Was würden Sie mit 2,5 zusätzlichen Stunden an Ihrem Arbeitstag machen? Für die meisten Menschen ist diese Frage sinnlos. "Mehr Zeit zu finden, ist ein fast unmögliches Unterfangen.
Die Forscher führten eine Studie mit 2.000 Arbeitnehmern durch. Die Studie ergab, dass Arbeitnehmer im Durchschnitt mehr als 142 Minuten pro Tag mit Verwaltungsaufgaben, Papierkram und Dateneingabe verbringen. Wir sind so sehr mit der Arbeit beschäftigt, dass 90 % von uns keine Zeit haben, sich auf kreative Geschäftsideen zu konzentrieren.
Zeitersparnis ist kein einfacher Währungsumtausch: Man muss die richtigen Technologien auswählen, um erfolgreich zu sein. Führend ist dabei die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA).
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Denken Sie nur an die vielen Schritte, die bei so alltäglichen Vorgängen wie dem Bezahlen einer Rechnung, dem Erstellen einer Spesenabrechnung oder dem Beantragen von Urlaubstagen bei Ihrem Vorgesetzten anfallen. Diese Vorgänge manuell und Schritt für Schritt zu erledigen, kann Stunden dauern. Einschließlich der Folgemaßnahmen können viele davon Tage oder Wochen dauern.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es uns, die Verantwortung für diese produktivitätsmindernden Aufgaben auf die Technologie zu übertragen. Anstatt jedes Jahr 15 Wochen mit banalen Aufgaben zu verbringen, können wir sie mit Hilfe von Software für uns erledigen.
Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen wird Technologie eingesetzt, um manuelle Aufgaben zu automatisieren, ihre Geschwindigkeit drastisch zu erhöhen und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Wie? Automatisierte Systeme können Formulare ausfüllen, E-Mails versenden, zwischen Menschen koordinieren, Daten validieren und vieles mehr. Mit BPA und intelligenter Automatisierung können Unternehmen ihre Abhängigkeit von menschlichen Eingriffen verringern, indem sie eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben automatisieren.
Im Vergleich zu einer einfachen Aufgabenverwaltungsplattform unterstützt BPA Sie bei der Erstellung, Kontrolle und Verwaltung komplexer Workflows in großem Umfang. Die Strategie zentralisiert alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen, in einem Portal.
Üblicherweise automatisierte Aufgaben und Prozesse in BPA:
- Routinemäßige Dateneingabe
- Befüllen von Tabellenkalkulationen oder Datenbanken
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Ausscheiden von Mitarbeitern
- Überprüfung von Anträgen auf Freistellung
- Komplexe Arbeitsabläufe (z. B. Eröffnung neuer Bankkonten)
- Erstellung von Berichten
- Papierkram verarbeiten
- Genehmigungen für Content Marketing
- Automatisches Ausfüllen von Vereinbarungen und anderen Dokumenten mit Informationen aus Ihrem CRM
- Ausfüllen von Tabellenkalkulationen
- Validierung von Daten
Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen spielen eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung dieser Aufgaben, der Verbesserung der Workflow-Anpassung und der Steigerung der allgemeinen Unternehmensproduktivität.
Warum ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen wichtig?
Die Automatisierung kann dazu beitragen, das ungenutzte Potenzial Ihrer besten Teammitglieder bei der digitalen Transformation freizusetzen. Indem sie von manuellen Aufgaben befreit werden, können sie sich auf mehr umsatzfördernde Aktivitäten konzentrieren, die das Unternehmenswachstum vorantreiben. Im Allgemeinen hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen Unternehmen:
- Beschleunigung der täglichen Arbeit
- Schneller fundierte Entscheidungen treffen
- Beseitigung von Prozess-Engpässen
- Verringerung der regulatorischen Risiken
- Abschaffung manueller/papierbasierter Prozesse
Was sind die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Die Automatisierung von Prozessen bietet eine Fülle von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Es ist kein Wunder, dass zwei Drittel der Unternehmen heute stark auf Automatisierung setzen. Hier sind fünf Gründe, warum Sie Ihre Aufgaben automatisieren sollten:
Verbesserte Effizienz
Effizienz ist einer der größten Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen. McKinsey nennt sie als einen der erstaunlichsten Vorteile von BPA. Branchen, die die BPA-Strategie anwenden, erfahren eine Effizienzsteigerung von 20-35 % bei gleichzeitiger Verkürzung der Bearbeitungszeiten um mehr als die Hälfte.
