Was ist eine Ursachenanalyse in Geschäftsprozessen?

Die Ursachenanalyse ist ein wirksames Problemlösungsinstrument, das dabei hilft, die Hauptursache eines Problems zu ermitteln. In der Datenwissenschaft und -technik wird sie eingesetzt, um die tatsächlichen Ursachen eines Problems zu ermitteln und eine wirksame Lösung zu entwickeln. In diesem einfach erklärten Leitfaden werden die Schritte der Ursachenanalyse erläutert, Beispiele gegeben und häufige Fallstricke besprochen.

Was ist eine Ursachenanalyse in Geschäftsprozessen?

Die Ursachenanalyse ist ein Prozess, bei dem die Hauptursachen von Geschäftsproblemen aufgedeckt werden, um geeignete Lösungen zu finden. Die Ursachenanalyse ist von entscheidender Bedeutung für die Diagnose zugrundeliegender Probleme, die Entwicklung von Korrekturmaßnahmen und die Vermeidung künftiger Probleme durch einen systematischen Analyseprozess. Sie wird häufig in der IT und im Geschäftsbetrieb, in der Fertigung und im Prozessabbau eingesetzt.

Die Ursachenanalyse kann als die Entdeckung der Hauptursachen von Geschäftsproblemen angesehen werden.

Die Bedeutung der Ursachenanalyse im BPM

Die Ursachenanalyse ist eine Schlüsselkomponente des Geschäftsprozessmanagements (BPM), denn sie hilft Unternehmen, die zugrunde liegenden Probleme in ihren Prozessen zu identifizieren und zu beheben. Durch das Aufspüren dieser Ursachen können Unternehmen nachhaltige Verbesserungen vornehmen, die zu mehr Effizienz, Effektivität und Rentabilität führen.

Hier sind einige Gründe, warum RCA im BPM wichtig ist:

• Identifizierung und Behebung von Kernproblemen. RCA hilft bei der Identifizierung der Kernprobleme, die einen Geschäftsprozess beeinträchtigen können, anstatt sich auf die Symptome oder oberflächlichen Probleme zu konzentrieren. Dies ermöglicht ein gründlicheres Verständnis der Situation und der Faktoren, die zu dem Problem beitragen.
• Mitwirkende Faktoren berücksichtigen. Neben der Ermittlung der Grundursachen werden bei der RCA auch die Faktoren untersucht, die zum Auftreten eines Problems beitragen. Dieser umfassende Ansatz ermöglicht es den Teams, wirksamere Abhilfemaßnahmen zu entwickeln.
• Identifizieren Sie die ursächlichen Faktoren. RCA verwendet Analysetechniken und -werkzeuge wie die "5 Whys" und das Fishbone-Diagramm, um Kausalfaktoren zu ermitteln und sie von den Grundursachen zu unterscheiden. Dies hilft bei der Darstellung der Ereignisse und Bedingungen, die zu einem Problem führen.
• Verhinderung von Ausfällen und Engpässen. Durch die Ermittlung der Grundursachen von Problemen können Unternehmen Korrekturmaßnahmen einführen, die das Wiederauftreten ähnlicher Probleme in der Zukunft verhindern. Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, die allgemeine Stabilität und Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung. RCA ist ein wesentlicher Aspekt der kontinuierlichen Verbesserung, die ein Schlüsselprinzip des BPM ist. Durch die ständige Analyse von Prozessen auf die Ursachen von Problemen können Unternehmen schrittweise Änderungen vornehmen, die langfristig zu erheblichen Leistungs- und Produktivitätssteigerungen führen.
• Kosten reduzieren. Die Beseitigung der Grundursachen von Problemen führt häufig zu Kosteneinsparungen, da der Bedarf an temporären Lösungen, Nacharbeiten oder zusätzlichen Ressourcen zur Bewältigung laufender Probleme sinkt. Durch die Optimierung von Prozessen und die Beseitigung von Verschwendung können Unternehmen mit weniger mehr erreichen.
• Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Beseitigung der Ursachen kann zu einer besseren Kundenzufriedenheit führen. Effiziente Prozesse führen zu einer fristgerechten Lieferung von Produkten und Dienstleistungen, weniger Fehlern und besserer Qualität, was alles zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.
• Quellen für Wettbewerbsvorteile identifizieren. Unternehmen, die konsequent Ursachenanalysen durchführen und die zugrundeliegenden Probleme angehen, sind besser positioniert, um der Konkurrenz voraus zu sein. Durch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und die Lösung von Problemen können sich Unternehmen schneller an veränderte Marktbedingungen anpassen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn die Mitarbeiter die Bedeutung von RCA verstehen und sich an dem Prozess beteiligen, fühlen sie sich eher engagiert und dem Erfolg des Unternehmens verpflichtet. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in Problemlösungsaktivitäten kann eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und der gemeinsamen Verantwortlichkeit fördern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Ursachenanalyse ein wesentlicher Aspekt des Geschäftsprozessmanagements ist, da sie Unternehmen dabei hilft, die zugrunde liegenden Probleme, die ihre Prozesse beeinträchtigen, zu erkennen und zu beheben. Dies führt zu verbesserter Effizienz, Kosteneinsparungen, höherer Kundenzufriedenheit und einem Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Schritte der Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse kann in sechs Schritte unterteilt werden.

