6 factores clave para el éxito en la automatización de procesos digitales

Katherine Manning 5 de octubre de 2020 Automatización

automatización de procesos digitales

La automatización de procesos es el acto de digitalizar un proceso para realizar una tarea o flujo de trabajo rápidamente. El término "automatización de procesos empresariales" también se suele utilizar indistintamente con la automatización de procesos.

Muchos procesos empresariales pueden automatizarse total o parcialmente con interacción humana en puntos estratégicos. Ya sea en marketing, cadena de suministro, TI, contabilidad o ventas, todos pueden beneficiarse de la automatización de procesos digitales (DPA). De hecho, Forrester ha descubierto que el 73% de los consumidores afirman que basan la valoración del servicio de atención al cliente de una empresa en lo bien que valoran su tiempo.

¿Pero qué es exactamente DPA? Bueno, no es una unidad de tecnología. A diferencia de la gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de procesos robóticos (RPA), DPA conecta diferentes tecnologías para abordar la automatización de forma holística - de principio a fin. Si está listo para implementar DPA, pruebe nuestros seis factores clave para el éxito. 

1. Visualizar y mejorar los procesos comerciales

Cuando introducimos por primera vez un nuevo proceso, especificamos los pasos que deben ser completados para lograr el resultado deseado. Pero con el tiempo, el proceso cambiará, a menudo por buenas razones. Sin embargo, este desarrollo orgánico de los procesos hace que la documentación del flujo de los procesos sea inexacta y obsoleta. Si la administración desea analizar el proceso para determinar si puede ser mejorado, no hay una imagen clara del status quo.

Cuando la automatización de los procesos digitales se implementa bien, ayuda a las organizaciones a trabajar de forma más inteligente. Comencemos con la creación de un proceso de negocios. Para empezar, hay que definir los pasos que se deben dar para alcanzar el objetivo. Sin embargo, el proceso empresarial puede cambiar con el tiempo. Cuando se modifica un ciclo, es crucial documentar los pasos actualizados y determinar las áreas que deben mejorarse. La documentación manual es altamente ineficiente y gravemente propensa a los errores humanos. Por otra parte, el software de gestión de procesos puede registrar cada cambio en tiempo real. Así pues, todos los interesados entienden dónde están incluso cuando se han realizado cambios significativos. 

No hay duda de que la agilidad proporciona una ventaja competitiva en un mercado y un entorno empresarial en continua evolución. DPA utiliza metodologías de diseño e inteligencia en tiempo real para construir mejores procesos, que luego proporcionan mejores experiencias tanto para los clientes como para los empleados. 

El uso de la DPA para establecer y probar sus procesos empresariales mejora la previsibilidad y la gestión de los resultados de la organización. Como resultado, incluso los flujos de procesos más complicados obtienen una mejor adaptación. 

2. Desplegar la automatización de procesos digitales en cada departamento

El DPA es vital para la transformación de extremo a extremo. Cada departamento debe colaborar para alcanzar los objetivos de negocio compartidos en el mundo siempre activo - esto es especialmente cierto en un entorno de trabajo remoto. Cuando los empleados tienen un problema con un proceso, la DPA permite esta forma de comunicación para que todos los interesados asociados puedan ver con precisión dónde se necesita su asistencia. Los departamentos ya no pueden trabajar en silos, y la buena noticia es que DPA unifica varios sistemas y recursos para facilitar la transformación digital en toda la empresa. Esto no sólo incorpora la agilidad a las tecnologías heredadas, sino que mejora el enfoque en el cliente y permite la automatización de extremo a extremo. 

3. Ir sin fricción

Las experiencias de los clientes de primera línea pueden hacer o romper la reputación de su empresa. Como tal, es imperativo entregar las experiencias relevantes de los clientes de manera consistente. Al mismo tiempo, tampoco puedes permitirte ignorar los sistemas críticos de la parte trasera. 