Genauigkeit
Manuelle Aufgaben sind anfällig für Fehler, z. B. irrtümliche Tastenanschläge und Dateneingabefehler. Nur 290 Sekunden nach Beginn der Mission beendete ein Tippfehler die Mission von Mariner 1 zur Venus. Der fehlende Bindestrich kostete die NASA 80 Millionen Dollar. BPA ist genau der richtige Trick, um Prozesse, die für menschliche Fehler anfällig sind, zu verbessern.
Kundenzufriedenheit
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie einen schnelleren und genaueren Service bietet. Für Kunden gibt es nichts Frustrierenderes als fehlende Aktualisierungen. Ganz gleich, ob sie darauf warten, dass Sie eine Hypothek genehmigen oder eine Rücksendung bearbeiten, langsame Reaktionszeiten lassen die Kundenzufriedenheit in den Keller sinken. Mehr als 30 % der Kunden verlassen Ihr Unternehmen nach einer unangenehmen Erfahrung - selbst bei den von ihnen am meisten geschätzten Marken. Mit der Prozessautomatisierung haben Sie während des gesamten Prozesses Einblick in Echtzeit. Versorgen Sie Ihre Kunden rechtzeitig mit Updates und lassen Sie sie wissen, wenn es Verzögerungen gibt, z. B. fehlende Informationen.
Produktivität
BPA ist auch ein Segen für Ihre interne Produktivität. Es ist schockierend, dass nur die Hälfte der Mitarbeiter die Erwartungen an ihre Arbeit genau kennt. BPA legt die Verantwortlichkeiten klar fest und hilft den Teams zu erkennen, wie ihre Beiträge zum Gesamtergebnis beitragen, während jeder einen Einblick in den Gesamtfortschritt erhält. Accenture prognostiziert, dass durch künstliche Intelligenz unterstützte Arbeitsabläufe die Produktivität um bis zu 40 % steigern können - eine attraktive Statistik für alle, die mehr aus ihren Mitarbeitern herausholen wollen.
Kosteneinsparungen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Kosten erheblich senken, indem sie die Last der banalen Verwaltungsaufgaben abnimmt und den Teammitgliedern die Möglichkeit gibt, sich auf das Vorantreiben des Unternehmens zu konzentrieren. In einigen Branchen können durch unnötige Arbeit Verluste von über 530 Milliarden Dollar pro Jahr entstehen. Unternehmen können erhebliche Einsparungen erzielen, wenn sie diese Aufgaben an Maschinen abgeben.
Wie funktioniert die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
BPA ermöglicht es mehreren Anwendungen, miteinander zu "sprechen". So kann beispielsweise ein Mitglied des Marketingteams einige Anwendungen zusammenfügen, um Teile eines Arbeitsablaufs zu rationalisieren. Dies könnte eine neue E-Mail-Adresse für das CRM und eine separate E-Mail-Marketingplattform umfassen.
Eine effektive BPA-Strategie umfasst mehr als eine Handvoll Automatisierungsaufgaben, die über das gesamte Unternehmen verstreut sind. Ein robustes System zur Prozessautomatisierung automatisiert nicht nur sich wiederholende Aufgaben, sondern verbessert auch die Verantwortlichkeit, liefert wertvolle Erkenntnisse und unterstützt die kontinuierliche Prozessverbesserung, was Unternehmen letztlich die digitale Transformation ermöglicht.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine Nischenstrategie. Sie ist offen für alle Branchen und Abteilungen. Marketing-, Vertriebs-, Personal-, Buchhaltungs- und Lieferkettenmanager können die Vorteile von BPA nutzen. Sehen Sie sich an, wie diese drei sehr unterschiedlichen Unternehmen sie nutzen.
Einsatz von BPA im Betrieb
Coca-Cola Mexiko führte BPA ein, um die Prozesse zur Einhaltung von Qualitäts- und Konformitätsstandards für Tausende von Zulieferern zu automatisieren.
- Die Lösung ermöglicht es neuen Lieferanten, ihre Anträge über ein digitales Formular einzureichen.
- Die Informationen werden sofort an die Due-Diligence-Prüfer in den verschiedenen Abteilungen von Coca-Cola weitergeleitet.
- Nachdem sie die strengen Qualitäts- und Compliance-Standards des Softdrink-Imperiums bestätigt haben, werden die Lieferanten für die Zusammenarbeit mit Coca-Cola zugelassen.
