Die 5 Schlüssel zur erfolgreichen BPM-Implementierung

bpm-Implementierung

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein umfassendes Konzept. Es umfasst die Analyse von Geschäftsprozessen, die Automatisierung, die Optimierung, die Gestaltung von Arbeitsabläufen und die Geschäftsstrategie. Das Verständnis von BPM und die Ausarbeitung eines Plans im Vorfeld sind für eine erfolgreiche BPM-Implementierung unabdingbar, aber wenn es erst einmal richtig implementiert ist, können die Vorteile enorm sein.
Unternehmen aller Größen und Arten nutzen BPM, um Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu verbessern. Eine bestimmte BPM-Implementierung beginnt in der Regel mit der Definition der an einem Arbeitsprozess beteiligten Schritte, damit Sie bestimmen können, was verbessert werden kann, was automatisiert werden kann und wie es nachverfolgt werden kann. Mit der richtigen BPM-Softwarelösung kann BPM vollständig angepasst werden, was von entscheidender Bedeutung ist, da keine zwei Organisationen genau gleich arbeiten und Unterscheidungsmerkmale der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit sind. Nachfolgend finden Sie 5 Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung von BPM.

1. Qualifizieren Sie Ihre Ziele im Vorhinein
Bevor Sie BPM einführen, müssen Sie sich fragen: "Warum machen wir das?" Die Antwort sollte Dinge umfassen wie:
- Auf welche(n) Prozess(e) konzentrieren wir uns?
- Was soll mit diesem Prozess erreicht werden?
- Erfüllt der Prozess seine Ziele?
- Welche Aspekte des Prozesses müssen verbessert werden?
- Welche Änderungen würden diese Aspekte des Prozesses verbessern?
Viele Organisationen entscheiden sich dafür, klein anzufangen, mit einem Prozess, von dem sie wissen, dass sie ihn in den Griff bekommen können. Der Erfolg einer BPM-Pilotimplementierung stärkt das Vertrauen und den Mut, BPM auf andere Prozesse auszuweiten.

2. Einholung der Zustimmung von oben und unten im Organigramm
Natürlich sind die Zustimmung der Geschäftsleitung und des Managements wichtig. Ebenso wichtig ist aber auch die Zustimmung der Anwender, die täglich mit dem Prozess zu tun haben. Alle Beteiligten sollten die Ziele von BPM verstehen und sich wohl fühlen, wenn sie während der Planung und Implementierung Feedback geben. Aufklären und kommunizieren. Einige mögen von BPM abgeschreckt sein, weil es den Status quo bedroht. Finden Sie heraus, welche Bedenken sie haben, und machen Sie die Vorteile deutlich, die BPM bringen soll. Kommunizieren Sie von Anfang an mit Ihrem IT-Team. Auch wenn sie nicht direkt für die Gestaltung der Arbeitsabläufe verantwortlich sind, müssen sie wissen, ob Änderungen an der IT-Infrastruktur erforderlich sind.

3. Wählen Sie Ihre BPM-Software mit Bedacht aus

Letztlich sind Sie und Ihr Team die Einzigen, die bestimmen können welche BPM-Softwarelösung die richtige für Ihre Bedürfnisse ist. So wie viele Außenstehende eine Meinung darüber haben, welches Auto Sie fahren sollten, gibt es auch viele Leute, die Ihnen sagen können, welche BPM-Software Sie brauchen. Ihre Software sollte eine einfache Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen, und Sie sollten Workflows definieren können, ohne einen Programmierer einstellen oder jemanden aus Ihrem IT-Team abziehen zu müssen. Außerdem sollte sie Ihnen umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten bieten, denn Ihre Prozesse sind einzigartig, und Ihre BPM-Lösung muss entsprechend individuell implementiert werden.

4. Nach der Implementierung überwachen und messen
BPM basiert auf der Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung. Das bedeutet, dass Sie BPM nicht einfach implementieren und dann wieder gehen können. Machen Sie sich vor der Implementierung von BPM ein Bild von Ihrer Ausgangsleistung, damit Sie nach der Implementierung einen Anhaltspunkt haben, an dem Sie Ihre Leistung messen können. Planen Sie von Anfang an eine Dokumentation der BPM-Implementierung. Wissen Sie genau, wer von welchem Prozessschritt betroffen ist, und bitten Sie diese Personen um Feedback. Wenn Sie Ihre BPM-Prozesse überwachen, messen und taktisch abstimmen, können Sie sie iterativ verbessern und das Unternehmen darauf vorbereiten, BPM auf andere Prozesse auszuweiten.

5. Betrachten Sie BPM nicht als "Projekt"
Schließlich sollten Sie BPM nicht als ein Projekt mit einem bestimmten Anfang und Ende betrachten. Ja, es gibt definierbare Schritte, aber bei BPM geht es eher um eine Reise in Richtung Prozessoptimierung und einen Ansatz, um dies zu erreichen. Der Begriff "Projekt" ist zu eng gefasst für das, was BPM eigentlich ist: ein System zur Vorwegnahme und Verwaltung von Veränderungen, wenn sich die Umstände ändern oder die Technologie es erlaubt. Die Umsetzung von BPM erfordert Planung, Kommunikation und harte Arbeit, aber wenn die Menschen erst einmal sehen, wie ihre Ideen zum Leben erweckt und die Prozesse optimiert werden, werden sie verstehen, warum es BPM gibt und was es eigentlich bewirkt.

Fazit
BPM soll Ihrem Unternehmen helfen, einen geschäftlichen Mehrwert zu erzielen und seinen Wettbewerbsvorteil zu verbessern. Es erfordert harte Arbeit und Planung, aber das ist bei den meisten lohnenden Unternehmungen der Fall. ProcessMaker ist eine Open-Source-BPM-Software, die es Ihrem Team ermöglicht, Prozesse intuitiv und zielorientiert zu definieren. Sie enthält eine beeindruckende Sammlung integrierter Tools, und da sie Open-Source ist und von einer aktiven Benutzergemeinschaft verfolgt wird, kann sie perfekt auf Ihren Geschäftsfall zugeschnitten werden. Wir empfehlen Ihnen, die ProcessMaker Enterprise Edition zu testen. Oder Sie können die Community Edition von ProcessMaker kostenlos herunterladen. Das ist ein hervorragender erster Schritt zu einer erfolgreichen BPM-Implementierung.

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