Composants stratégiques pour la validation de masse des factures électroniques dans le LATAM

Si le Brésil et le Mexique ont été les premiers à adopter la facturation électronique, depuis sa création il y a un peu plus de 20 ans, le reste de la région en Amérique latine (LATAM) avance à petits pas, à un rythme que l'on peut qualifier de lent.

Les récents événements liés à la pandémie ont poussé de nombreuses entreprises à la limite, en ne parvenant pas à maintenir un volume d'affaires minimum, notamment en raison de la baisse des interactions avec les consommateurs, ainsi que des réglementations lourdes en matière de ressources humaines qui les ont obligées à maintenir les salaires, ne laissant aux entreprises aucune autre alternative que de déclarer faillite.

L'Argentine, précurseur de la facturation électronique, a été l'une des économies les plus durement touchées par la crise sanitaire mondiale, atteignant un taux de chômage de 11,8 % pour l'année fiscale 2020, comme le rapportent les médias citant l'Organisation internationale du travail (OIT).

Malgré les données disponibles qui décrivent des perspectives difficiles pour les économies du LATAM, la région est projetée comme l'une des plus avancées en termes de facturation électronique, devant les économies d'Europe ou même d'Amérique du Nord, ce qui décrit une attitude plus ouverte envers les technologies de l'information dans le domaine financier (FINTECH).

En fait, les FINTECH ont émergé sur le marché en répondant à une variété de nouveaux besoins, en créant des applications de livraison de denrées alimentaires, des portails de commerce de consommation (B2C) et, dans de nombreux cas, en améliorant l'expérience du client dans le cadre de leur proposition de valeur commerciale.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est l'ensemble des ressources réglementaires et technologiques que les entreprises, et les commerces, utilisent pour optimiser l'échange de biens et de services, par le biais de transactions de données entre entreprises (B2B) ou entre l'entreprise et le consommateur (B2C), afin de respecter le cadre juridique établi par les organismes de réglementation dont dispose chaque économie en matière fiscale.

D'une certaine manière, la facturation électronique offre des avantages en termes de coûts, notamment en réduisant la consommation de ressources favorables à l'environnement, ainsi que les finances des entreprises.

Un autre avantage immédiat consiste en la réduction du temps de traitement de chaque transaction, ce qui en termes d'argent représente des coûts moindres, tout en réduisant les erreurs introduites par les personnes dans les tâches telles que la transcription, la réception et le classement des documents, jusqu'au traitement du paiement des fournisseurs.

Contrairement à ce que l'on pourrait déduire comme une opportunité de remplacer le personnel comptable par des ressources technologiques, la facturation électronique permet de réaffecter les personnes à des tâches d'analyse financière et à des profils plus productifs, en intégrant des outils supplémentaires de veille économique (BI) et autres.

Enfin, il est important de mentionner que la facturation électronique augmente les niveaux de sécurité et la confiance naissante dans l'utilisation de ces solutions, créant un écosystème d'entreprises qui, en adoptant ce type de technologie, se positionnent comme capables de réduire les coûts au profit de leurs clients, augmentant ainsi le niveau de satisfaction de ces derniers.

Importance de la facturation électronique dans la chaîne de valeur (FOURNISSEURS = ALLIÉS)

L'approche commerciale systémique du présent et du futur implique une relation très étroite avec les clients et les fournisseurs, ces derniers n'étant pas moins importants lorsqu'il s'agit de générer de la valeur et de mettre en place des stratégies pour la fourniture de services et de produits finaux.

Prendre soin des fournisseurs est aussi important que l'attention que nous portons aux clients, qui nous importe tant.

Dans l'environnement B2B, il y a des tâches pertinentes telles que les processus de facturation que les fournisseurs effectuent pour l'entreprise afin de percevoir pour les services et les biens fournis. Une relation saine dans le cycle allant de l'émission de la facture à l'achèvement du paiement dans les délais convenus génère une synergie qui, dans les moments difficiles, peut être un ingrédient supplémentaire pour aller de l'avant.

Un grand avantage de la facturation électronique est qu'une fois que le fournisseur émet la facture électronique, à envoyer à l'entreprise acheteuse, normalement par courrier électronique, ladite facture peut être validée par des moyens numériques pour certifier qu'il s'agit d'un document authentique et qu'elle a été émise conformément aux réglementations et structures gouvernementales, de sorte que les domaines comptable et financier peuvent ensuite créditer la déduction du paiement des impôts. Le problème devient complexe lorsque le volume de facturation de l'ensemble des fournisseurs est important, ce qui augmente le niveau de chaos (entropie) étant donné l'échange de courriers électroniques dû aux validations manuelles de chacun des fichiers effectuées par les services comptables de l'entreprise.

Des progrès réguliers mais inégaux

Les plus grandes économies de la région ont été, de loin, les meilleures utilisatrices de la facturation électronique dans le cadre de la technologie commerciale répandue, le Brésil et le Mexique étant les marchés où ces solutions ont donné les meilleurs résultats. Une exception importante dans ce premier groupe est le Chili, qui, malgré une taille de marché modeste en comparaison, offre l'une des plateformes technologiques les plus avancées et les plus ouvertes de la région.

Dans le deuxième groupe se trouvent des pays comme l'Argentine, la Bolivie, la Colombie et le Pérou, ainsi que leurs homologues du Honduras, du Costa Rica, du Panama et du Paraguay. Ces pays, dont la taille des marchés ou la pénétration technologique sont très variables, ont en commun des modèles réglementaires appliqués de manière disciplinée à différents niveaux de présence étatique, ce qui explique pourquoi ils ont réussi à maintenir la croissance de la facturation électronique.

Dans le groupe des retardataires se trouvent des pays comme le Venezuela, Cuba et le Nicaragua, où différents facteurs attribués à un démarrage tardif des niveaux réglementaires ou à des défis liés à l'infrastructure technologique, ainsi qu'à une relation défavorable entre les acteurs formels et informels du marché, se reflètent dans la faible adoption de ces technologies

Crise et opportunité

Nombre des grandes mobilisations de l'humanité se sont produites en temps de crise, que ce soit dans le domaine des arts, de la santé, de la culture et, bien sûr, de l'économie.

Depuis l'enfermement dans leur maison, de nombreuses personnes ont consacré leur temps, leurs efforts et leurs connaissances au développement de produits, certaines ont réussi à offrir des services par le biais de plateformes de travail en ligne, d'autres ont mis leurs connaissances culinaires au service des modèles commerciaux innovants de la "cuisine noire".

La volatilité de l'économie et les conséquences qui en découlent sur le marché du travail montrent une forte corrélation entre la capacité à adopter des stratégies de transformation numérique pour survivre à la crise.

Certaines des technologies requises sont essentielles pour maintenir les opérations et optimiser les processus conventionnels, comme la facturation électronique.

Nous pensons qu'une opportunité de générer de la valeur se présente en cette période de défis, et qu'il est seulement nécessaire de se connecter avec les partenaires appropriés pour mettre en œuvre les technologies les plus gratifiantes pour chaque industrie et segment de marché.