Die Lösung verkürzte die Bearbeitungszeit, erhöhte die Transparenz und verbesserte die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette in den Betrieben.
Wie eine echte Bank von BPA profitiert
Die GTBank benötigte mehr Anpassungsmöglichkeiten und Skalierbarkeit bei ihren kritischen Finanzprozessen. Viele Aufgaben fanden in einzelnen Filialen statt, was die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Abteilungen erschwerte.
Die GTBank entschied sich für eine BPM-Plattform, um die Verarbeitung zu zentralisieren, den Swift Financial Messaging Service für Devisentransaktionen zu integrieren und die Automatisierung in allen Filialen mithilfe von Software zur digitalen Prozessautomatisierung zu erhöhen.
Mithilfe von BPA konnte die Bank wichtige Prozesse durchgängig automatisieren, Kunden mit Self-Service-Apps unterstützen und die Arbeitsabläufe der IT-Abteilung neu definieren. Heute hat die GTBank 7.500 Benutzer, die 20.000 Vorgänge über das System abwickeln - damit ist die BPA-Plattform die meistgenutzte Anwendung der Bank. Lesen Sie die Fallstudie zu BPA Banking
Wie BPA für Organisationen im Gesundheitswesen von Nutzen sein kann
Die regionale Niederlassung von Kaiser Permanente hatte Probleme mit der Verwaltung von Ausrüstungs-, Kapital- und Personalanfragen. Diese Prozesse umfassten komplexe Anweisungen und mehrere Tabellenkalkulationen, was es den Geschäftsanwendern schwer machte, Fehler zu erkennen und den Fortschritt zu verfolgen.
Um diese Prozesse zu rationalisieren, entschied sich Kaiser Permanente für eine maßgeschneiderte BPM-Automatisierung. Die automatisierten Workflows veränderten drei der wichtigsten Finanzprozesse, eliminierten manuelle Aufgaben und steigerten die Produktivität des Finanzdienstleistungsteams, das nun mehr als 1.500 Fälle pro Jahr bearbeitet.
Wie kann man mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen beginnen?
Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren? Hier finden Sie eine kurze Checkliste, um Ihren Plan ins Rollen zu bringen.
1. Identifizieren Sie die besten Möglichkeiten für die Automatisierung
Wie wählen Sie die besten zu automatisierenden Prozesse aus? Hier sind einige ideale Kandidaten und Merkmale, auf die Sie achten sollten:
- Hohe Lautstärke
- Wiederholbar
- Mehrere Male pro Tag
- Hohe Auswirkungen auf das Geschäft
- Zusammenarbeit, die von mindestens zwei verschiedenen funktionsübergreifenden Abteilungen geleistet wird
- Genehmigung durch einen externen Dritten
- eine Genehmigung oder einen Beitrag von mehreren Teammitgliedern erfordern
- Normen für die Einhaltung von Vorschriften
- Fehleranfällig und/oder hohes Risiko
- Sensible Daten
- Umfangreiche manuelle Dateneingabe
- Obligatorisch, erfordert Kohärenz
- Alltäglich und langweilig
Es ist zwar verlockend, alles zu automatisieren, aber das heißt nicht, dass Sie das auch tun sollten. Beginnen Sie mit Aufgaben, die die oben genannten Kriterien erfüllen, und steigern Sie sich von dort aus. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Ein Audit der Prozessintelligenz ohne Druck ist ein guter Ausgangspunkt.
2. Die Schritte auflisten oder Prozesse automatisch abbilden
Traditionell müssten Sie selbst eine detaillierte Prozesslandkarte erstellen, indem Sie sich umhören, Leute befragen und beobachten, wie die Prozesse ablaufen. Da dies ein manuelles Verfahren ist, ist das Ergebnis oft weit von der Realität entfernt. Glücklicherweise gibt es heute Werkzeuge, die die Prozesse automatisch und mit hoher Genauigkeit abbilden können.
3. Wählen Sie die besten Anbieter von Automatisierungslösungen
Sobald Sie Ihre Prozesse skizziert haben, sollten Sie die richtigen Software-Tools für deren Automatisierung suchen. Es gibt viele davon, z. B. Workflow-Automatisierung, Automatisierung von Roboterprozessen und BPM-Software. Vergewissern Sie sich, dass die Funktionen der Software genau auf die Anforderungen Ihrer Kernprozesse abgestimmt sind.