1. Identifizierung des Problems: Der erste Schritt besteht darin, das Problem klar zu definieren. Dies sollte in einer prägnanten Art und Weise geschehen, die das Problem klar umreißt.
2. Sammeln von Daten: Der nächste Schritt ist das Sammeln von Daten über das Problem. Dazu können Dokumente, Interviews oder andere Daten gehören, die zur Ermittlung der Ursache beitragen können.
3. Analyse der Daten: Sobald die Daten gesammelt wurden, sollten sie analysiert werden, um Muster oder Trends zu erkennen, die mit dem Problem in Verbindung stehen könnten. Die Identifizierung des ursächlichen Faktors ist in diesem Schritt von entscheidender Bedeutung, um zwischen den direkten Verursachern und den zugrunde liegenden Ursachen zu unterscheiden.
4. Identifizierung der Grundursachen: Nach der Analyse der Daten können die Grundursachen ermittelt werden. Dies ist der wichtigste Schritt des Prozesses, denn es ist die Grundursache, die angegangen werden muss, um das Problem zu lösen. Die Fehlerbaumanalyse kann hier ein wertvolles Instrument sein, da sie eine logische Struktur verwendet, um die Ereignisse, die zu dem Fehler führen, darzustellen.
5. Entwicklung von Lösungen: Sobald die Ursachen identifiziert sind, können Lösungen entwickelt werden, um das Problem anzugehen.
6. Umsetzung der Lösungen: Der letzte Schritt besteht darin, die Lösungen umzusetzen und sicherzustellen, dass das Problem vollständig gelöst wurde.

5-Whys-Methode und Fehlerbaumanalyse zur Ursachenanalyse

Die 5-Whys-Methode ist ein einfaches und wirksames Verfahren zur Ursachenanalyse, das häufig bei Problemlösungs- und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen eingesetzt wird. Sie wurde von Sakichi Toyoda, dem Gründer von Toyota Industries, entwickelt und wurde später ein wesentlicher Bestandteil des Toyota-Produktionssystems. Die Technik basiert auf dem Prinzip, fünfmal "Warum?" zu fragen, um die Grundursache eines Problems zu ermitteln.

Die 5-Whys-Methode folgt diesen grundlegenden Schritten:

1. Definieren Sie das Problem: Nennen Sie klar und deutlich das Problem, das Sie zu lösen versuchen. Es ist wichtig, eine klar definierte Problemstellung zu haben, um sicherzustellen, dass jeder, der an der Analyse beteiligt ist, den Umfang der Untersuchung versteht.
2. Fragen Sie "Warum?": Sobald das Problem definiert ist, fragen Sie "Warum ist das passiert?", um die unmittelbare Ursache des Problems zu ermitteln. Diese erste "Warum?"-Frage sollte sich darauf konzentrieren, die direkte Ursache des Problems zu verstehen.
3. Fragen Sie weiter "Warum?": Nachdem Sie die unmittelbare Ursache ermittelt haben, fragen Sie erneut nach dem "Warum", um die zugrunde liegenden Ursachen aufzudecken. Setzen Sie diesen Prozess des Fragens "Warum?" und der Suche nach Antworten fort, bis Sie die eigentliche Ursache des Problems gefunden haben. Dies geschieht in der Regel innerhalb von fünf Iterationen, es können aber auch mehr oder weniger sein, je nach Komplexität des Problems.
4. Ermittlung der Grundursache: Die Grundursache ist der fundamentale Grund für das Problem, und ihre Behebung wird verhindern, dass das Problem erneut auftritt. Bedenken Sie, dass es je nach Komplexität des Problems mehrere Grundursachen geben kann.
5. Umsetzung von Abhilfemaßnahmen: Sobald die Grundursache(n) ermittelt wurde(n), entwickeln und implementieren Sie Korrekturmaßnahmen, um das Problem zu beheben und zu verhindern, dass es erneut auftritt. Überwachen Sie die Wirksamkeit dieser Abhilfemaßnahmen und passen Sie sie gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass das Problem vollständig gelöst ist.

Die 5-Whys-Methode ist ein unkomplizierter Ansatz für die Ursachenanalyse, der auf ein breites Spektrum von Problemen angewendet werden kann. Sie ist besonders nützlich für relativ einfache Probleme, kann aber auch als Ausgangspunkt für komplexere Untersuchungen verwendet werden. Durch wiederholtes Fragen nach dem "Warum?" und die Suche nach Antworten hilft die Methode Unternehmen, die Ursachen von Problemen zu ermitteln und dauerhafte Lösungen zu implementieren.

Beispiele für Ursachenanalysen und beitragende Faktoren

Die Ursachenanalyse kann in einer Vielzahl von Branchen und Kontexten eingesetzt werden. Hier sind ein paar Beispiele:

• Gesundheitswesen: Die Ursachenanalyse kann im Gesundheitswesen eingesetzt werden, um die Ursache medizinischer Fehler zu ermitteln und Lösungen zu ihrer Vermeidung zu entwickeln.
• Fertigung: Die Ursachenanalyse kann helfen, die Ursache von Produktionsproblemen zu ermitteln und Lösungen zur Steigerung der Effizienz zu entwickeln.
• Dienstleistungen: Mit Hilfe der Ursachenanalyse lassen sich Probleme im Zusammenhang mit IT-Diensten, z. B. Software- oder Hardware-Probleme, ermitteln und lösen.
• Risikoanalyse: Die Ursachenanalyse kann in die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (FMEA) integriert werden, um proaktiv Schwachstellen und potenzielle Fehler in Prozessen zu identifizieren und den Schweregrad und die Wahrscheinlichkeit von Problemen zu quantifizieren, um Präventivmaßnahmen zu ergreifen.

Häufige Fallstricke der Ursachenanalyse

Ursachenanalysen sind zwar ein leistungsfähiges Instrument zur Problemlösung, aber es gibt auch einige häufige Fallstricke, die es zu beachten gilt.

• Konzentration auf die Symptome. Es ist wichtig, dass man sich nicht auf die Symptome des Problems konzentriert, sondern auf die eigentliche Ursache.
• Unzureichende Datenerfassung. Es ist wichtig, genügend Daten zu sammeln, um sicherzustellen, dass die Grundursache genau ermittelt wird.
• Zu schnelle Umsetzung von Lösungen. Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, wirksame Lösungen zu entwickeln, die die Ursache angehen.
• Zu starke Konzentration auf einen glücklichen Weg. Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen gibt es oft einen idealisierten "glücklichen Weg", der beschreibt, wie Prozesse funktionieren sollten, aber nicht mit der Realität komplexer Unternehmensorganisationen übereinstimmt.

