Prozessmapping ist ein Visualisierungsinstrument, mit dem die einzelnen Schritte eines Geschäftsprozesses dargestellt werden können. Ein Schlüsselelement für ein erfolgreiches Prozess-Mapping ist die kristallklare Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Wenn die Mitarbeiter sich ihrer Rolle nicht sicher sind, kommt es bei Projekten häufig zu Verzögerungen, Staus und Engpässen. Wie können Sie dieses Produktivitätshindernis in Ihrem Prozessabbildung? Durch die Verwendung von Swimlanes.
Was sind Swimlanes?
Swimlanes haben in der Regel die Form von Flussdiagrammen oder Diagrammen, die es allen Beteiligten leicht machen, sich die einzelnen an der Durchführung eines Prozesses beteiligten Rollen vorzustellen. Stellen Sie sich den gesamten Prozess wie ein Schwimmbecken vor. So wie ein Rettungsschwimmer ein 100-Meter-Becken in einzelne Bahnen aufteilt, wenn es Zeit für eine Runde Schwimmen ist, teilen Swimlanes ein großes Projekt in bestimmte Verantwortungsbereiche auf. Sie können Swimlanes verwenden, um die Verantwortung für eine bestimmte Gruppe von Aufgaben zu delegieren:
- Eine Abteilung wie Marketing oder Kundendienst
- Ein spezifischerer Bereich von Fachleuten wie Vertriebsingenieuren oder Kundenerfolgsmanagern
- Eine präzise Person wie Chelsea oder Adam
Anhand von Swimlane-Diagrammen lässt sich ein gesamter Arbeitsablauf leicht nachvollziehen, und es ist ersichtlich, wer die einzelnen Schritte von Anfang bis Ende übernimmt.
Wie Swimlanes die Prozessabbildung verbessern
Swimlanes steigern nicht nur die Prozesseffizienz, sondern fördern auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die Teammitglieder schätzen das Gefühl, Verantwortung zu übernehmen und etwas zu erreichen - in der Tat, ist dies einer der wichtigsten Wege, um Top-Talente an sich zu binden. Anstatt dass sich Teammitglieder in einem kleinen Teil eines Projekts isoliert fühlen, bieten Swimlanes den Beteiligten einen vollständigen Überblick darüber, wie sich ihre Beiträge auf das Projekt als Ganzes auswirken. Swimlane-Diagramme können das Engagement der Mitarbeiter fördern, indem sie veranschaulichen, wie jedes Teil des Puzzles in der gesamten Organisation zusammenpasst. Swimlanes können Ihrem Team auch dabei helfen, Verantwortungslücken zu erkennen und mögliche Kommunikationshindernisse proaktiv zu identifizieren.
Wie man ein Schwimmspurdiagramm abbildet
Beginnen Sie mit der Auswahl eines bestimmten Prozesses, mit dem Sie arbeiten möchten. Jeder Prozess sollte einen klar definierten Anfangs- und Endpunkt haben.
- Ein Swimlane-Diagramm beginnt mit einer Handvoll Spalten oder Zeilen (Ihre "Swimlanes"), die mit den beteiligten Abteilungen, Fähigkeiten oder Personen beschriftet sind.
- Unterteilen Sie den Prozess in jeder Spalte oder Zeile in überschaubare Aufgaben. Jeder Schritt sollte so detailliert wie möglich sein. Vermeiden Sie es, zu viele Aufgaben in einem Schritt zu bündeln: Der Zweck eines Swimlane-Diagramms ist es, kristallklar zu machen, was zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist.
Für den Anfang können Sie jeden Schritt in ein Rechteck einschließen, aber es gibt viele verschiedene Formen, um verschiedene Arten von Aktionen zu kennzeichnen. Mehr über BPMN-Symbole erfahren Sie hier in der Prozessabbildung.
- Ist es an der Zeit, Informationen oder Verantwortung an eine andere Abteilung oder einen anderen Mitarbeiter weiterzugeben? Verwenden Sie die Pfeile, um eine Verbindung zur nächsten Schwimmspur herzustellen.
Ein Swimlane-Diagramm ist nützlich, um sicherzustellen, dass jeder Akteur in einem Prozess seine Rolle im Gesamtbild versteht. Nutzen Sie dieses wichtige Werkzeug zur Prozessabbildung, um die interne Kommunikation zu verbessern, die Effizienz zu steigern und einen erfolgreichen Prozess von Anfang bis Ende zu gewährleisten.