4. Mitarbeiter schulen
Überzeugen Sie die Teammitglieder von den Vorteilen der Automatisierung. Der Harvard Business Review zufolge ist der Hauptgrund für das Scheitern von Technologieeinführungen, dass die Mitarbeiter sie nicht nutzen". Sie können potenzielle Widerstände aufdecken und eventuelle Stolpersteine durch umfassende Fortbildung aus dem Weg räumen.
5. Testen, testen, und nochmals testen!
Die Prozessautomatisierung ist ein Favorit unter Fachleuten, die eine Karriere auf der Suche nach organisatorischen Spitzenleistungen gemacht haben. Erfolg mit BPA ist ein ständiges Bestreben. Testen Sie Ihre Arbeitsabläufe, probieren Sie neue Abläufe aus und nutzen Sie KI-Tools, um die Reihenfolge der Aufgaben zu optimieren.
Die neuesten Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Jetzt wollen wir uns ansehen, wie Aufgaben automatisiert werden können. Hinter den Kulissen eines jeden gut optimierten Arbeitsablaufs steht eine Reihe von Technologien, die den Ablauf steuern. Unternehmen orchestrieren in der Regel jeden ihrer Schritte über eine Geschäftsprozessmanagement-Plattform (BPM).
Mit einem BPM können Sie sich mit allen möglichen Tools verbinden und sie in jeden Schritt Ihres Unternehmens integrieren. Sehen Sie, wie technisch versierte Unternehmen neue Technologien nutzen, um das Beste aus ihrer Automatisierungsstrategie herauszuholen.
Codearme Automatisierung und kein Code
Low-Code- und No-Code-Plattformen wie ProcessMaker machen die Aufgabenautomatisierung für jeden zugänglich. Sie müssen keine komplexen Programmiersprachen beherrschen, um etwas einzurichten. Die Erstellung Ihres nächsten Arbeitsablaufs ist mit einem Drag-and-Drop-Flussdiagramm-Designer einfach und intuitiv. Die Steuerung von Low-Code-Software erfolgt auf ähnliche Weise: Drag-and-Drop-Tools, Whiteboard-ähnliche Leinwände und einfach zu bedienende Schnittstellen machen die Automatisierung zum Kinderspiel. Sie können sogar ein Foto von einer Whiteboard- oder Serviettenskizze nehmen und es in eine funktionale Prozesskarte verwandeln.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
BPA kann auch die schmutzigen Aufgaben bei der Bearbeitung von Formularen, Anträgen und anderem Papierkram übernehmen. Intelligente Dokumentenverarbeitung oder Dokumentenautomatisierung stattet Computer mit einem Satz Augen aus und verwandelt Ihre Systeme in einen ständig aktiven Mega-Scanner. Uploads und Anhänge werden schnell erfasst und folgen einem Workflow von Aufgaben - das Ausfüllen einer Tabellenkalkulation mit den Daten eines Dokuments, die Übertragung von Informationen zwischen Hochschulsystemen und die Ablage zur sicheren Aufbewahrung sind nur einige Beispiele.
Wenn Sie BPA und IDP-Dokumentenautomatisierung zusammen verwenden, können Dokumente in Ihrer Automatisierungsstrategie funktional sein.
Künstliche Intelligenz (KI)
Chatbots, Data Mining, Mustererkennung - Arbeitsabläufe können auch KI-Tools nutzen. Im Finanzwesen können Sie KI einsetzen, um verdächtige Verhaltensweisen zu erkennen und betrügerische Aktivitäten zu melden. Kundendienstteams können Chatbots und virtuelle Agenten einsetzen, um mit Kunden zu kommunizieren. Fertigungsunternehmen nutzen KI, um die Leistung ihrer Anlagen zu überwachen, den Wartungsbedarf vorherzusagen und den günstigsten Zeitpunkt für Reparaturen zu ermitteln.
Einem Bericht zufolge sind 72 % der Unternehmen, die KI zur Vorhersage von Marktbedingungen einsetzen, von ihrem ROI überzeugt. Wenn KI und Automatisierung Hand in Hand arbeiten, können Unternehmen eine höhere Geschwindigkeit, Entscheidungsgenauigkeit und Flexibilität erreichen.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Prozesse können auf dem Weg dorthin um Hilfe bitten. Ein gängiges Hilfsmittel ist die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA).