La pregunta es esta: ¿Cómo manejas eficientemente el front-end y el back-end sin añadir nuevos silos de canal y fricción? Lo último que necesitas es aumentar la brecha de datos entre las aplicaciones nuevas y las heredadas. Si su infraestructura está fracturada, hace que sea aún más difícil ofrecer las experiencias sin fricción que sus clientes esperan. No tiene que cambiar una por otra cuando utiliza DPA, ya que puede conectar perfectamente los sistemas en ambos extremos del espectro empresarial. No más fricción significa oportunidades ilimitadas. Sin embargo, tendrá que pasar algún tiempo pensando en cómo puede vincular sus procesos para obtener mejores resultados.

4. Capacite a sus ciudadanos desarrolladores

Existe una necesidad inmediata de automatizar los procesos en la era digital junto con una creciente demanda de desarrollo de aplicaciones. Además, cualquier empresa con recursos y personal de TI limitados ya puede sentir la presión abrumadora. Pregunte a su director de recursos humanos lo difícil y costoso que es contratar a ingenieros y desarrolladores cualificados. Construir una aplicación, ya sea simple o compleja, debería ser fácil.

Afortunadamente, se puede encontrar un respiro con las plataformas de desarrollo de aplicaciones de bajo código. Sus empleados pueden convertirse en ciudadanos desarrolladores sin ningún tipo de entrenamiento o experiencia en codificación. Los usuarios empresariales pueden trabajar en colaboración con TI para diseñar y actualizar aplicaciones específicas de la empresa, como reglas de procesos de despliegue, requisitos, despliegue e incluso ofertas de clientes. DPA ofrece tanto la tecnología como la metodología para responder a las expectativas de sus clientes en la era digital. Recomendamos repensar sus procesos poniendo al cliente en primer lugar, y luego integrar la automatización para asegurar que esos viajes se realicen.

5. Recuerda los análisis

Cuando la automatización de los procesos digitales captura los procesos en tiempo real, también se puede obtener un análisis detallado para encontrar patrones de fallo y averiguar el por qué y el cómo. En lugar de analizar manualmente innumerables bloques de datos, la administración puede reconocer inmediatamente las áreas que pueden mejorarse. Verá, DPA es un enfoque de extremo a extremo. ¿Qué significa esto? Significa que puedes añadir el pensamiento de diseño a tu proceso. No sólo te preocupas por las tareas individuales; puedes reimaginar el proceso desde la ejecución hasta el final con el resultado deseado guiando tu diseño global. 

6. Usar la inteligencia artificial para la inteligencia operacional

DPA opera en una plataforma única y unificada. Cuando es necesario hacer cambios en la aplicación, puede gestionar las modificaciones sin interrumpir el proceso. Independientemente de la tarea en cuestión, es vital para lograr resultados rápidamente. Como resultado, el código bajo es esencial para dar vida a los nuevos procesos. ¿Qué tiene que ver la IA con cualquiera de estos aspectos del proceso? Bueno, la IA puede localizar los cuellos de botella y reportar cómo impactan en el resultado del negocio. Además, la IA puede asegurar que cada paso sea asignado eficientemente, ya sea la automatización o los trabajos humanos o ambos. 

Puede utilizar una inteligencia operacional fiable para eliminar las tareas que llevan mucho tiempo y el costoso enfoque de "arrancar y reemplazar". En cambio, puede "refrescar" sus sistemas heredados para que trabajen en conjunto con las nuevas aplicaciones dando resultados perfectos y a largo plazo.

En conclusión

Processmaker combina la tecnología de automatización de procesos digitales con el pensamiento de diseño para mejorar las experiencias de los clientes, incorporar la transformación digital de extremo a extremo y aumentar el tiempo de comercialización. DPA hace que su organización y sus empleados sean más eficaces y competitivos. ¿Está listo para llevar a su empresa al siguiente nivel? Póngase en contacto con Processmaker hoy mismo para saber cómo.

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