datos, hacks, etc. debido a robos de datos, desastres naturales, etc. Además, la automatización del flujo de trabajo puede protegerse con contraseñas y protocolos de encriptación para ofrecerle varias capas de seguridad.
Conclusión
Así pues, ahora que sabe que la automatización del flujo de trabajo ha llegado para quedarse y que puede ayudarle a dirigir mejor su negocio, es seguro que se puede confiar en dicha automatización y utilizarla. Si tiene en cuenta los 7 mitos comentados en este artículo y aprende la verdad sobre cada uno de ellos, podrá dirigir su negocio de forma más eficaz.
Michael Dehoyos es escritor y editor en PhD Kingdom y Académicos Británicos. También es colaborador de Próximo curso. Como comercializador de contenidos, ayuda a las empresas a mejorar sus estrategias y conceptos de marketing.