Sie können RPA bitten, einen Kundennamen aus einem unterzeichneten Vertrag zu kopieren und in ein CRM einzufügen. Er kann sich auch bei einer Datenbank anmelden, Informationen abrufen und seine Ergebnisse einer anderen Anwendung hinzufügen. Geben Sie eine strikte Liste von Anweisungen vor - Tastenanschläge, Klicks, Befehle - und RPA-Bots befolgen sie genau. Die Vorliebe von RPA für Perfektion ist ihr größter Vorteil: Sie erspart Unternehmen jährlich über 25.000 Stunden vermeidbarer Nacharbeit.
Anwendungsprogrammierschnittstellen (API)
APIs verbinden zwei oder mehr Anwendungen miteinander. Eine API ist wie eine Hotelschlüsselkarte: Sie gibt einer autorisierten Anwendung Zugriff auf bestimmte Daten. Amazons Alexa ist kein Meteorologe; das Unternehmen kann über eine API Ihre lokalen Wetterbedingungen von AccuWeather abrufen.
Eine Aufgabe innerhalb einer Workflow-Sequenz kann eine API-Integration beinhalten. Zum Beispiel koordiniert eine Reisebuchungswebsite mit dem Reservierungsservice eines Hotels, um die Verfügbarkeit zu prüfen und Ihre Zimmerdaten zu beantragen. Ein Online-Händler kann die Shopify-Verkäufe in Echtzeit mit seinem ERP synchronisieren. Mithilfe von APIs können Sie eine äußerst wertvolle Automatisierung nutzen, die Ihre Abläufe zusammenführt.
Analyse und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Geschäftsprozessanalyse und -automatisierung sind zwei Seiten derselben Medaille, die beide für die Steigerung der betrieblichen Effizienz unerlässlich sind. Bei der Prozessanalyse werden Ihre aktuellen Prozesse untersucht, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln, während bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen Technologien zur Umsetzung dieser Verbesserungen eingesetzt werden. Durch die Kombination dieser Verfahren können Unternehmen erhebliche Vorteile erzielen:
- Verbessern Sie die betriebliche Effizienz: Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Straffung von Prozessen können den Zeit- und Arbeitsaufwand für deren Erledigung drastisch reduzieren. Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses für Spesenabrechnungen können beispielsweise Verzögerungen vermieden und rechtzeitige Erstattungen sichergestellt werden.
- Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Schnellere und genauere Prozesse führen zu einem besseren Kundenservice. Automatisierte Systeme können Aktualisierungen in Echtzeit und schnellere Antworten liefern und so die Kundenzufriedenheit insgesamt verbessern.
- Steigerung der Produktivität: Durch die Automatisierung können sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Anstatt Stunden mit der Dateneingabe zu verbringen, können sie an strategischen Projekten arbeiten, die das Unternehmenswachstum fördern.
Nehmen wir ein Einzelhandelsunternehmen, das seine Bestandsverwaltung automatisiert. Durch den Einsatz von BPA kann das Unternehmen automatisch die Lagerbestände aktualisieren, Produkte nachbestellen und Verkaufsberichte erstellen. Dadurch wird nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch sichergestellt, dass die Kunden immer die Produkte finden, die sie benötigen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Geschäftsprozessanalyse und -automatisierung Hand in Hand gehen, um effizientere, produktivere und kundenorientiertere Organisationen zu schaffen.
BPA vs. BPM: Was ist der Unterschied?
Um die Automatisierung von Geschäftsprozessen besser zu verstehen, sollten wir einen Blick auf ihren nicht so weit entfernten Cousin werfen: das Geschäftsprozessmanagement (BPM). BPA ist die Digitalisierung und Automatisierung von Aufgaben, während BPM die Verwaltung und Überwachung von Arbeitsabläufen von Anfang bis Ende umfasst.
Vom Standpunkt der Software aus betrachtet, führt BPA die Automatisierung durch. Eine BPA-Plattform bietet die umfassende Architektur, die ein Unternehmen für die Verwaltung aller automatisierten Prozesse benötigt. Sie hilft dabei, Aufgaben durch verschiedene Personen, Abteilungen und Software-Tools zu leiten. BPA-Plattformen geben Ihnen auch die Möglichkeit, den Fortschritt von einer zentralen Stelle aus zu überwachen.