Schlussfolgerung

Die Ursachenanalyse ist ein leistungsfähiges Problemlösungsinstrument, mit dem Unternehmen Probleme schnell erkennen und lösen können. Durch die Untergliederung des Prozesses in sechs Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Ursache des Problems effektiv ermitteln und angehen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich über häufige Fallstricke im Klaren zu sein, wie z. B. die Konzentration auf die Symptome, die unzureichende Sammlung von Daten und die zu schnelle Umsetzung von Lösungen. Wenn Unternehmen diese Schritte befolgen und häufige Fallstricke vermeiden, können sie sicherstellen, dass sie die Ursachenanalyse effektiv zur Problemlösung einsetzen.

FAQs:

1. Was sollte eine RCA beinhalten?
Eine Ursachenanalyse (RCA) kann viele Formen annehmen, sollte aber immer Folgendes umfassen: 1. Eine Problemdefinition, 2. eine Datenerfassung, 3. eine Ursachenermittlung und 4. erforderliche Korrekturmaßnahmen.

2. Was sind die 5 Whys der RCA?
Die "Five Whys" der Ursachenanalyse sind eine Problemlösungstechnik, bei der mehrfach (in der Regel fünfmal) die Frage "Warum?" gestellt wird, um die Ursache eines Problems zu ermitteln. Der Five-Whys-Prozess beginnt mit der Definition des Problems und der anschließenden Frage nach dem "Warum", um die unmittelbare Ursache aufzudecken. Die Befragung wird fortgesetzt, um die zugrunde liegenden Ursachen zu erforschen, bis die eigentliche Ursache gefunden ist. Ziel dieser Methode ist es, den grundlegenden Grund für das Problem zu ermitteln, so dass wirksame Abhilfemaßnahmen ergriffen werden können, um ein erneutes Auftreten zu verhindern.

3. Wie hängt die Ursachenanalyse mit Six Sigma zusammen?
Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis, RCA) kann als Teil der Six Sigma-Methoden eingesetzt werden, um die Ursachen von Schwankungen und Problemen in Prozessen zu ermitteln und zu beseitigen. RCA ist eine Schlüsselkomponente des DMAIC-Prozesses (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control), der in Six Sigma zur Optimierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird. In der Analysephase von DMAIC werden häufig RCA-Techniken eingesetzt, um die Ursachen von Prozessmängeln, Ineffizienzen oder Schwankungen zu ermitteln, was die Umsetzung datengestützter Lösungen zur Erzielung dauerhafter Verbesserungen ermöglicht.

4. Was sind die verschiedenen Arten von Software für die Ursachenanalyse?
Zu den verschiedenen Arten von Software für die Ursachenanalyse gehören:

1. Software für Ursache-Wirkungs-Diagramme (z. B. Fishbone- oder Ishikawa-Diagramme): Diese Tools helfen bei der Visualisierung der Beziehungen zwischen potenziellen Ursachen und dem untersuchten Problem.
2. Software zur Fehlerbaumanalyse: Diese Art von Software wird zur Analyse komplexer Systeme und zur Ermittlung potenzieller Fehlerpunkte verwendet, indem die Beziehungen zwischen verschiedenen Ereignissen und deren Wahrscheinlichkeiten modelliert werden.
3. Software zur Ereignisbaumanalyse: Mit diesem Tool werden die möglichen Ergebnisse und Folgen eines auslösenden Ereignisses modelliert, um die Kette von Ereignissen zu verstehen, die zu dem Problem führen könnten.
4. FMEA-Software (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse): FMEA-Software unterstützt die systematische Identifizierung und Bewertung potenzieller Fehlermodi in einem Prozess, Produkt oder System und hilft bei der Priorisierung von Korrekturmaßnahmen auf der Grundlage ihrer Schwere, ihres Auftretens und ihrer Erkennungsraten.
5. Software zur Untersuchung und Verwaltung von Zwischenfällen: Diese Tools bieten einen strukturierten Ansatz für das Sammeln, Organisieren und Analysieren von Daten im Zusammenhang mit Vorfällen und Beinaheunfällen, oft mit integrierten RCA-Methoden und Berichtsfunktionen.
6. Software für Task Mining und Process Mining. Diese Tools helfen dabei, wichtige Engpässe oder Schwachstellen in Geschäftsprozessen und wichtigen Arbeitsabläufen zu identifizieren.