Eine Plattform zur Prozessautomatisierung sollte mit wenig Code auskommen, so dass sie von Mitarbeitern aller Qualifikationsstufen bedient werden kann. Durch die Verwendung einfacher Drag-and-Drop-Apps können Vertriebsleiter und Kundendienstmitarbeiter gemeinsam an der Gestaltung von Arbeitsabläufen arbeiten. Diese "Bürgerentwickler" können problemlos fortschrittliche Technologien wie die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) oder künstliche Intelligenz einsetzen, um die Automatisierung über einfache Datenabfragen hinaus zu erweitern. Diese KI-gestützten Plattformen werden auch als digitale Prozessautomatisierung bezeichnet:
- Verbindung von Altsystemen mit Software von Drittanbietern zur Verbesserung der Prozessautomatisierung
- Nutzung von KI-Integrationen von Drittanbietern, maschinellem Lernen und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) zur Ausführung komplexerer Aufgaben wie dem Lesen und Extrahieren von Informationen aus Dokumenten
- Sinnvolle Nutzung unstrukturierter Daten
- Aus Erfahrung lernen und verbessern
- Verbessern Sie das Kunden- und Mitarbeitererlebnis
- Senkung der Betriebskosten und Umsatzsteigerung
Die digitale Prozessautomatisierung bringt KI in alle Ihre Systeme ein, um die manuelle Datenverarbeitung zu minimieren. Der Einsatz schnellerer Software kann die Entscheidungsfindung und Informationsverarbeitung in Ihrem Unternehmen beschleunigen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis (Beispiel Verkaufsvertrag)
Vertriebsmitarbeiter verbringen in der Regel einen großen Teil ihres Arbeitstages mit administrativen Aufgaben - von der Zusammenstellung von Berichten über die Erstellung von Listen bis hin zur Vertragserstellung. Schauen wir uns ein gängiges Szenario an, die Vertragserstellung für Vertriebsteams, um zu sehen, wie BPA wertvolle Zeit freisetzen kann.
Vertragserstellung ohne Automatisierung:
- Vertriebsmitarbeiter bereiten die endgültige Vereinbarung manuell vor, wenn es an der Zeit ist, einen neuen Kunden abzuschließen. Für diesen mehrstufigen Prozess müssen sie sich in ihr CRM einloggen, die Kundendaten kopieren und in ein vorformatiertes Dokument einfügen.
- Die Vertriebsmitarbeiter setzen sich mit der Buchhaltung in Verbindung, um die Vertragsbedingungen mitzuteilen. Jemand anderes gibt dann die entsprechenden Daten in verschiedene Felder ein.
- Der Vertriebsmitarbeiter schickt den Vertrag zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten. Dann gehen sie in die Buchhaltung, um Kundenkonten für die Zahlungsabwicklung anzulegen.
- Schließlich leitet das Vertriebsteam die Informationen an das Kundendienstteam weiter. Das Kundendienstteam musste aufgrund einer falschen Kontonummer viel Zeit und Mühe aufwenden. Sie mussten nach dem Konto des Anrufers suchen.
Vertragserstellung mit Automatisierung:
- Mit einem Mausklick zieht ein Vertriebsmitarbeiter die Daten in eine vorformatierte Vorlage, um einen Vertrag zu erstellen.
- Dadurch wird eine Reihe von Aufgaben ausgelöst, die parallel laufen. So wird beispielsweise automatisch ein neues Profil sowohl in der Buchhaltungs- als auch in der Kundenservicesoftware erstellt.
- Der Vertrag wird automatisch die Genehmigungsleiter hinaufgeschickt. Manager können den Vertrag innerhalb des Textes einer E-Mail genehmigen, ohne ihren E-Mail-Client zu verlassen.
- Das System fügt einen Schritt hinzu, um den Kundenbetreuer zu alarmieren, wenn der Kunde den Kundendienst kontaktiert. Dieser kann dann eingreifen und alle Anliegen mit "weißer Weste" behandeln.
Mit BPA reduzieren Unternehmen nicht nur die Anzahl der manuellen Schritte, die zur Erledigung von Aufgaben erforderlich sind. Sie integrieren auch verschiedene unterschiedliche Systeme zu einer gut vernetzten und hocheffizienten Maschine.
Wie man mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen anfängt
Der Einstieg in die Automatisierung von Geschäftsprozessen mag zunächst beängstigend erscheinen, aber es ist einfacher als Sie denken. Wir empfehlen drei Schritte: Beginnen Sie klein mit einem Prozess, definieren Sie Ihre Geschäftslogik und wählen Sie eine Automatisierungsplattform, die den Anforderungen des Unternehmens nicht nur im jetzigen Zustand, sondern auch bei dessen Wachstum gerecht wird.
Chatten Sie mit einem unserer intelligenten Automatisierungsexperten, um Ihre Automatisierungsreise noch heute zu beginnen.